دستیار اجرایی | Executive Assistant

- لیسانس یا فوق لیسانس در مهندسی صنایع، مدیریت بازرگانی یا سایر زمینه های مرتبط.
- مهارت های ارتباطی نوشتاری و شفاهی به زبان انگلیسی. رفتار سازمان یافته و حرفه ای.
- حداقل سه سال تجربه در زمینه یک نقش اداری، ترجیحاً پشتیبانی از مدیریت در سطح اجرایی.
- مهارت در مجموعه آفیس مایکروسافت، از جمله word، excel، powerpoint و outlook.
- مهارت های ارتباطی عالی، سازمانی و چندوظیفه ای، با توجه دقیق به جزئیات.
- توانایی اولویت بندی وظایف و کار مستقل در محیطی سریع، مدیریت موثر اولویت های رقابتی.
- توانایی حل مسئله و تفکر انتقادی قوی، با ظرفیت پیش بینی نیازها و پرداختن فعالانه چالش‌ها.
- انعطاف‌پذیری و سازگاری برای هدایت اولویت‌ها و الزامات در حال تغییر.
- اختیار و توانایی مدیریت اطلاعات محرمانه و حساس با نهایت حرفه‌ای بودن.
- مهارت‌های بین فردی قوی و توانایی ایجاد رابطه با افراد در تمام سطوح سازمان.

- برنامه ریزی و هماهنگی جلسات، قرارها و ترتیبات سفر برای تیم اجرایی.
- تهیه و توزیع دستور کار جلسات، خلاصه ها و صورتجلسات برای اطمینان از ارتباط موثر و پیگیری.
- کمک به وظایف مدیریت پروژه، مانند پیگیری ضرب الاجل ها، هماهنگی منابع، و نظارت بر پیشرفت.
- انجام تحقیق و جمع آوری/تحلیل داده ها برای حمایت از تصمیم گیری و ارائه بینش های ارزشمند.
- تهیه و ویرایش مکاتبات، گزارش‌ها، ارائه‌ها، و سایر اسناد در صورت نیاز، اطمینان از دقت و حرفه‌ای بودن.
- پایگاه‌های اطلاعاتی و سوابق را نگهداری می‌کند، اطمینان حاصل می‌کند که جامع، به‌روز و به راحتی در دسترس هستند.
- مدیریت و اولویت‌بندی کنید. حجم کار روزانه، به طور موثر چندین کار و ضرب الاجل را متعادل می کند.
- اطلاعات محرمانه را با احتیاط مدیریت کنید و سطح بالایی از حرفه ای بودن و یکپارچگی را حفظ کنید.
- انجام کارهای اداری عمومی، مانند پاسخ دادن به تماس ها، پاسخ به ایمیل ها، و سازماندهی فایل‌ها.
- مشکلات مربوط به دفتر را عیب‌یابی و حل‌وفصل می‌کند تا گردش کار و بهره‌وری را حفظ کند.
- ارائه خدمات عالی به مشتری به ذینفعان داخلی و خارجی، تقویت روابط مثبت و بهبود تجربه کلی.
- با ترویج ارتباطات باز و حمایت از نیازهای تیم اجرایی حس کار گروهی و همکاری را تقویت کنید.
مزایا:
پاداش مبتنی بر عملکرد.
بیمه درمانی تکمیلی.
ناهار رایگان br />حمایت از هزینه های باشگاه.

• Bachelor's or Master's degree in Industrial Engineering, Business Administration, or other related fields.
• Written and verbal communication skills in English.
• Organized and professional demeanor.
• At least three years of experience in an administrative role, preferably supporting executive-level management.
• Proficiency in Microsoft Office Suite, including Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.
• Excellent communication, organizational, and multitasking skills, with meticulous attention to detail.
• Ability to prioritize tasks and work independently in a fast-paced environment, managing competing priorities effectively.
• Strong problem-solving and critical-thinking abilities, with the capacity to anticipate needs and proactively address challenges.
• Flexibility and adaptability to navigate changing priorities and requirements.
• Discretion and the ability to handle confidential and sensitive information with utmost professionalism.
• Strong interpersonal skills and the ability to build rapport with individuals at all levels of the organization.

• Schedule and coordinate meetings, appointments, and travel arrangements for the executive team.
• Prepare and distribute meeting agendas, summaries, and minutes to ensure effective communication and follow-up.
• Assist with project management tasks, such as tracking deadlines, coordinating resources, and monitoring progress.
• Conduct research and collect/analyze data to support decision-making and provide valuable insights.
• Prepare and edit correspondence, reports, presentations, and other documents as needed, ensuring accuracy and professionalism.
• Maintain databases and records, ensuring they are comprehensive, up-to-date, and easily accessible.
• Manage and prioritize daily workload, effectively balancing multiple tasks and deadlines.
• Handle confidential information with discretion and maintain a high level of professionalism and integrity.
• Perform general administrative tasks, such as answering calls, responding to emails, and organizing files.
• Troubleshoot and resolve office-related issues to maintain a smooth workflow and productivity.
• Provide excellent customer service to internal and external stakeholders, fostering positive relationships and enhancing the overall experience.
• Foster a sense of teamwork and collaboration by promoting open communication and supporting the executive team's needs.

Benefits:

• Performance-based bonus.
• Supplemental health insurance.
• Free lunch.
• Sponsoring gym fees.