دستیار اجرایی | Executive Assistant

هدف اصلی:

دستیار اجرایی مسئولیت پشتیبانی اداری و هماهنگی رویدادهای ویژه و مدیریت امور روزمره دفتر را بر عهده دارد. او باید خود شروع کننده ای باشد که بتواند محتاطانه عمل کند و اطلاعات حساس را با اطمینان کامل حفظ کند. این موقعیت به مدیر عامل و مدیر ارشد گزارش می‌شود.

مسئولیت‌های اصلی:

- مدیریت بخش منابع انسانی، از جمله استخدام، حفظ و آموزش در سازمان.
- پیگیری همه موارد وظایف محول شده توسط مدیر عامل و مربی و گزارش نتایج فورا.
- ترتیب، مدیریت و سازماندهی برنامه روزانه، هفتگی و ماهانه مدیر عامل و مربی.
- با تیم های مالی و اداری برای ارائه گزارش حقوق و دستمزد.
- همکاری با بخش های مالی و اداری، فروش و بازاریابی.
- پیاده سازی و پشتیبانی، و توسعه نرم افزار برای پیشبرد پروژه های واگذار شده و اطمینان.
- تکمیل به موقع تمام اقدامات لازم.
- مدیریت و پیگیری وظایف برای پرسنل تمام وقت، پاره وقت و پیمانکاران.
- تهیه نامه ها، ارائه ها و گزارش ها.
- مدیریت سازمانی جلسات و کنفرانس ها.
- مدیریت امور سازمانی، از جمله برنامه ریزی جلسات، و تهیه نامه ها.
- مدیریت تمام ورودی و خروجی (جلسات، ایمیل ها، نامه ها، بسته ها).
- دسترسی به تولید مکاتبات و اسناد و ارائه ها، سوابق، صفحات گسترده
و پایگاه های داده را حفظ کنید.
- ترتیب سفر و اقامت را بدهید.
- دوره آزمایشی: 2 ماه.

شرایط:

- ترجیحاً مدرک دانشگاهی از دانشگاه های معتبر.
- حداقل 2 سال تجربه در زمینه های مرتبط.
- مهارت های کامپیوتری.
- مسلط به زبان انگلیسی (درک خواندن، نوشتن، صحبت کردن، و گوش دادن).
- قابلیت های چندوظیفه ای.
- قابل اعتماد با حوصله و حرفه ای بودن.
- توانایی کار را اولویت بندی کنید و زمان را به طور موثر مدیریت کنید.
- توانایی کار تیمی.
- مهارت های مدیریت زمان.
- توجه عالی به جزئیات و کار دقیق.
- خود انگیزه.
- مهارت های ارتباط کلامی عالی و خوب.
- مهارت های حل مسئله.
- خود شروع کننده با انگیزه بالا.
- سازگار.
- متعهد.
- نتیجه گرا.
- جزئیات گرا.
- سازنده رابطه.

The Main Objective of the Role:

The executive assistant is responsible for administrative support, and special event coordination, and is responsible for managing the everyday affairs of the office. S/he must be a self-starter who can be discreet and hold sensitive information in the strictest confidence. This position reports to the CEO and COO.

Main responsibilities:

• Manage the human resources department, including recruitment, retention, and training within the organization.
• Follow up on all the tasks assigned by the CEO and COO and report the results immediately.
• Arrange, manage, and organize the CEO and COO's daily, weekly, and monthly schedule.
• Collaborate with the finance and administrative teams to provide payroll reports.
• Collaborate with the finance and administrative departments, sales and marketing.
• Manage and follow up on tasks for full-time, part-time, and contractor personnel.
• Prepare letters, presentations, and reports.
• Manage organizational meetings and conferences.
• Manage organizational affairs, including scheduling meetings, and preparing letters.
• Manage all incoming and outgoing (meetings, emails, letters, packages).
• Access to produce correspondence and documents and maintain presentations, records,
• spreadsheets, and databases.
• Arrange travel and accommodation.
• Probation period: 2 months.

Requirements:

• Preferably a university degree from a reputable university.
• At least 2 years of experience in related positions.
• Computer skills.
• Fluent in English (reading comprehension, writing, speaking, and listening).
• Multitasking capabilities.
• Reliable with patience and professionalism.
• Ability to prioritize work and manage time effectively.
• Ability to work as a team.
• Time management skills.
• Excellent attention to detail and accurate working.
• Self-motivated.
• Excellent and good verbal communication skills.
• Problem-solving skills.
• Highly motivated self-starter.
• Adaptable.
• Committed.
• Result-oriented.
• Detail-oriented.
• Relationship builder.