دستیار اجرایی و امور اداری | Executive and Administrative Assistant
اطلاعات شغل:
متن کامل آگهی:
ما در انجمن بازرگانی ایران و کانادا به دنبال جذب یک نیروی متعهد، دقیق و با انگیزه برای همکاری در بخش اجرایی و امور اداری هستیم. این موقعیت شغلی برای افرادی است که به دنبال چالش‌های جدید و توسعه مهارت‌های خود در یک محیط حرفه‌ای و پویا هستند. اگر شما فردی منظم، مسئولیت‌پذیر، دارای روحیه کار تیمی و به دنبال یک فرصت شغلی با استانداردهای بالا هستید که در آن امکان پیشرفت شغلی و توسعه حرفه‌ای به طور مستمر فراهم باشد، این موقعیت مناسب شماست.
این فرصت شغلی با رویه‌های سازمانی استاندارد و مشخص همراه است و برای افرادی طراحی شده که به دنبال یک همکاری طولانی‌مدت و دائمی در محیطی پایدار هستند. اگر هدف شما رسیدن به بالاترین سطح حرفه‌ای و ایجاد جایگاهی پایدار و قابل رشد است و اگر در جستجوی شغلی هستید که علاوه بر امنیت شغلی، امکان پیشرفت و ارتقاء مداوم را نیز برای شما فراهم کند، ما مشتاقانه منتظر همکاری با شما هستیم.
شرح وظایف:
کار با نرم‌افزار CRM فارسی:
- ثبت کلیه اطلاعات اعضا و متقاضیان در سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) به زبان فارسی.
- ثبت تمامی جلسات، مکاتبات و مذاکرات صورت‌گرفته و همچنین پیگیری تاریخ‌های مرتبط با جلسات و تماس‌ها.
- ثبت اطلاعات تمامی کلاس‌های دپارتمان آموزشی، وضعیت پرداختی‌ها و پیگیری وصول مطالبات.
- ارسال یادآوری‌های پیگیری به اعضا و متقاضیان از طریق واتس‌اپ و ایمیل.
ارتباط با متقاضیان انجمن:
- ارتباط موثر با اعضا و متقاضیان و دعوت آنان به دفتر تهران برای انعقاد قراردادها و اخذ گواهی‌های امضا مطابق با رویه‌های انجمن.
- پاسخگویی به سوالات متقاضیان در زمینه خدمات انجمن و راهنمایی آنها در انجام امور.
- پیگیری امور مربوط به هر متقاضی از مرحله ثبت‌نام تا انجام کامل درخواست‌ها.
تهیه و تنظیم نامه‌های اداری:
- نوشتن و ارسال نامه‌های رسمی و تخصصی (Letter of Support) به زبان انگلیسی و فارسی در قالب‌های استاندارد و با سربرگ انجمن.
- بایگانی تمامی نامه‌های ارسال‌شده و دریافتی.
مدیریت جلسات:
- تنظیم جلسات مدیرعامل در تلگرام و ابزارهای آنلاین مانند گوگل میت و اطلاع‌رسانی به اعضا.
- پیگیری نتیجه جلسات و ارائه گزارش‌ها به مدیرعامل.
- ثبت گزارش روزانه و ارتباط دائمی با مدیرعامل جهت ارائه گزارش‌ها.
پیگیری واریزی‌ها و عضویت‌ها:
- پیگیری واریزی‌های متقاضیان و اعضا در سیستم‌های مختلف.
- ثبت اطلاعات افراد در نرم‌افزار CRM، اکسل و گروه واتس‌اپ اعضا.
- ارسال ایمیل خوشامدگویی و ایجاد فایل‌های شخصی برای متقاضیان در سیستم‌های ذخیره‌سازی ابری (Pcloud).
مدیریت تمدید قراردادها:
- تنظیم یادآوری برای تمدید قراردادها در نرم‌افزار CRM و ارسال اطلاعیه‌های تمدید به اعضا از طریق واتس‌اپ و ایمیل.
پاسخگویی به تماس‌ها:
- پاسخگویی به تماس‌های ورودی (تلفن ثابت و موبایل) و چک کردن مستمر پیام‌های واتس‌اپ دفتر.
هماهنگی همایش‌ها و وبینارها:
- هماهنگی‌های لازم برای برگزاری همایش‌ها و وبینارها، شامل ارسال مدارک و کتاب‌ها به شرکت‌کنندگان.
هماهنگی ارسال کتاب‌ها:
- هماهنگی با پیک دفتر برای ارسال کتاب‌های سفارش‌داده‌شده از سایت یا تلفنی.
ارتباط مداوم با اعضای انجمن:
- ارسال نامه‌های منظم به اعضای داخلی و خارجی و دریافت بازخوردها برای انتقال به مدیرعامل.
شرایط همکاری:
- ساعت‌ها و روزهای کاری: شنبه تا چهارشنبه از 9:30 صبح تا 6 عصر؛ پنجشنبه‌ها از 9:30 صبح تا 2 ظهر.
- محل کار: خیابان شهید کلاهدوز (دولت) تقاطع بلوار کاوه.
- بیمه تامین اجتماعی: براساس قانون پس از طی شدن دوره آزمایشی.
- مزایای اضافی: دریافت پاداش به غیر از حقوق.
مهارت‌ها و توانایی‌ها:
- روابط عمومی بالا: توانایی برقراری ارتباط موثر و دوستانه با اعضا و متقاضیان داخلی و خارجی.
- زبان انگلیسی در سطح متوسط: توانایی نگارش و درک مکاتبات رسمی به زبان انگلیسی.
- مهارت‌های نرم‌افزاری: تسلط به نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس (ورد، اکسل) و آشنایی با نرم‌افزار CRM فارسی.
- توجه به جزئیات: توانایی دقت در ثبت و پیگیری اطلاعات مهم.
- روحیه کار گروهی: توانایی همکاری موثر در تیم و هماهنگی با سایر بخش‌ها.
- قابل اعتماد بودن: توانایی مدیریت امور حساس و حفظ محرمانگی اطلاعات با دقت و مسئولیت‌پذیری کامل.
At the Iran-Canada Business Association, we are looking for a committed, accurate and motivated force to cooperate in the executive and administrative departments. This position is for people who are looking for new challenges and developing their skills in a professional and dynamic environment. If you are an orderly, responsible person, with a spirit of teamwork and looking for a job opportunity with high standards, where career advancement and professional development are possible continuously, this is the right position for you.
This job opportunity is associated with standard and specific organizational procedures and is designed for people who are looking for a long-term and permanent cooperation in a stable environment. If your goal is to reach the highest professional level and create a stable and growable position, and if you are looking for a job that, in addition to job security, also provides you with the possibility of continuous improvement and promotion, we are looking forward to working with you.
Description of duties:
Working with Persian CRM software:
Registration of all information of members and applicants in the customer relationship management system (CRM) in Farsi language.
Recording of all meetings, correspondence and negotiations, as well as tracking dates related to meetings and calls.
Recording the information of all the classes of the educational department, the status of payments and tracking the collection of claims.
Sending follow-up reminders to members and applicants via WhatsApp and email.
Communication with the applicants of the association:
Effective communication with members and applicants and inviting them to the Tehran office to conclude contracts and obtain signature certificates in accordance with the association's procedures.
Answering the questions of applicants in the field of community services and guiding them in doing things.
Following up on the affairs of each applicant from the registration stage to the complete completion of applications.
Preparation and arrangement of administrative letters:
Writing and sending official and specialized letters (Letter of Support) in English and Farsi in standard formats and with association letterhead.
Archiving of all sent and received letters.
Session management:
Arranging CEO meetings in Telegram and online tools such as Google Meet and informing members.
Follow up the results of the meetings and submit reports to the CEO.
Recording daily reports and constant communication with the CEO to provide reports.
Tracking of deposits and memberships:
Tracking the deposits of applicants and members in different systems.
Registering people's information in CRM software, Excel and members' WhatsApp group.
Sending welcome email and creating personal files for applicants in cloud storage systems (Pcloud).
Contract renewal management:
Setting reminders for renewal of contracts in CRM software and sending renewal notices to members via WhatsApp and email.
Answering calls:
Answering incoming calls (landline and mobile phone) and continuously checking office WhatsApp messages.
Coordination of conferences and webinars:
Necessary arrangements for holding conferences and webinars, including sending documents and books to participants.
Coordination of sending books:
Coordinating with the office courier to send books ordered from the website or by phone.
Continuous communication with community members:
Sending regular letters to internal and external members and receiving feedback to forward to the CEO.
Terms of cooperation:
Working hours and days: Saturday to Wednesday from 9:30 am to 6 pm; Thursdays from 9:30 am to 2 pm.
Work place: Shahid Kolahdoz St. (Dolat), intersection of Kaveh Blvd.
Social security insurance: according to the law after passing the trial period.
Additional benefits: receive bonuses other than salary.
Skills and Abilities:
High public relations: the ability to communicate effectively and friendly with internal and external members and applicants.
Intermediate English: Ability to write and understand official correspondence in English.
Software skills: Mastery of Microsoft Office software (Word, Excel) and familiarity with Persian CRM software.
Attention to detail: ability to accurately record and track important information.
Teamwork spirit: Ability to work effectively in a team and coordinate with other departments.
Reliability: the ability to manage sensitive matters and maintain the confidentiality of information with full accuracy and responsibility.
این آگهی از وبسایت ایران تلنت پیدا شده، با زدن دکمه‌ی تماس با کارفرما، به وبسایت ایران تلنت برین و از اون‌جا برای این شغل اقدام کنین.