دستیار ارشد اجرایی | Senior Executive Assistant

شرح شغل:

• ارجاع نامه‌ها، گزارشات و سایر مکاتبات به افراد، واحدها و شرکت‌های ذیربط در سیستم IFS.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات و ملاقات‌ها.
• تنظیم کارتابل مکاتبات دفتر معاون اجرایی و دریافت سوابق مربوطه.
• تهیه پیش‌نویس برخی از نامه‌های اداری صادره، رسیدگی به درخواست‌های همکاران و راهنمایی و ارجاع آنان به مسئول مربوطه و پیگیری کارهای کارشناسی محول شده به واحدها.
• مدیریت و نگهداری مناسب اسناد رسمی شرکت،مستندات محرمانه و طبقه‌بندی شده.
• نگهداری و بایگانی کلیه پرونده‌ها، اوراق، نامه‌ها و گزارش‌ها و سایر اسناد و مدارک مورد نیاز در سیستم IFS.
• هماهنگی با واحد پشتیبانی جهت انجام امور جاری دفتر (تهیه بلیط، پذیرایی جلسات و غیره).
• پاسخگویی به تماس های تلفنی، ایمیل و مراجعین حضوری.

Job description: Referrals, reports and other correspondence to relevant individuals, units and companies in the IFS system. Planning and coordination for holding meetings and meetings. The writer of some issued administrative letters, dealing with the requests of colleagues and guiding and referring them to the relevant authorities, and following up on the expert work assigned to the units. Proper management and maintenance of the company's official documents, confidential and classified documents. Organized. Storage and archiving of all files, documents, letters and reports and other required documents in the IFS system. Coordination with the support unit to carry out the current affairs of the office (preparation of tickets, reception of meetings, etc.). Answering calls Telephone, e-mail and in-person visits.