منشی | Secretary

• تجربه کار ثابت شده به‌عنوان منشی یا دستیار اداری.
• مهارت‌های مدیریت زمان و سازماندهی عالی، به‌ویژه توانایی اولویت‌بندی و انجام چند کار.
• توانایی‌های ارتباطی مؤثر و حرفه‌ای، از جمله توانایی برقراری ارتباط با تمام سطوح کارمندان، فروشندگان، و مشتریان یا مهمانان.
• مهارت‌های حرفه‌ای، ایمیل‌نویسی، مهارت‌های حرفه‌ای، نوشتن ایمیل گزارش های مربوط به صنعت، اسناد و مکاتبه.
• مهارتهای مدیریت پروژه، مانند تعیین هدف، مدیریت بودجه، و برنامه ریزی.
• خدمات مشتری عالی و مهارتهای بین فردی.
• مهارتهای کامپیوتری خوب، از جمله مهارتهای اساسی عیب یابی.
• آشنایی با نرم افزارهای پردازش کلمه برای ایجاد و مشارکت در ایجاد پیش نویس اسناد، و مشارکت در اشتراک گذاری اسناد و پیش نویس. ارائه ها
• درک عمیق صنعت یا دفتری که در آن کار می کنند.
• دیپلم دبیرستان.

نمای کلی موقعیت:
منشی برای اطمینان از عملکرد روان سازمان، بخش یا دفتر اجرایی، پشتیبانی اداری و دفتری را ارائه می دهد. این نقش شامل مدیریت مکاتبات، سازماندهی جلسات، نگهداری سوابق، و تسهیل ارتباطات مؤثر در داخل و خارج از سازمان است.
مسئولیت های کلیدی:
• پشتیبانی اداری
• تهیه، ویرایش، و توزیع مکاتبات، گزارش ها، و اسناد جلسه.
• نگهداری سیستم های بایگانی (چه دیجیتال و چه فیزیکی) و اطمینان از به روز بودن سوابق در زمانی که تامین کنندگان ضروری هستند. جلسه هماهنگی
• جلسات، قرارها، و ترتیبات سفر را برنامه ریزی و سازماندهی کنید.
• دستور کارها را تهیه کنید، صورتجلسه بگیرید و یادداشت های جلسه را به سرعت توزیع کنید.
• اقدامات پیگیری را دنبال کنید و از رعایت ضرب الاجل اطمینان حاصل کنید.
• مدیریت ارتباطات
• به عنوان نقطه تماس برای سوالات داخلی و خارجی عمل کنید. پست).
• روابط حرفه ای و محرمانه را حفظ کنید با ذینفعان.
• نگهداری سوابق
• نگهداری سوابق دقیق اسناد رسمی، خط مشی ها و مکاتبات.
• حمایت از رعایت الزامات اسناد قانونی و سازمانی.
• پشتیبانی از مدیریت
• کمک به مدیران ارشد یا مدیران اجرایی در برنامه ریزی، مکاتبات، و آماده سازی اسناد.
• ارائه خدمات تدارکاتی و اداری عالی: پروژه ها و رویدادها و رویدادها سازمانی و مدیریت زمان مهارت‌ها.
• توانایی ارتباط نوشتاری و کلامی قوی.
• مسلط به مجموعه آفیس مایکروسافت (ورد، اکسل، پاورپوینت، چشم انداز) یا ابزارهای مشابه.
• توجه به جزئیات و توانایی مدیریت اطلاعات محرمانه.
• توانایی انجام چند کار و کار مستقل یا به عنوان بخشی از یک مدرسه عالی:
مدرسه عالی یا با کیفیت.
ترجیحاً دیپلم یا مدرک مدیریت یا رشته مرتبط.
• تجربه اثبات شده در نقش اداری یا منشی (حداقل 1 تا 3 سال).
• دانش سیستم‌ها و رویه‌های مدیریت دفتر.
به:
مدیرعامل، مدیر عامل، مدیر دفتر، یا رئیس بخش گزارش می‌دهد

• Proven work experience as a secretary or administrative assistant.
• Excellent time management and organization skills, especially the ability to prioritize and multitask.
• Effective and professional communication abilities, including being able to communicate with all levels of employees, vendors, and clients or guests.
• Professional writing capabilities, including emails, memos, letters, and other industry-related reports, documents, and correspondence.
• Project management skills, like goal-setting, budget management, and planning.
• Great customer service and interpersonal skills.
• Good computer skills, including basic troubleshooting skills.
• Familiarity with word processing software for creating and contributing to spreadsheets drafting and sharing documents, and creating engaging and informative presentations
• In-depth understanding of the industry or office they work in.
• High school diploma.

Position Overview:
The Secretary provides administrative and clerical support to ensure the smooth operation of the organization, department, or executive office. This role involves managing correspondence, organizing meetings, maintaining records, and facilitating effective communication within and outside the organization.
Key Responsibilities:
• Administrative Support
• Prepare, edit, and distribute correspondence, reports, and meeting documents.
• Maintain filing systems (both digital and physical) and ensure records are up to date.
• Manage office supplies and liaise with suppliers when necessary.
• Meeting Coordination
• Schedule and organize meetings, appointments, and travel arrangements.
• Prepare agendas, take minutes, and distribute meeting notes promptly.
• Track follow-up actions and ensure deadlines are met.
• Communication Management
• Act as a point of contact for internal and external inquiries.
• Handle incoming and outgoing communications (emails, phone calls, and mail).
• Maintain professional and confidential relationships with stakeholders.
• Record Keeping
• Maintain accurate records of official documents, policies, and correspondence.
• Support compliance with legal and organizational documentation requirements.
• Support to Management
• Assist senior managers or executives in scheduling, correspondence, and document preparation.
• Provide logistical and administrative support for events and projects.
Skills and Competencies:
• Excellent organizational and time-management skills.
• Strong written and verbal communication abilities.
• Proficient in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) or equivalent tools.
• Attention to detail and ability to handle confidential information.
• Ability to multitask and work independently or as part of a team.
Qualifications:
• High school diploma or equivalent; a diploma or degree in administration or related field preferred.
• Proven experience in an administrative or secretarial role (1–3 years minimum).
• Knowledge of office management systems and procedures.
Reports To:
CEO, Managing Director, Office Manager, or Department Head