هماهنگ‌کننده اداری | Administrative Coordinator

انجمن بازرگانی ایران و کانادا (CIBA) یک سازمان پویا و پیشرو است که با هدف تقویت و توسعه روابط تجاری بین کانادا و ایران فعالیت می‌کند. با تعهد قوی به تسهیل همکاری‌های تجاری و تبادل فرهنگی، CIBA به عنوان پلی میان شرکت‌ها، کارآفرینان و حرفه‌ای‌ها از هر دو کشور عمل می‌کند. این انجمن از طریق برگزاری رویدادها، فرصت‌های شبکه‌سازی و برنامه‌های آموزشی گسترده، به دنبال ترویج تفاهم متقابل و رشد است و در توسعه شراکت‌های موفق بین کسب‌وکارهای کانادایی و ایرانی نقشی کلیدی ایفا می‌کند.

ما دارای سه شعبه رسمی در تهران، مونترال و تورنتو هستیم و در حال حاضر بیش از 520 عضو فعال داریم. CIBA توانسته است نقش فعالی در صادرات از ایران به آمریکای شمالی ایفا کند و به عنوان یکی از بازیگران کلیدی در این عرصه شناخته شود.

مزایای همکاری با CIBA: ما اعتقاد داریم که بزرگترین سرمایه ما همکارانمان هستند. کار کردن در این محیط پویا و حرفه‌ای به شما حس مدیریت، تازگی، رفتار برابر با همه کارکنان و تعلق به مجموعه می‌دهد. ما همواره به آموزش و ارتقای مهارت‌های کارکنان خود سرمایه‌گذاری می‌کنیم و معتقدیم که مزایای همکاری در سازمان ما بسیار چشمگیر است و در سراسر ایران به عنوان یک الگو مطرح است.

همکاران ما از مزایای متعددی بهره‌مند می‌شوند، از جمله:

ساعت‌های کاری انعطاف‌پذیر.
امکان استفاده از کلاس‌های ورزشی یا موسیقی تحت حمایت شرکت.
دوره همکاری آزمایشی 80 روزه: پس از این دوره، شما تحت پوشش بیمه تأمین اجتماعی و تمامی قوانین مربوط به وزارت کار و امور اجتماعی در ایران قرار خواهید گرفت.
پس از 120 روز: مالیات شما در کانادا پرداخت می‌شود و به صورت همزمان به عنوان بخشی از سابقه کاری شما در کانادا ثبت خواهد شد.
ما به دنبال جذب یک دستیار اجرایی و هماهنگ‌کننده اداری حرفه‌ای و با انگیزه برای شعبه تهران هستیم. اگر شما به دنبال یک موقعیت شغلی هستید که در آن بتوانید مهارت‌های خود را توسعه دهید و به همراه یک تیم پویا و حرفه‌ای کار کنید، این فرصت مناسب شماست.

شرح وظایف:

مدیریت و پیگیری پرونده‌های متقاضیان:

• ارائه مشاوره دقیق و کارآمد به اعضا و متقاضیان طبق دستورالعمل‌های انجمن.
• مدیریت و ثبت مدارک متقاضیان و اسکن آن‌ها در سیستم‌های مربوطه با دقت بالا.
• بررسی دقیق و مستمر مدارک و تبدیل تاریخ‌های شمسی به میلادی.

ارتباط با متقاضیان و اعضا:

• برقراری ارتباط منظم و موثر با متقاضیان برای تکمیل مدارک و پیگیری روند پرونده‌ها تا نهایی شدن.
• پاسخگویی دقیق، صبورانه و منظم به تماس‌ها و ایمیل‌های متقاضیان.
• تهیه و تکمیل فرم‌های مرتبط به زبان انگلیسی و پیگیری تمامی مراحل تا نهایی شدن پرونده‌ها.

مدیریت جلسات و برنامه‌ریزی‌ها:

• تنظیم و هماهنگی جلسات مدیرعامل با متقاضیان داخلی و خارجی از طریق ابزارهایی مانند تلگرام و گوگل میت.
• پیگیری و هماهنگی جلسات و قرارهای ملاقات و تهیه گزارش‌های مورد نیاز.

هماهنگی‌های اجرایی:

• تنظیم قراردادها و مستندات برای متقاضیان، پیگیری پرداخت‌ها و کنترل دقیق جزئیات مربوط به آن‌ها.
• به‌روزرسانی و تطبیق اسناد و مدارک با تغییرات قوانین و مقررات.
• مدیریت دقیق زمان‌بندی‌ها و اطمینان از انجام به‌موقع تمامی امور محوله.

ساعت‌ها و روزهای کاری:

• شنبه تا چهارشنبه از 9:30 صبح تا 6 عصر؛ پنجشنبه‌ها از 9:30 صبح تا 2 ظهر. 

مهارت‌ها و توانایی‌ها:

• روابط عمومی بالا: توانایی برقراری ارتباط موثر و دوستانه با اعضا و متقاضیان داخلی و خارجی و ارائه خدمات باکیفیت.
• تسلط به زبان انگلیسی: توانایی نگارش و درک مکاتبات رسمی به زبان انگلیسی، به ویژه در زمینه‌های حقوقی و تجاری.
• مهارت‌های نرم‌افزاری: تسلط کامل به نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس (ورد، اکسل) و آشنایی با نرم‌افزار CRM فارسی جهت ثبت و پیگیری دقیق اطلاعات.
• توجه به جزئیات: توانایی در ثبت و پیگیری دقیق اطلاعات و مدیریت پرونده‌ها با دقت بالا.
• روحیه کار تیمی: توانایی همکاری موثر با تیم و هماهنگی با سایر بخش‌ها برای دستیابی به اهداف مشترک.
• مدیریت زمان و اولویت‌ها: توانایی مدیریت چندین کار و پروژه به‌طور همزمان و تنظیم زمان‌بندی‌ها به‌طور موثر و دقیق.
• قابلیت پروژه‌محوری: توانایی اجرای موثر و مدیریت پروژه‌های متعدد به‌صورت همزمان و رسیدگی به تمامی جزئیات پروژه‌ها تا تکمیل نهایی آنها.
• تجربه کاری مرتبط: حداقل سه سال تجربه کاری در زمینه‌های اداری، اجرایی یا مرتبط.
• قابلیت یادگیری فوری: توانایی یادگیری سریع ابزارها و فرآیندهای جدید.

The Canada-Iran Business Association (CIBA) is a dynamic and progressive organization that works to strengthen and develop business relations between Canada and Iran. With a strong commitment to facilitating business cooperation and cultural exchange, CIBA acts as a bridge between companies, entrepreneurs and professionals from both countries. Through events, networking opportunities and extensive training programs, the association seeks to promote mutual understanding and growth and plays a key role in developing successful partnerships between Canadian and Iranian businesses.

We have three official branches in Tehran, Montreal and Toronto and currently have more than 520 active members. CIBA has been able to play an active role in exporting from Iran to North America and is known as one of the key players in this field.

Benefits of working with CIBA: We believe that our greatest asset is our colleagues. Working in this dynamic and professional environment gives you a sense of management, freshness, equal treatment with all employees and belonging to the group. We always invest in training and improving the skills of our employees, and we believe that the benefits of cooperation in our organization are very impressive and are considered as a model throughout Iran.

Our associates enjoy several benefits, including:

Flexible working hours.
The possibility of using sports or music classes sponsored by the company.
80-day trial cooperation period: After this period, you will be covered by social security insurance and all laws related to the Ministry of Labor and Social Affairs in Iran.
After 120 days: Your taxes will be paid in Canada and will be simultaneously recorded as part of your work history in Canada.
We are looking for a professional and motivated executive assistant and administrative coordinator for the Tehran branch. If you are looking for a position where you can develop your skills and work with a dynamic and professional team, this is the right opportunity for you.

Description of duties:

Management and follow-up of applicant files:

Providing accurate and efficient advice to members and applicants according to the guidelines of the association.
Managing and registering applicants' documents and scanning them in the relevant systems with high accuracy.
Accurate and continuous review of documents and conversion of solar dates to Gregorian.
Communication with applicants and members:

Establishing regular and effective communication with applicants to complete the documents and follow the process of the cases until finalization.
Responding accurately, patiently and regularly to applicants' calls and emails.
Preparing and completing the related forms in English and following all the steps until the files are finalized.
Management of meetings and schedules:

Arranging and coordinating CEO meetings with internal and external applicants through tools such as Telegram and Google Meet.
Follow up and coordinate meetings and appointments and prepare required reports.
Executive coordination:

Drafting contracts and documents for applicants, tracking payments and closely controlling their details.
Updating and adapting documents to changes in laws and regulations.
Accurate management of schedules and ensuring timely completion of all assigned tasks.
Working hours and days:

Saturday to Wednesday from 9:30 am to 6 pm; Thursdays from 9:30 am to 2 pm.
Skills and Abilities:

High public relations: the ability to communicate effectively and friendly with internal and external members and applicants and provide quality services.
English Language Proficiency: Ability to write and understand official correspondence in English, especially in legal and business fields.
Software skills: complete mastery of Microsoft Office software (Word, Excel) and familiarity with Persian CRM software to record and track information accurately.
Attention to detail: ability to record and track information and manage files with high precision.
Teamwork spirit: Ability to work effectively with the team and coordinate with other departments to achieve common goals.
Time management and priorities: Ability to manage multiple tasks and projects simultaneously and set schedules effectively and accurately.
Project-oriented ability: the ability to effectively implement and manage multiple projects at the same time and handle all the details of the projects until their final completion.
Relevant work experience: At least three years of work experience in administrative, executive or related fields.
Ability to learn quickly: the ability to quickly learn new tools and processes.