دستیار شخصی | Personal Assistant

مسئولیت ها:

• به عنوان اولین نقطه تماس مدیر با مشتریان داخلی و خارجی عمل کنید
• رسیدگی به درخواست ها و سوالات دریافتی به طور مناسب
• مدیریت دفتر خاطرات مدیر، برنامه ریزی جلسات و قرار ملاقات ها، و ارائه یادآوری‌ها
• رزرو و مدیریت برنامه‌های سفر پیچیده
• توسعه و نگهداری یک سیستم اسناد و پرونده کارآمد
• تولید گزارش‌ها، ارائه‌ها و خلاصه‌ها در صورت لزوم

نیازها و مهارت‌ها:
• حداقل 3 سال تجربه به عنوان دستیار شخصی یک مدیر ارشد
• درک جامع از سیستم ها و برنامه های مدیریت دفتر
• مهارت های استثنایی برنامه ریزی و مدیریت زمان
• مهارت های ارتباط کلامی و نوشتاری عالی
• صلاحدید و محرمانه بودن
• داشتن صلاحیت به عنوان همکار مزیت دارد

کار با:

آنها از نزدیک با مدیر، تیم های داخلی و مخاطبین خارجی برای تسهیل دستور کار و ارتباطات CMO کار می کنند .

شایستگی ها:

یک کارمند خوب دارای مهارت های سازمانی استثنایی، صلاحدید، توانایی های ارتباطی عالی و ظرفیت مدیریت کارآمد وظایف متعدد است

یک دستیار شخصی وظایف اداری مختلفی را برای پشتیبانی از فعالیت های روزانه و برنامه بلند مدت مدیر بر عهده می گیرد. آنها مکاتبات را مدیریت می‌کنند، جلسات را برنامه‌ریزی می‌کنند، سفر را ترتیب می‌دهند، و اطمینان می‌دهند که همه سؤالات و درخواست‌ها به درستی بررسی می‌شوند.
آنها همچنین گزارش‌ها، ارائه‌ها و خلاصه‌ها را آماده می‌کنند.
این نقش در حصول اطمینان از اینکه زمان CMO بهینه است، حیاتی است. و دفتر اجرایی بدون مشکل اجرا می شود.

• At least 3 years of experience as a personal assistant to a senior executive.
• Comprehensive understanding of office management systems and applications.
• Exceptional planning and time management skills.
• Excellent verbal and written communication skills.
• Discretion and confidentiality.

A good PA possesses exceptional organizational skills, discretion, excellent communication abilities, and the capacity to manage multiple tasks efficiently

A personal assistant undertakes a variety of administrative tasks to support the manager’s daily activities and long-term agenda. They manage correspondence, schedule meetings, arrange travel, and ensure that all inquiries and requests are handled appropriately. They also prepare reports, presentations, and briefs. This role is pivotal in ensuring that the CMO’s time is optimized, and the executive office runs smoothly.

Responsibilities:

• Act as the first point of contact for the manager with internal and external clients.
• Handle incoming requests and queries appropriately.
• Manage the Manager’s diary, schedule meetings, and appointments, and provide reminders.
• Book and manage complex travel arrangements.
• Develop and maintain an efficient documentation and filing system.
• Produce reports, presentations, and briefs as needed.

Work with:

• They work closely with the manager, internal teams, and external contacts to facilitate the CMO's agenda and communications.