منشی اجرایی مدیر عامل | Executive Secretary of Managing Director

شرح شغل

- مدیریت و تجزیه و تحلیل کلیه ارتباطات ورودی و خروجی و تهیه خلاصه و گزارشات.
- پیگیری تصمیمات مدیریت با اشخاص مرتبط و انجام هماهنگی های لازم.
- کمک در آماده سازی ارائه ها و دقیقه گیری.
- پیگیری اقدامات جلسات و تهیه گزارش های منظم پیشرفت برای مدیریت.
- فایل های شرکت را نگهداری کنید، نامه ها، گزارش ها و مکاتبات را به روشی حرفه ای تهیه کنید.
- با استفاده از پردازش کلمه، صفحه گسترده، پایگاه داده یا نرم افزار ارائه، فاکتورها، گزارش ها، یادداشت ها، نامه ها و سایر اسناد را تهیه کنید.
-- انجام تحقیق، گردآوری داده ها و آماده سازی مقالات برای بررسی و ارائه.
- یادداشت‌ها، ارسال‌ها و گزارش‌های دریافتی را بخوانید و تجزیه و تحلیل کنید تا اهمیت آنها را تعیین کنید و توزیع آنها را برنامه‌ریزی کنید.
- انجام وظایف عمومی دفتر، مانند سفارش دادن لوازم، نگهداری سیستم‌های پایگاه داده مدیریت سوابق، و انجام کارهای اولیه حسابداری.< br>- برنامه ریزی جلسات اجرایی شامل: تهیه دستور کارها، پیگیری های مادر و آینده، ترتیب جلسات و قرار ملاقات با مشتریان و تامین کنندگان و تهیه دستور کار برای جلسات مدیریت و اجرایی.
- انجام هماهنگی های سفر (ویزا/هتل/بلیت/ و غیره) و مدیریت زمانبندی

نیازها
- دانش رویه ها و سیستم های اداری و دفتری مانند واژه پردازی، مدیریت فایل ها و سوابق، طراحی فرم ها و سایر رویه ها و اصطلاحات اداری
- دانشگاه مدرک، ترجیحاً مدرک زبان یا مدیریت
- تسلط به زبان آلمانی (نوشتن، گوش دادن، صحبت کردن و خواندن) و تسلط به انگلیسی.
- عالی در MS office (word، excel،..)
- حداقل 2 سالها تجربه مرتبط در حین کار (تجربه کار به عنوان دستیار شخصی مدیر کل، منشی اجرایی، دستیار دفتر)
- بسیار دقیق، مسئولیت پذیر و بازیکن تیمی خوب
- ارتباط موثر و روابط عمومی عالی
>- توانایی هماهنگ کردن چندین فعالیت
- بازیکن تیمی عالی و درجه بالایی از مهارت های بین فردی و ارائه.

---

Job Description

- Manage and analyze all incoming and outgoing communication and prepare summary briefs and reports.
- Follow up management decisions with related parties and perform necessary coordination.
- Assist in the preparation of presentations and minute taking.
- Follow up actions of meetings and prepare regular progress reports for management.
- Maintain corporate files, prepare letters, reports and correspondences in professional way.
- Prepare invoices, reports, memos, letters and other documents, using word processing, spreadsheet, database, or presentation software.
- Conduct research, compile data, and prepare papers for consideration and presentation.
- Read and analyze incoming memos, submissions, and reports to determine their significance and plan their distribution.
- Perform general office duties, such as ordering supplies, maintaining records management database systems, and performing basic bookkeeping work.
- Schedule executive meetings including: preparing agendas, MOM's and future follow-ups, arrange meetings and appointments with customers and suppliers, and prepare agendas for Management & executive meetings.
- Perform travel arrangements (visa/hotel/ticket/etc) and the manage the schedule

Requirements
- Knowledge of administrative and clerical procedures and systems such as word processing, managing files and records, designing forms, and other office procedures and terminology
- University degree, preferably BS in Language or in Management
- German proficiency (writing, listening, speaking and reading) & English fluency.
- Excellent in MS Office (Word, Excel,..)
- Minimum 2 years of related on-the-job experience (working experience as personal assistant to General Manager, executive secretary, office assistant)
- Being very precise, responsible & good team player
- Effective communication and Excellent Public relations
- Ability to co-ordinate multiple activities
- Excellent team player and high degree of interpersonal and presentation skills.