دستیار اداری | Administrative Assistant

الزامات

1. تجربه ثابت شده به عنوان منشی یا نقش اداری مشابه.
2. مسلط به ms office: excel، word و outlook.
3. توجه کامل به جزئیات و مهارت های چندوظیفه ای با روحیه کار تیمی.
4. مهارت های سازمانی و مدیریت زمان عالی.
5. مهارت های ارتباطی و مذاکره برجسته.
6. دقت، صداقت و محرمانه بودن.
7. مهارت کار در انگلیسی به خصوص برای مکاتبات تجاری.
8. خود سازماندهی، خود انگیزه، نتیجه گرا، کارگر تیم و حرفه ای با نگرش مثبت.

شرح شغل
دستیار اداری باید حرفه ای سریع با مدیریت زمان و توانایی های چندوظیفه ای عالی باشد. با سخت کوشی و شایستگی او در کار است که مدیران و مدیران اجرایی می توانند بدون نگرانی در مورد وظایف دیگر بر مسئولیت های مدیریتی خود تمرکز کنند. هدف این است که با حصول اطمینان از انجام به موقع و کارآمد تمامی وظایف اداری محول شده به کارایی کل کسب و کار کمک کند.

مسئولیت ها:
1. تماس های تلفنی را دریافت کنید و در صورت لزوم آنها را تغییر مسیر دهید.
2. جلسات را برنامه ریزی کنید، تقویم ها را تنظیم کنید و اتاق های کنفرانس را ترتیب دهید.
3. حروف درخواستی را تایپ کرده و به سیستم اتوماسیون ارسال کنید.
4. درباره لغو یا جلسات جدید به مدیر هشدار دهید.
5. تمام مکاتبات خروجی یا ورودی (ایمیل، نامه ها، بسته ها و غیره) را رسیدگی و اولویت بندی کنید و آنها را ثبت کنید.
6. انجام وظایف عمومی اداری مانند سفارش تدارکات، نگهداری سوابق و انجام کارهای اولیه دفترداری و نگهداری بانک های اطلاعاتی.
7. مقدمات سفر و اقامت را برای مدیران فراهم کنید.
8. اسناد محرمانه را مدیریت کنید تا مطمئن شوید که آنها امن هستند.
9. نظارت بر لوازم اداری و هماهنگی با تیم تدارکات برای تهیه آنها.
10. از طریق تهیه و مدیریت مکاتبات، گزارشات، اسناد و مدارک و رسیدگی به اطلاعات، از مدیران و مدیران اجرایی پشتیبانی شخصی می کند.

• Proven experience as a secretary or similar administrative role.
• Proficient in MS Office: Excel, Word, and Outlook.
• Perfect attention to detail and multitasking skills with a teamwork spirit.
• Excellent organizational and time-management skills.
• Outstanding communication and negotiation skills.
• Accuracy, integrity, and confidentiality.
• Working proficiency in English especially for commercial correspondence.
• Self-organized, self-motivated, result-oriented, team worker, and professional with a positive attitude.

The administrative assistant must be a quick professional with great time management and multitasking abilities. It is with her diligence and competence in her work that managers and executives can focus on their managerial responsibilities without worrying about other tasks. The goal is to contribute to the efficiency of the overall business by ensuring all assigned administrative duties are carried out timely and efficient.

Responsibilities:

• Receive phone calls and redirect them when appropriate.
• Schedule meetings set calendars, and arrange conference rooms.
• Type the requested letters and submit them to the automation system.
• Alert the manager about cancelations or new meetings.
• Handle and prioritize all outgoing or incoming correspondence (e-mail, letters, packages, etc.) and keep a record of them.
• Perform general office duties such as ordering supplies, maintaining records performing basic bookkeeping work, and maintaining databases.
• Make travel and accommodation arrangements for managers.
• Handle confidential documents ensuring they remain secure.
• Monitor office supplies and coordinate with the procurement team to provide them.
• Provide personal administrative support to managers and executives through preparing and managing correspondence, reports, and documents and handling information.