مدیر اداری | Administrative Manager

مدیر اداری تیمی را در ارائه پشتیبانی جامع اداری و نظارت بر عملکردهای عملیاتی ضروری رهبری می کند و مستقیماً به رئیس hr گزارش می دهد. این نقش حیاتی نیازمند مهارت‌های سازمانی استثنایی و سابقه اثبات شده مدیریت موفق تیم‌ها و مسئولیت‌های مختلف اداری است.

مسئولیت های کلیدی:

• مدیریت میز سفر: مدیریت کارآمد تمام جنبه های ترتیبات سفر کارکنان، از جمله رزرو پرواز، محل اقامت، و حمل و نقل.

• مدیریت دفتر: نظارت روزانه وظایف اداری، حصول اطمینان از عملیات روان و حفظ یک محیط کاری منظم و کارآمد.

• مدیریت امکانات: حفظ استانداردهای بالای بهداشت و نظافت اداری، نظارت کارکنان نظافت و اطمینان از نگهداری از امکانات اداری.

• مدیریت کارکنان پشتیبانی: نظارت و مدیریت کارکنان پشتیبانی، از جمله [به عنوان مثال، پذیرش، پسران چای/خدمه نظافت].

• ویزا و مهاجرت پشتیبانی: ارائه پشتیبانی اداری جامع برای درخواست های ویزا، مجوزهای کاری، و سایر موارد مرتبط با مهاجرت.

• مدیریت ناوگان: مدیریت و نظارت بر ناوگان شرکت، حصول اطمینان از تعمیر و نگهداری خودرو، زمان‌بندی و پایبندی به خط‌مشی شرکت.

• مدیریت پروژه: در صورت لزوم از سرپرست نیروی انسانی در پروژه‌های اداری مختلف پشتیبانی کنید.


شرایط و مهارت‌ها:

• مدرک لیسانس یا تجربه معادل آن در مدیریت یا یک زمینه مرتبط.

• حداقل 5 سال تجربه به عنوان مدیر اداری یا در یک نقش ارشد اداری مشابه.

• مهارت های عالی سازمانی، مدیریت زمان و اولویت بندی.

• مهارت های ارتباطی قوی و بین فردی با توانایی تعامل موثر با افراد در تمام سطوح سازمان.

• مهارت در مجموعه آفیس مایکروسافت (ورد، اکسل، پاورپوینت، چشم انداز).

• تجربه با سیستم های رزرو سفر و مدیریت ناوگان ترجیح داده می شود.

• تجربه در هندلینگ درخواست های ویزا و مسائل مربوط به مهاجرت بسیار مطلوب است.

• توانایی کار مستقل و به عنوان بخشی از یک تیم.

• توانایی رسیدگی به اطلاعات محرمانه با احتیاط.

The administrative manager leads a team in providing comprehensive administrative support and overseeing essential operational functions, reporting directly to the head of HR. This crucial role demands exceptional organizational skills and a proven track record of successfully managing diverse administrative teams and responsibilities.

Key Responsibilities:

• Travel Desk Management: Efficiently manage all aspects of employee travel arrangements, including booking flights, accommodation, and transportation.
• Office Administration: Oversee daily administrative tasks, ensuring smooth office operations and maintaining a well-organized and efficient work environment.
• Facilities Management: Maintain high standards of office hygiene and cleanliness, overseeing cleaning staff and ensuring the upkeep of office facilities.
• Support Staff Management: Supervise and manage support staff, including [e.g., receptionists, tea boys/cleaning crew].
• Visa and Expat Support: Provide comprehensive administrative support for visa applications, work permits, and other expat-related matters.
• Fleet Management: Manage and oversee the company fleet, ensuring vehicle maintenance, scheduling, and adherence to company policy.
• Project Management: Support the Head of HR in various administrative projects as required.

Requirements:

• Bachelor's degree or equivalent experience in administration or a related field.
• At least 5 years of experience as an administration manager or in a similar senior administrative role.
• Excellent organizational, time management, and prioritization skills.
• Strong communication and interpersonal skills with the ability to interact effectively with individuals at all levels of the organization.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, and Outlook).
• Experience with travel booking systems and fleet management is preferred.
• Experience in handling visa applications and expat-related matters is highly desirable.
• Ability to work independently and as part of a team.
• Ability to handle confidential information with discretion.