دستیار ارشد اجرایی | Senior Executive Assistant

شرح شغل:

• ارجاع نامه‌ها، گزارشات و سایر مکاتبات به افراد، واحدها و شرکت‌های ذیربط در سیستم IFS.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات و ملاقات‌ها.
• تنظیم کارتابل مکاتبات دفتر معاون اجرایی و دریافت سوابق مربوطه.
• تهیه پیش‌نویس برخی از نامه‌های اداری صادره، رسیدگی به درخواست‌های همکاران و راهنمایی و ارجاع آنان به مسئول مربوطه و پیگیری کارهای کارشناسی محول شده به واحدها.
• مدیریت و نگهداری مناسب اسناد رسمی شرکت،مستندات محرمانه و طبقه‌بندی شده.
• نگهداری و بایگانی کلیه پرونده‌ها، اوراق، نامه‌ها و گزارش‌ها و سایر اسناد و مدارک مورد نیاز در سیستم IFS.
• هماهنگی با واحد پشتیبانی جهت انجام امور جاری دفتر (تهیه بلیط، پذیرایی جلسات و غیره).
• پاسخگویی به تماس های تلفنی، ایمیل و مراجعین حضوری.

Referral of letters, reports and other correspondence to relevant individuals, units and companies in the IFS system
Planning and coordinating meetings Writer of some issued administrative letters, handling the requests of colleagues and guiding and referring them to the relevant official and following up on the expert work assigned to the units, proper management and maintenance of the company's official documents, confidential and class documents Organized
maintenance and archiving of all files, papers, letters and reports and other documents needed in the IFS system,
coordination with the support unit to carry out current affairs of the office (preparation of tickets, reception of meetings, etc.) )
Answering phone calls, e-mails and in-person visitors