دستیار مدیرعامل | CEO Assistant

شرایط احراز:

• تحصیلات و تجربه کاری.
• حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، زبان انگلیسی، روابط عمومی یا رشته‌های مرتبط.
• حداقل 10 سال سابقه کاری مرتبط در موقعیت‌های شغلی مشابه در شرکت‌های معتبر.

مهارت‌های زبانی و ارتباطی:

• تسلط قابل قبول در مکالمه به زبان انگلیسی و توانایی برقراری ارتباط موثر در تماس‌های تلفنی و مکاتبات روزمره.
• مهارت‌های عالی در نوشتن و تدوین نامه‌ها، ایمیل‌ها و گزارش‌های رسمی.
• توانایی پاسخگویی حرفه‌ای به تماس‌های تلفنی و ارتباط با مشتریان، شرکای تجاری و مراجعین.

مهارت‌های نرم و مدیریتی:

• توانایی مدیریت زمان و اولویت‌بندی وظایف.
• مهارت‌های سازماندهی قوی برای مدیریت جلسات، اسناد و امور اداری.
• توانایی تعامل حرفه‌ای با مدیرعامل، اعضای هیئت‌مدیره و سایر مدیران ارشد.
• انعطاف‌پذیری و توانایی سازگاری با تغییرات محیط کاری.

ویژگی‌های شخصیتی و حرفه‌ای:

• متعهد، دقیق و منظم با توجه به جزئیات.
• قدرت تصمیم‌گیری و مدیریت بحران در شرایط اضطراری.
• خوش‌برخورد، قابل اعتماد و دارای توانایی کار در محیط حرفه‌ای.
• مسئولیت‌پذیر و دارای روحیه کار تیمی.

سایر شرایط:

• مدیریت زمان (توانایی اولویت‌بندی وظایف و مدیریت موثر زمان).    
• مهارت‌ سازماندهی (مدیریت اسناد، برنامه‌ها و جلسات کاری بدون سردرگمی و استرس).    
• توانایی حل مسئله (توانایی تصمیم‌گیری‌های سریع در مواقع حساس و پیچیده و خلاق در ارائه راه‌حل).    
• توانایی مدیریت جلسات و رویدادها (برنامه‌ریزی، کنترل و نظارت بر روند اجرای جلسات مدیریت و پیگیری مصوبات).   
• تسلط کافی به مکاتبات اداری (تهیه پیش‌نویس‌های رسمی، ایمیل‌ها، گزارشات و جداول).    
• توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات و اسرار سازمان به ویژه موضوعات مطروحه در دفتر مدیرعامل.    
• انعطاف‌پذیری و تطبیق‌پذیری (قابلیت سازگاری سریع با محیط، همکاران و افراد مرتبط).    
• مسلط به مایکروسافت آفیس به ویژه Word ،Excel ،PowerPoint ،Outlook.     
• مسلط به Google Workspace (Docs, Sheets ،Slides ،Calendar).    
• مسلط به Microsoft Teams/Google Meet.

مسئولیت‌ها و وظایف کلیدی:

• مدیریت مکاتبات، تماس‌ها و جلسات مدیرعامل.
• تنظیم و نظارت بر برنامه‌های روزانه و تقویم جلسات.
• هماهنگی ورود و خروج مهمانان و مراجعین به دفتر مدیرعامل.
• پیگیری امور اجرایی و ارتباط با سایر بخش‌های سازمان.

Requirements:

• Education and work experience.
• At least a Bachelor's degree in Management, English, Public Relations, or related fields.
• At least 10 years of relevant work experience in similar job positions in reputable companies.

Language and Communication Skills:

• Adequate command of conversational English and the ability to communicate effectively in telephone calls and daily correspondence.
• Excellent skills in writing and drafting letters, emails, and official reports.
• Ability to professionally answer telephone calls and communicate with customers, business partners, and clients.

Soft Skills:

• Ability to manage time and prioritize tasks.
• Strong organizational skills to manage meetings, documents, and administrative matters.
• Ability to interact professionally with the CEO, board members, and other senior managers.
• Flexibility and the ability to adapt to changes in the work environment.

Personal and Professional Characteristics:

• Committed, meticulous, and organized.
• Attention to detail.
• Decision-making and crisis management skills.
• Friendly, reliable, and able to work in a professional environment.
• Responsible and a team player.

Others:

• Time management (ability to prioritize tasks and manage time effectively).
• Organizational skills (managing documents, schedules, and work meetings without confusion and stress).
• Problem-solving ability (ability to make quick decisions in sensitive and complex situations and be creative in providing solutions).
• Ability to manage meetings and events (planning, controlling, and monitoring the implementation process of management meetings and following up on approvals).
• Sufficient command of office correspondence (preparing official drafts, emails, reports, and tables).
• Ability to maintain the confidentiality of information and secrets of the organization, especially issues raised in the CEO's office.
• Flexibility and adaptability (ability to quickly adapt to the environment, colleagues, and related people).
• Proficient in Microsoft Office, especially Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.
• Proficient in Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Calendar).
• Proficient in Microsoft Teams/Google Meet.

Key Responsibilities:

• Manage CEO correspondence, calls, and meetings.
• Arrange and monitor daily schedules and meeting calendars.
• Coordinate the entry and exit of guests and clients to the CEO's office.
• Follow up on administrative matters and communicate with other departments of the organization.