دستیار مدیرعامل | CEO Assistant

شرح شغل:

• مدیریت زمان و برنامه‌ریزی ملاقات‌ها و جلسات مدیرعامل.
• هماهنگی و ارتباطات داخلی و خارجی با دیگر اعضای تیم و شرکای تجاری.
• تهیه و تنظیم گزارشات و مستندات مربوط به فعالیت‌های شرکت.
• پاسخگویی به ایمیل‌ها و تحلیل و پردازش اطلاعات مورد نیاز.
• پشتیبانی از وظایف اداری نظیر مدیریت اسناد و نگهداری اطلاعات.
• تنظیم جلسات، قرار ملاقات‌ها، سفرها و پیگیری زمان‌بندی‌ها.
• یادآوری جلسات، قرارها، وظایف مهم و سفرهای کاری مورد نیاز.
• تنظیم تقویم کاری مدیرعامل.
• پاسخ‌دهی به تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها، نامه‌ها و فکس‌ها و دسته‌بندی آن‌ها برای ارجاع به مدیرعامل.
• برگزاری و هماهنگی جلسات.
• دعوت از شرکت‌کنندگان، تهیه صورتجلسه، هماهنگی با بخش‌های مرتبط و پیگیری مصوبات و تهیه مدارک مورد نیاز برای جلسات یا تصمیم‌گیری‌ها.
• تهیه و تنظیم گزارش‌های مدیریتی.
• ایجاد تعامل و برقراری ارتباط با مدیران داخلی و ایجاد هماهنگی بین مدیرعامل و سایر مدیران، کارکنان.
• پاسخ‌گویی و پیگیری مکاتبات با مشتریان، شرکا و سایر مدیران.
• فراهم‌سازی شرایط مناسب برای ملاقات‌ها و جلسات.
• حفظ اطلاعات حساس و شخصی مربوط به شرکت و مدیرعامل و حفظ حریم خصوصی و اطلاعات حساس مربوط به سازمان و مدیرعامل
• انجام امور شخصی یا کار محول‌شده توسط مدیرعامل شامل انجام پرداخت‌ها، رزرو سفر، تهیه گزارش‌های خاص و غیره.
• تهیه گزارش‌ها، پاورپوینت‌ها، فایل‌های ارائه و سایر موارد اجرایی که مورد نیاز مدیرعامل است.

شرایط احراز:

• مسلط به مکاتبات اداری داخلی.
• روابط عمومی بالا.
• ظاهری آراسته.
• ترجیحاً ساکن شمال تهران.
• حداقل پنج سال سابقه کاری در حوزه مرتبط. 
• توانمندی در ارتباطات بین‌فردی و توانایی کار تیمی.
• توانایی‌های سازمان‌دهی و مدیریت زمان.
• اولویت با افرادی است که سابقه همکاری با مدیران ارشد داشته‌اند.

• Manage executive schedules, appointments, and travel arrangements.
• Coordinate and prepare materials for meetings and presentations.
• Handle correspondence, emails, and phone calls professionally.
• Maintain files and records with effective filing systems.
• Conduct research and compile data for reports as needed.
• Liaise with internal staff and external partners on behalf of the CEO.

Requirements:

• Strong communication and organizational skills.
• Attention to detail and ability to multitask.
• Flexibility to adapt to changing priorities.
• Basic education with skills in effective administration.
• Enthusiastic about working in the travel and tourism industry.