مسئول دفتر مدیریت | Office Assistant

عنوان شغل: مسئول دفتر مدیریت؛
محل کار: تهران، فرشته؛
نوع استخدام: تمام‌وقت؛
شرکت: بازرگانی و سرمایه‌گذاری؛

معرفی شغل:

این شرکت به دنبال یک مسئول دفتر مدیریت اجرایی باانگیزه، حرفه‌ای و توانمند است که قادر باشد با مدیریت مؤثر بر امور دفتر مدیریت، اداری و پشتیبانی از تیم رهبری، نقشی کلیدی در ارتقای کارایی سازمان ایفا کند. این جایگاه نیازمند فردی کارآمد و دارای مهارت‌های بالا در مدیریت امور دفتری، برقراری ارتباطات در سطح بالا، دقت در جزئیات، حفظ روندهای سازمانی بی‌نقص و متعهد به رعایت اصول حرفه‌ای است که با تسلط کامل به مدیریت داخلی شرکت، پیگیری مصوبات و نظارت بر اجرای تصمیمات، فضای کاری‌ای سازمان‌یافته و حرفه‌ای ایجاد نماید. مدیر دفتر اجرایی همچنین مسئولیت مدیریت اطلاعات محرمانه و حفظ استانداردهای تشریفاتی و اداری را بر عهده خواهد داشت.

شرح مسئولیت‌ها:

• مدیریت داخلی شرکت: نظارت و هماهنگی بر کلیه امور اداری و عملیاتی دفتر مدیریت به‌منظور ایجاد محیطی کارآمد و حرفه‌ای.
• بهبود فرآیندها: ارزیابی مستمر سیستم‌های دفتری و ارائه پیشنهادات و پیاده‌سازی راه‌حل‌ها برای بهبود کارایی و بهره‌وری.
• حل مسئله: شناسایی و حل مشکلات دفتر مدیریت به‌صورت مستقل و با رویکردی استراتژیک برای بهبود عملکرد دفتری.
• گزارش‌دهی و ارائه پیشرفت کار: ارائه گزارش‌های دوره‌ای به مدیریت ارشد در خصوص وضعیت مصوبات و وظایف محوله.
• ایجاد ارتباطات داخلی و خارجی مؤثر: تعامل با واحدهای مختلف و ایجاد هماهنگی بین بخش‌ها به منظور تسهیل امور و بهبود کارایی سازمان.
• انجام وظایف بایگانی و حفظ سوابق: مدیریت کامل سوابق و بایگانی اسناد سازمانی و نظارت بر دسترسی ایمن به اطلاعات.
• پشتیبانی اجرایی: ارائه پشتیبانی اداری به مدیریت اجرایی شامل تنظیم برنامه‌ها، هماهنگی جلسات، و آماده‌سازی گزارش‌ها و ارائه‌ها.
• رعایت قوانین و سیاست‌ها: همکاری با واحد منابع انسانی برای به‌روز نگه داشتن سیاست‌های دفتر و تضمین مطابقت با استانداردهای سازمانی.
• مدیریت اولویت‌ها: همراهی بی‌نقص با مدیریت اجرایی در پروژه‌ها با توانایی مدیریت اولویت‌ها و انجام دقیق و سریع کارها.

شرایط احراز:

• جنسیت مد نظر: خانم. 
• حداکثر سن: 35 سال.
• حداقل پنج سال سابقه‌ مرتبط در مدیریت دفاتر اجرایی در سطح ارشد و سازمان‌های بزرگ.
• حداقل مدرک کارشناسی (ترجیحاً در رشته‌های مدیریت، امور اداری یا سایر رشته‌های مرتبط).
• تسلط کامل به تایپ حرفه‌ای با سرعت و دقت بالا.
• آشنایی با مجموعه نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس و سیستم‌های بایگانی الکترونیکی.
• آشنایی با نرم‌افزارهای مدیریت دفتری.
• مسلط به زبان انگلیسی.
• مسلط به آیین نگارش نامه‌های رسمی، تهیه پیش‌نویس، و تایپ نامه‌های مدیریتی.
• مسلط به اصول و استانداردهای تشریفات اداری و نحوه برگزاری جلسات و رویدادهای رسمی.
• مسلط به اصول دبیرخانه و بایگانی اسناد و مدارک به‌صورت الکترونیکی و کاغذی.
• توجه دقیق به جزئیات برای تضمین دقت در وظایفی مانند تنظیم قرار ملاقات‌ها، پیگیری دقیق مصوبات و ارائه گزارش‌های منظم به مدیریت در راستای تحقق اهداف تعیین شده.
• مهارت‌های ارتباطی و بین‌فردی برجسته، با منش حرفه‌ای مناسب برای مدیریت اطلاعات حساس و تعامل با افراد مختلف.
• مهارت‌های عالی در سازماندهی، مدیریت زمان و انجام هم‌زمان چند کار، تنظیم جلسات و قرار ملاقات‌ها با توجه به اولویت‌های مدیران ارشد و پیگیری اجرای تصمیمات و مصوبات جلسات.

چرا به ما بپیوندید؟

در این مجموعه شما عضوی از تیمی پیشرو و متعهد به تعالی و نوآوری خواهید بود. این جایگاه فرصت‌های مناسبی برای رشد حرفه‌ای و نقش‌آفرینی در بهبود زیرساخت‌های دفتر مدیریت اجرایی فراهم می‌آورد. ما به ارزش‌هایی چون صداقت، بهره‌وری، و ارائه راه‌حل‌های پیشرو اهمیت می‌دهیم و به دنبال فردی هستیم که با این ارزش‌ها هم‌راستا باشد و از اهداف رهبری و چشم‌انداز سازمان پشتیبانی کند.

Job Title: Head of Management Office;
Place of work: Fereshte, Tehran;
Type of employment: full-time;
Company: trading and investment;

Job introduction:

This company is looking for a motivated, professional and capable executive management office official who can play a key role in improving the efficiency of the organization by effectively managing the affairs of the management office and supporting the leadership team. This position requires an efficient person with high skills in managing office affairs, high level communication, attention to detail, maintaining perfect organizational processes and committed to complying with professional principles with full mastery of the company's internal management, following up on approvals and monitoring implementation. Decisions, create an organized and professional work environment. The director of the executive office will also be responsible for managing confidential information and maintaining formal and administrative standards.

Description of responsibilities:

Internal management of the company: supervision and coordination of all administrative and operational affairs of the management office in order to create an efficient and professional environment.
Process improvement: continuous assessment of office systems and providing suggestions and implementing solutions to improve efficiency and productivity.
Problem solving: identifying and solving management office problems independently and with a strategic approach to improve office performance.
Reporting and presenting work progress: providing periodic reports to senior management regarding the status of approvals and assigned tasks.
Creating effective internal and external communication: interacting with different units and creating coordination between departments in order to facilitate affairs and improve the efficiency of the organization.
Carrying out archiving and record keeping tasks: complete management of records and archiving of organizational documents and supervision of secure access to information.
Executive Support: Provide administrative support to executive management including scheduling, coordinating meetings, and preparing reports and presentations.
Adherence to laws and policies: Collaborate with the HR department to keep office policies up to date and ensure compliance with organizational standards.
Management of priorities: perfect accompaniment with executive management in projects with the ability to manage priorities and perform tasks accurately and quickly.
Qualifying conditions:

Desired gender: female.
Maximum age: 35 years.
At least five years of related experience in managing executive offices at the senior level and large organizations.
Minimum Bachelor's degree (preferably in management, administration or other related field).
Complete mastery of professional typing with high speed and accuracy.
Familiarity with Microsoft Office software and electronic filing systems.
Familiarity with office management software.
Proficient in English.
Proficient in writing official letters, preparing drafts, and typing management letters.
Master the principles and standards of administrative procedures and how to hold official meetings and events.
Proficient in the principles of the secretariat and filing of documents and documents in electronic and paper form.
Careful attention to detail to ensure accuracy in tasks such as setting appointments, following up on approvals closely and providing regular reports to management in order to achieve set goals.
Professionalism: Outstanding communication and interpersonal skills, with a professional demeanor suitable for managing sensitive information and interacting with different people.
Planning meetings and appointments: excellent skills in organization, time management and multitasking, arranging meetings and appointments according to the priorities of senior managers and following up on the implementation of decisions and approvals of meetings.
Why join us?

In this group, you will be a member of a leading team committed to excellence and innovation. This position provides good opportunities for professional growth and playing a role in improving the infrastructure of the executive management office. We value values such as honesty, productivity, and providing leading solutions and we are looking for someone who is aligned with these values and supports the leadership goals and vision of the organization.