دستیار قائم مقام مدیرعامل

دستیار شخصی باید فردی حرفه ای، سریع و با توانایی های عالی در مدیریت زمان و انجام چند کار به طور همزمان باشد. با پشتکار و شایستگی او در کار است که مدیران اجرایی می توانند بر مسئولیت های مدیریتی خود تمرکز کنند، بدون اینکه نگران کارهای دیگر باشند. هدف، کمک به کارایی کلی کسب و کار از طریق اطمینان از انجام به موقع و کارآمد کلیه وظایف اداری محوله است.
مسئولیت ها:

• دریافت تماس های تلفنی و هدایت آن ها در صورت لزوم.
• برنامه ریزی جلسات، تنظیم تقویم ها و هماهنگی اتاق های کنفرانس.
• تایپ نامه های درخواستی و ثبت آن ها در سیستم اتوماسیون اداری.
• اطلاع رسانی به مدیر در مورد لغو یا تشکیل جلسات جدید.
• مدیریت و اولویت بندی کلیه مکاتبات خروجی یا ورودی (ایمیل، نامه، بسته و غیره) و نگهداری سوابق آن ها.
• انجام وظایف عمومی دفتری مانند سفارش ملزومات، نگهداری سوابق، انجام امور اولیه حسابداری و نگهداری پایگاه های داده.
• انجام هماهنگی های مربوط به سفر و اقامت برای مدیران.
• مدیریت اسناد محرمانه و اطمینان از امنیت آن ها.
• نظارت بر موجودی ملزومات اداری و هماهنگی با تیم تدارکات برای تامین آن ها.
• ارائه پشتیبانی اداری شخصی به مدیران اجرایی از طریق تهیه و مدیریت مکاتبات، گزارش ها و اسناد و رسیدگی به اطلاعات.

مهارت ها و تجربه های مورد نیاز:

• تجربه اثبات شده به عنوان دستیار شخصی یا نقش اداری مشابه.
• تسلط کامل بر مجموعه نرم افزارهای آفیس: Excel، Word و Outlook.
• دقت کامل به جزئیات و مهارت انجام چند کار همزمان با روحیه کار تیمی.
• سطح انرژی بالا و انعطاف پذیری برای کار بر اساس نیازهای نقش.
• مهارت های عالی در سازماندهی و مدیریت زمان.
• توانایی های برجسته در برقراری ارتباط و مذاکره.
• دقت، امانت داری و رازداری.
• تسلط کاری به زبان انگلیسی، به ویژه برای مکاتبات تجاری.
• خودسازمانده، با انگیزه، نتیجه گرا، عضو تیم، حرفه ای و با نگرش مثبت.