دستیار اجرایی و مسئول عملیات و برنامه ریزی کسب و کار

🎯 معرفی موقعیت شغلی ما در حوزه خدمات مالی و توسعه کسب‌وکار در کانادا فعالیت می‌کنیم و در حال ساخت و توسعه یک ساختار حرفه‌ای، منظم و قابل مقیاس هستیم. در همین راستا، به دنبال یک دستیار اجرایی دقیق، ساختارمند و کاملاً مسئولیت‌پذیر هستیم که بتواند کلیه امور اجرایی، پیگیری‌ها، هماهنگی‌ها و گزارش‌دهی‌های روزانه و هفتگی را به‌صورت کامل مدیریت کند تا مدیر مجموعه تمرکز خود را بر رهبری، جلسات، فروش و توسعه بیزینس حفظ نماید. این موقعیت نقش کلیدی در کنترل عملیات روزانه، نظم تیمی و سرعت اجرای امور دارد. 🧩 شرح وظایف و مسئولیت‌ها 🔹 ارتباط مستمر با تیم برقراری ارتباط منظم و حرفه‌ای با اعضای تیم و لیدرها پیگیری اجرای وظایف محول‌شده به تیم ارسال یادآوری‌ها و پیام‌های اجرایی به اعضای تیم اطمینان از انجام به‌موقع برنامه‌ها، جلسات و تسک‌ها هماهنگی بین مدیر و تیم در امور اجرایی (بدون نقش مدیریتی یا آموزشی) 🔹 برنامه‌ریزی و مدیریت زمان مدیر (Office Management) برنامه‌ریزی روزانه کاری مدیر در آفیس تنظیم و مدیریت برنامه روزانه (Daily Work Plan) مدیریت کامل Google Calendar هماهنگی و زمان‌بندی جلسات: جلسات شخصی جلسات تیمی جلسات فروش و جذب نیرو یادآوری دقیق جلسات، ددلاین‌ها و اولویت‌های روزانه 🔹 پیگیری‌ها و فالوآپ‌ها انجام فالوآپ‌های روزانه و هفتگی طبق دستورالعمل پیگیری جلسات برگزارشده و جلسات آتی یادآوری به افراد مربوطه جهت حضور یا انجام وظایف ثبت وضعیت هر فالوآپ (انجام شده / در انتظار / نیازمند پیگیری مجدد) 🔹 گزارش‌دهی و مستندسازی (Reporting) تهیه ریپورت هفتگی منظم و دقیق از: جلسات برگزارشده جلسات آینده وضعیت فالوآپ‌ها عملکرد اجرایی تیم ارائه گزارش‌ها به‌صورت ساختارمند و قابل بررسی ثبت کلیه اطلاعات در فایل‌های Excel استاندارد 🔹 مدیریت جلسات و فایل‌های اکسل طراحی و به‌روزرسانی فایل‌های Excel شامل: لیست جلسات روزانه و هفتگی وضعیت هر جلسه افراد شرکت‌کننده نتیجه جلسه اقدامات بعدی (Next Actions) نگهداری آرشیو جلسات و پیگیری نتایج آن‌ها 🔹 مدیریت فایل‌ها و منابع بیزینس سازمان‌دهی و نگهداری کلیه فایل‌ها و اسناد بیزینس مدیریت پوشه‌های آموزشی، پرزنتیشن‌ها، PDFها و چک‌لیست‌ها ارسال فایل‌ها و منابع مورد نیاز برای تیم طبق برنامه هماهنگی اجرایی با طراح گرافیک برای دریافت و ارسال خروجی‌ها 🔹 پشتیبانی کامل عملیات بیزینس اجرای امور اجرایی روزانه بیزینس کمک به نظم‌دهی فرآیندها و جریان کار شناسایی موارد نیازمند پیگیری یا بهبود اطمینان از اجرای صحیح امور بدون نیاز به یادآوری مداوم ارائه برنامه روزانه مدیر قبل از شروع هر روز کاری به‌روزرسانی روزانه فایل Excel جلسات ارسال ریپورت هفتگی در روز مشخص (مثلاً پایان هفته کاری) اطمینان از اینکه هر جلسه دارای Next Action مشخص باش ❌ موارد خارج از حیطه مسئولیت فروش یا پرزنت خدمات مالی توضیح تخصصی بیمه یا محصولات مالی تصمیم‌گیری مدیریتی یا استراتژیک پاسخ‌گویی تخصصی به لیدها این موقعیت کاملاً اجرایی و عملیاتی بوده و نقش فروش یا مارکتینگ ندارد. 🧠 مهارت‌ها و شرایط مورد نیاز نظم، دقت و مسئولیت‌پذیری بسیار بالا توانایی پیگیری مستمر و مدیریت هم‌زمان چند وظیفه تسلط به: Google Calendar Excel (سطح کاربردی تا پیشرفته) ابزارهای آنلاین مدیریت فایل مهارت ارتباطی قوی و رسمی توانایی کار با محتوای فارسی و انگلیسی تجربه کار ریموت یا محیط آفیس (مزیت محسوب می‌شود) ⭐ ویژگی‌های شخصیتی مورد انتظار منظم، دقیق و قابل اعتماد پیگیر و نتیجه‌محور مستقل در اجرا توانایی کار در محیط پویا و پرسرعت علاقه‌مند به فضای بیزینسی و کارآفرینی 📍 شرایط همکاری همکاری به‌صورت ریموت) ساعات کاری قابل هماهنگی شروع همکاری به‌صورت آزمایشی در صورت رضایت کامل، امکان همکاری بلندمدت وجود دارد ⚠️ نکته بسیار مهم ما به دنبال فردی هستیم که: امور را فقط ثبت نکند، بلکه تا زمان انجام کامل آن‌ها پیگیری نماید. این نقش برای فردی مناسب است که بتواند کنترل، نظم و جریان اجرای بیزینس را در دست بگیرد.