کارشناس دبیرخانه - آقا

شرح وظایف :

• کنترل کلیه ضمایم و پیوست های نامه های وارده و صادره و رفع نواقص آنها
• ارجاع نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها بر اساس ضوابط و گیرندگان آنها
• پیگیری سوابق نامه‌ها، پرونده ها و مستنداتی که توسط واحدها درخواست می‌شود و ارسال برای آنها
• ارائه گزارش از مکاتبات سازمان و وضعیت آنها در واحدهای مختلف
• ثبت هر نامه، دستورالعمل و بخشنامه‌ای (اعم از وارده و صادره) ، با روشی استاندارد در اتوماسیون
• استانداردسازی و یکپارچه‌سازی فرآیند بایگانی و امور دبیرخانه در واحدهای مختلف سازمان
• ثبت نامه‌های وارده و صادره، بایگانی و نظارت بر گردش آن‌ها
• کنترل ، نظارت و تعیین نحوه شماره‌گذاری نامه‌ها
• پیگیری امور مرتبط با دفتر مدیر عامل وامور محوله
• ویرایش متن نامه های ارسال شده به لحاظ نکات اداری و ویراستاری
• انجام امور اداری و دفتری

شرایط احراز :

• تسلط و آشنایی کامل با نرم افزار های اتوماسیون اداری
• تسلط کامل به آفیس به خصوص ورود و اکسل
• تسلط کامل به مکاتبات اداری
• تسلط کامل به نوشتن صورتجلسات اداری و دبیری جلسات
• منظم ،دقیق و پیگیر
• توانایی برقراری ارتباط موثر با دیگران
• دارای مهارت های برقراری ارتباط موثر
• رازدار و قابل اعتماد در حفظ و نگهداری اطلاعات و اسناد
• توانایی انجام چندکار به صورت همزمان