کارشناس ارشد اداره‌ داخلی | Senior Office Coordinator Specialist

مسئولیت‌ها:

• مدیریت تاسیسات ساختمان: رسیدگی به تجهیزات سرمایش/گرمایش، آسانسور، برق، آب، اینترنت و سایر زیرساخت‌های تاسیساتی؛ هماهنگی با پیمانکاران و تکنسین‌ها برای تعمیرات و نگهداری.
• نظارت بر امور نظافت و بهداشت محیط: برنامه‌ریزی و کنترل کیفیت عملکرد نیروهای خدماتی، اطمینان از تمیزی روزانه‌ی کلیه فضاها (آشپزخانه، سرویس‌ها، اتاق جلسات، فضای عمومی).
• هماهنگی پیک و ارسال/دریافت مرسولات: مدیریت ورود و خروج بسته‌ها و نامه‌ها، نظم‌دهی به کارهای روزمره‌ی مربوط به پیک‌های داخل و خارج سازمان.
• پذیرایی روزانه از پرسنل و میهمانان: برنامه‌ریزی و نظارت بر تأمین اقلام پذیرایی، اطمینان از موجود بودن اقلام مورد نیاز در هر طبقه، مدیریت مناسبت‌های داخلی.
• مدیریت انبار و خرید اقلام مصرفی: تهیه و مدیریت موجودی اقلام اداری، پذیرایی، بهداشتی و پیگیری خریدهای مرتبط.
• پاسخ‌گویی سریع به مشکلات جاری ساختمان: حضور فعال در محل، پاسخ‌گویی به درخواست‌ها و مسائل کارکنان، پیگیری و رفع فوری مشکلات.
• هماهنگی با تیم منابع انسانی برای رویدادها و مناسبت‌ها مثل جلسات عمومی، مهمانی‌ها، مراسم مناسبتی و سایر برنامه‌های سازمانی.
• کنترل هزینه‌های اداری و ارائه گزارش‌های دوره‌ای به مدیر منابع انسانی یا مدیر مستقیم.

شرایط احراز:

• حداقل 3 سال تجربه مرتبط در زمینه مدیریت دفتر، خدمات اداری یا Facility Management.
• توانایی بالا در مدیریت هم‌زمان چند وظیفه و حل مسئله تحت فشار.
• مسلط به ابزارهای کاربردی مانند Google Workspace یا Microsoft Office.
• مهارت ارتباطی بالا و روحیه خدمات‌رسانی قوی.
• آشنایی با فرآیندهای خرید، کنترل موجودی و کار با پیمانکاران و سرویس‌دهندگان.
• منظم، دقیق، پاسخ‌گو و مسئولیت‌پذیر

Key Responsibilities:

• Facility Management: Oversee the maintenance and functionality of building infrastructure including HVAC, elevator, utilities (electricity, water, internet), and coordinate with external technicians or vendors when needed.
• Cleanliness & Hygiene Supervision: Monitor the daily performance of janitorial staff to ensure all office spaces, kitchens, meeting rooms, and restrooms are clean and well-maintained.
• Courier & Logistics Handling: Manage all incoming and outgoing deliveries, coordinate couriers, and ensure timely handling of packages and documents.
• Daily Staff Catering & Hospitality: Ensure that refreshments and daily catering supplies are always available for employees and guests; monitor pantry supplies on each floor.
• Office Supplies & Inventory Management: Track office consumables (stationery, hygiene, refreshments), place orders as needed, and maintain a well-organized inventory.
• Issue Resolution & Responsiveness: Be the go-to person for any operational or facility-related issues and ensure swift follow-up and resolution.
• Support Internal Events: Collaborate with the HR team on office events, internal gatherings, and special occasions (e.g., townhalls, celebrations).
• Administrative Cost Control & Reporting: Keep track of office-related expenditures and report periodically to the HR Manager or direct supervisor.

Requirements:

• At least 3 years of experience in office management, administrative operations, or facility management.
• Excellent multi-tasking and time-management abilities; comfortable working under pressure.
• Proficiency with tools like Google Workspace or Microsoft Office.
• Strong interpersonal and communication skills.
• Experience working with vendors, service providers, and external maintenance teams.
• Organized, detail-oriented, reliable, and responsive.