مسئول امور اداری | Administrative Officer

ترجیحاً یک جنتلمن
فرد معمولی و مسئول
توانایی بالا در انجام وظایف اداری در داخل و خارج از دفتر
مهارت زبان انگلیسی
مهارت کامپیوتر: word و excel

 

مسئولیت ها (لیست را می توان بر اساس نیازهای تجاری تغییر داد)؛

1. مدیریت تابلو برق – شرکت اما نه محدود به:

• الف.) اطمینان حاصل کنید که تابلو به موقع پاسخ داده می شود.
• ب.) تماس ها را به شیوه ای حرفه ای و کارآمد مدیریت کنید.
• ج.) دریافت پیام های مناسب در در صورتی که پرسنل کلیدی در دسترس نباشند؛ مدیریت تابلو و میز جلو با حرفه ای بودن و مطابق با سیاست های شرکت.

2. ترتیبات سفر - شامل اما نه محدود به:

• الف.) رزرو پرواز، هتل و کرایه اتومبیل.
• ب) ترتیب ترانسفر هتل در صورت لزوم.
• ج) درخواست ویزا.
• >
• د.) هزینه‌های سفر مرتبط را با رعایت خط‌مشی شرکت به طور مؤثر مدیریت کنید.
• e.) هزینه‌های مربوط به سفر را پردازش کنید.
• f) ترتیبات سفر در تاریخ تکمیل شد. زمان، با اسناد و مدارک مناسب و تأییدیه های مناسب مطابق با سیاست.
• ز) درخواست کامل ویزا شامل. اسناد پشتیبان ارائه شده به موقع برای دریافت ویزا قبل از تاریخ های برنامه ریزی شده سفر.

3. مدیریت رویداد - Inc. اما نه محدود به:

• الف) جلسات مشتریان.
• ب.) کنفرانس ها.
• ج.) وظایف شرکت.

4. وظایف اداری - از جمله اما نه محدود به؛

• الف.) نظارت بر نظافت منزل و جوراب‌های ساق بلند ضروری دفتر، از جمله اقلام آشپزخانه و اقلام مورد نیاز برای بازدیدکنندگان دفتر.
• ب.) مدیریت پست و فاکتور مربوطه.
• c. .) به روز رسانی اطلاعات دفتر (مانند لیست تلفن، کارت ویزیت دفترچه آدرس و غیره).
• د) رزروهای پیک.
• e.) مدیریت پول خرد.
• f.) سفارش لوازم التحریر.
• g.) نگهداری سیستم بایگانی الکترونیکی.
• h.) وظایف عمومی روزمره مدیریت.

 به انجام وظایف مربوط به بانک، بیمه یا مالیات نیاز دارد، بنابراین داوطلبان باید شخصاً از آنها مراقبت کنند.

• Gender preference: Male.
• Regular and responsible person.
• Ability to perform administrative tasks inside and outside the office.
• English language skills.
• Word and Excel skills.

Responsibilities (list can be changed based on business needs);

1. Switchboard Management – Inc. but not limited to:

• a.) Ensure that the switchboard is answered timeously.
• b.) Handle calls in a professional, efficient manner.
• c.) Taking proper messages in the event that key personnel are unavailable; managing switchboard and front desk with professionalism and as per company policies.

2. Travel Arrangements – Inc. but not limited to:

• a.) Flight, hotels, and car rental bookings.
• b.) Arranging Hotel transfers when necessary.
• c.) Visa applications.
• d.) Manage associated travel costs efficiently by adhering to company policy.
• e.) Process POs for travel-related costs.
• f) Travel arrangements were completed on time, with proper documentation and proper approvals as per policy.
• g) Full visa application incl. supporting documents submitted on time to obtain Visa prior to planned trip dates.

3. Event Management – Inc. but not limited to:

• a.) Customer meetings.
• b.) Conferences.
• c.) Company functions.

4. Administrative tasks – Incl. but not limited to;

• a.) Overseeing housekeeping and stocking office essentials, including kitchen items and items required for office visitors.
• b.) Relevant PO and invoice administration.
• c.) Updating office information (e.g. telephone lists, address books business cards, etc.).
• d.) Courier bookings.
• e.) Petty cash management.
• f.) Stationery ordering.
• g.) Electronic filing system maintenance.
• h.) General day-to-day administration tasks.

 It requires handling the duties related to banking, insurance, or tax so candidates need to take care of them in person.