کارشناس ارشد دبیرخانه و بایگانی | Senior Administrative & Archiving Specialist

در قصه اسنپ‌فود ما به خلق ارزش می‌پردازیم، مشتاق ساختن پدیده‌های تازه‌ایم و علاقه‌مندیم فردی کنارمون باشه تا با هوشمندی و سرعت عمل، همراهی‌مون کنه و از چالش‌ها و مسائل کسب‌وکاری عبور کنیم.
پس اگر دوست داری در این قصه همراه ما باشی، منتظر حضورت هستیم.

*مسئولیت‌ها:
-سرپرستی و مدیریت امور دبیرخانه و بایگانی
-ثبت، شماره‌گذاری، توزیع و پیگیری دقیق کلیه نامه‌های وارده و صادره (فیزیکی و الکترونیکی)
-کنترل و نظارت بر اسناد پرسنلی، مالی، حقوقی، قراردادها و مارکتینگ
-مدیریت چرخه عمر اسناد رسمی شرکت از ایجاد تا بایگانی یا امحاء، مطابق با آیین‌نامه‌های داخلی
-اسکن، دسته‌بندی و بایگانی منظم اسناد و مدارک مهم در سیستم‌های دیجیتال و فیزیکی
-اطمینان از رعایت فرمت استاندارد و پروتکل‌های رسمی شرکت در تمامی مکاتبات
-تهیه گزارش‌های تحلیلی و دوره‌ای از حجم، نوع و وضعیت مکاتبات برای ارائه به مدیران
-شناسایی گلوگاه‌ها و ارائه پیشنهاد برای بهبود و خودکارسازی فرآیندهای دبیرخانه جهت افزایش بهره‌وری
-همکاری نزدیک با واحدهای حقوقی، مالی، منابع انسانی و حراست جهت مدیریت اسناد حساس و محرمانه

*شرایط احراز:
-حداقل 3 سال سابقه کاری در حوزه‌های دفتری، اداری، دبیرخانه یا پشتیبانی اجرایی (ترجیحاً در محیط‌های استارتاپی یا فناوری)
-مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، حقوق، حسابداری یا رشته‌های مشابه
-تسلط کامل به ابزارها و نرم‌افزارهای اداری همانند Outlook، Google Drive، Jira، Excel / Google Sheets، BPMS
-آشنایی کامل با سیستم کدگذاری و شماره‌گذاری مکاتبات دبیرخانه‌
-آشنایی با سیستم‌های مدیریت اسناد (DMS) و فرآیندهای دبیرخانه‌ای در سازمان‌های بزرگ
-دانش کافی از الزامات قانونی مرتبط با اسناد رسمی و حاکمیت شرکتی
-دقت بالا، مسئولیت‌پذیری و توانایی مدیریت چندین فرآیند به‌صورت همزمان
-مهارت ارتباطی قوی و توانایی هماهنگی با بخش‌های مختلف سازمان
-توانایی تحلیل، حل مسئله و ارائه راهکارهای بهبود

*مزایا:
-کمک هزینه سفر، ورزش و خدمات روان‌شناسی
-بیمه تکمیلی
-دسترسی به بهترین و به‌روزترین دوره‌های آموزشی
-کدهای تخفیف ماهانه اسنپ‌فود
-وام‌های بانکی
-محیط کاری پویا و حرفه‌ای با فرصت رشد و یادگیری

In the Snap Food story we create value, we are eager to make new phenomena, and we are interested in being with us to accompany us with intelligence and speed, and to overcome the challenges and business issues. Letters (Physical and Electronic)
Control and Supervision of Personnel, Financial, Legal, Contracts and Marketing Documents
Managing the Company's Notary Cycle from Creation to Archives or Corporations, in accordance with internal regulations
scanning, categorization and regular documents. Volume, Type and Status of Correspondence for Managers
Identification of bottlenecks and proposal to improve and automate secretariat processes to increase productivity
close cooperation with legal, financial, human resources and security units for managing sensitive and confidential documents

Entrepreneurship Conditions:
At least 5 years of work. In the fields of management, salaries, accounting or similar fields
Full mastery of administrative tools and software such as Outlook, Google Drive, Jira, Excel / Google Sheets, BPMS
Full Introduction to Coding and Correspondence System
Introduction to Document Management Systems (DMS) Great
Sufficient knowledge of legal requirements related to official documents and corporate governance
High accuracy, responsibility and ability to manage multiple processes simultaneously
strong communication skills and ability to coordinate with various parts of the organization
The ability to analyze, solve problems and provide improvements

Sports and benefit:
Sports
Snapfood Monthly
Banking Loans
Dynamic and Professional Workplace with Growth and Learning Opportunity