مسئول دفتر | Office Admin

در قصه اسنپ‌فود ما به خلق ارزش می‌پردازیم، مشتاق ساختن پدیده‌های تازه‌ایم و علاقه‌مندیم فردی کنارمان باشد تا با هوشمندی و سرعت عمل همراهی‌مان کند از چالش‌ها و مسائل کسب‌وکاری عبور کنیم.

مسئولیت‌ها:

• برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات داخلی و خارجی، اطمینان از آماده بودن تجهیزات و شرایط برگزاری جلسات.
• پاسخ‌گویی به ایمیل‌ها و پیگیری مکاتبات داخلی و خارجی به منظور تسهیل ارتباطات و پیشبرد امور.
• مدیریت تنخواه، ثبت و پیگیری هزینه‌ها، ارسال گزارش‌های مالی به‌طور منظم به افراد و بخش‌های مرتبط.
• همکاری نزدیک با تیم‌های مالی و حقوقی جهت صدور، دریافت و ثبت اسناد مرتبط.
• پیگیری دریافت، ارسال و سازمان‌دهی مدارک شخصی و سازمانی مربوط به مدیران ارشد با هدف بایگانی مؤثر و دسترسی سریع به مستندات.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی امور روزانه و سفرهای کاری و شخصی مربوط به مدیران ارشد.
• هماهنگی ورود مهمان‌های خارجی و هماهنگی با مدیران و بخش حراست برای پاسخگویی به مراجعین و مدعوین.
• ثبت درخواست‌های اسنپ برای خودرو یا موتور و ارسال بسته‌ها به مقاصد مختلف.
• رسیدگی به نظم، نظافت و عملکرد نیروهای خدمات جهت اطمینان از پاکیزگی فضای آفیس.

شرایط احراز:

• مدرک کارشناسی یا بالاتر در رشته‌های مدیریت، مهندسی صنایع، حسابداری، یا سایر رشته‌های مرتبط.
• حداقل 5 سال تجربه مرتبط در زمینه امور اداری، مدیریت دفتری، یا پشتیبانی اجرایی، به‌ویژه در شرکت‌های متوسط تا بزرگ.
• توانایی در مدیریت زمان، اولویت‌بندی و انجام چندین وظیفه به‌طور همزمان.
• مهارت‌های عالی در ارتباطات شفاهی و کتبی و حل خلاقانه مسائل.
• دقت در جزئیات و تضمین محرمانگی کامل در مکاتبات، مستندات و اطلاعات محرمانه.
• تسلط عالی به ابزارهای Microsoft Office.
• دقت بالا در انجام امور مالی، ثبت هزینه‌ها و مدیریت مستندات.
• روحیه همکاری، مسئولیت‌پذیری و توانایی کار در یک محیط پویا.

مزایا:

• کمک هزینه سفر، ورزش، خدمات روان‌شناسی و اینترنت.
• بیمه تکمیلی.
• دسترسی به بهترین و به‌روزترین دوره‌های آموزشی.
• کدهای تخفیف ماهانه اسنپ‌فود.
• وام‌های بانکی.

At Snapfood, we create value, are eager to create new phenomena, and are interested in having someone by our side to help us overcome challenges and business issues with intelligence and speed.

Responsibilities:

Planning and coordinating internal and external meetings, ensuring that equipment and meeting conditions are ready.

Responding to emails and following up on internal and external correspondence to facilitate communication and progress.

Managing payroll, recording and tracking expenses, sending financial reports regularly to relevant individuals and departments.

Working closely with financial and legal teams to issue, receive, and register relevant documents.

Following up on receiving, sending, and organizing personal and organizational documents related to senior managers with the aim of effective archiving and quick access to documents.
Planning and coordinating daily affairs and business and personal trips related to senior managers.
Coordinating the arrival of foreign guests and coordinating with managers and the security department to respond to clients and guests.
Registering SNAP requests for cars or motorcycles and sending packages to various destinations.
Overseeing the order, cleanliness, and performance of service personnel to ensure the cleanliness of the office space.
Qualifications:

Bachelor's degree or higher in management, industrial engineering, accounting, or other related fields.
At least 5 years of relevant experience in the field of administrative affairs, office management, or executive support, preferably in medium to large companies.
Ability to manage time, prioritize, and perform multiple tasks simultaneously.
Excellent oral and written communication skills and creative problem solving.
Attention to detail and ensuring complete confidentiality in correspondence, documentation, and confidential information.
Excellent command of Microsoft Office tools.
High accuracy in financial matters, recording expenses, and document management.
A spirit of cooperation, responsibility, and the ability to work in a dynamic environment.
Benefits:

Travel allowance, sports, psychological services, and internet.
Supplementary insurance.
Access to the best and most up-to-date training courses.
Monthly Snapfood discount codes.
Bank loans.