منشی و مسئول دفتر - خانم

شرح شغل و وظایف
درک خط مشی شرکت و همسو کردن فعالیت های شرکت با آن
تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش دهی به مدیرعامل
تسلط به دستورالعمل ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت شرکت
هماهنگی برنامه ها و قرار ملاقات های مدیر عامل و پیگیری تا تحقق آن ها
یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات ها به مدیرعامل
پیگیری و انجام امور محوله از سوی مدیرعامل تا حصول نتیجه و یا دریافت دستور توقف
دریافت و ارسال ایمیل ها و نامه و تماس های کاری
تنظیم پیش نویس نامه های صادره طبق دستور مدیرعامل و اخذ تاییدیه محتوای نامه ها
برنامه ریزی و هماهنگی سفرهای مدیر عامل
هماهنگی ارسال مدارک جهت صدور مجوز مدیریت و پیگیری نتیجه و اعلام نتیجه به فرد پیگیر
محافظت و نگهداری از اسناد و اطلاعات محرمانه
پاسخگویی به تلفن ها، ایمیل ها، پیام ها و فکس ها
خوش آمدگویی و هدایت بازدیدکنندگان به صورت حرفه ای و دوستانه.
تنظیم گزارش امور محوله
هماهنگی برگزاری جلسه
کمک به مدیریت در کارهای اجرایی
کنترل و بررسی مدارک دریافتی از واحدها قبل از ارسال برای مدیریت
انجام مکاتبات داخلی و خارجی
برنامه ریزی زمانی جلسات و رویدادهای مرتبط با مدیرعامل و نظارت بر حسن اجرای آن.
تنظیم و هماهنگی برنامه ها و تعیین و تنظیم قرار ملاقات ها، سفرها و جلسات.
بایگانی مدارک، مستندات و پیام های الکترونیکی و کاغذی.
جوابگویی به تلفن و دریافت و مخابره پیام های تلفنی و نمابر و فکس و پست.
دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت.
دریافت، تفکیک و دسته بندی نامه ها، گزارش ها و پرونده ها و طبقه بندی مکاتبات.
پیگیری دستورهای صادره از مدیرعامل و سازمان ها و ادارات دیگر تا حصول نتیجه.
تایپ، تهیه و تنظیم دستورجلسه ها، صورتجلسه ها و مکاتبات اداری مورد نیاز.
توانمندی ها:
جدیت در کار
روابط عمومی خوب
اعتمادبه نفس
تمرکز و دقت زیاد
مسئولیت پذیری و روحیه پیگیر
توانایی مدیریت زمان و استرس
رازداری و متعهد بودن
توانمندی در انجام کارهای هم زمان
تسلط بر نرم افزارهای آفیس
تسلط بر اصول مکاتبات اداری
آشنایی با گزارش نویسی
سرعت عمل بالا در انجام کارها.
مهارت تصمیم گیری.
رازداری و متعهد بودن.
توانایی حضور به موقع و مرتب و منظم و حفظ نظم و انضباط عمومی در محیط کار.
مسئولیت پذیر، خلاق،