مدیر تدارکات و تسهیلات | Office & Facility Manager

درباره tapsi

در اینجا در tapsi، هر سواری ما را به سمت هدفی بزرگتر سوق می دهد. ما به‌عنوان یک بازیگر پویا در صنعت حمل‌ونقل سواری، با چشم‌اندازی هدایت می‌شویم که حمل‌ونقل و تحویل را دوباره تعریف کنیم و در عین حال تأثیر اجتماعی معناداری داشته باشیم. در tapsi، ما متعهد به جمع آوری درخشان ترین استعدادها و پرورش فرهنگ برتری عملکرد هستیم. در سفر ما به ما بپیوندید تا تغییرات را به پیش ببریم، بی وقفه نوآوری کنیم و آینده تحرک را شکل دهیم. با هم، بیایید وارد یک ماجراجویی هیجان انگیز شویم که در آن هیچ مشکلی خیلی بزرگ نیست، و هر راه حلی به چیزی بزرگتر کمک می کند.


درباره نقش

ما به دنبال یک دفتر و امکانات با تجربه هستیم مدیر برای مدیریت تیم خدمات عمومی ما و نظارت بر تمام جنبه های امکانات اداری. نامزد ایده آل مسئول مدیریت قراردادهای خدمات، تضمین خدمات با کیفیت بالا در محل کار، و حمایت از رشد و نگهداری زیرساخت های شرکت خواهد بود.

مسئولیت ها:

مدیریت تیم خدمات عمومی، از جمله اما نه محدود به پذیرش، کارکنان تدارکات، نظافتچی ها، پسران چای، پرسنل تعمیر و نگهداری، پیک ها و کارکنان انبار.
یک انبار داخلی ایجاد و مدیریت کنید، با اطمینان از اینکه همه اقلام به موقع مطابق با استانداردهای تعریف شده در دسترس هستند (مدیریت موجودی) .
مذاکره، نظارت و مدیریت قراردادها با ارائه دهندگان خدمات برای نظافت، پذیرایی، امنیت، hse (بهداشت، ایمنی و محیط زیست) و سایر خدمات مرتبط.
تهیه و ارائه گزارش ماهانه/سه ماهه در مورد روند مصرف و توصیه‌های کتبی برای تصمیم‌گیری‌های مقرون‌به‌صرفه‌تر ارائه دهید.
اطمینان حاصل کنید که همه کارکنان خدمات عمومی باکیفیت دریافت می‌کنند و محیط «بهترین مکان برای کار» را ترویج می‌کنند. نیازهای کارکنان و کسب و کار را برآورده کنید.
فعالیت‌های تعمیر و نگهداری ساختمان را برنامه‌ریزی کنید و آنها را در بودجه‌ها (سرمایه و عملیات اجرایی) منعکس کنید، و از مقرون به صرفه بودن اطمینان حاصل کنید.
اطمینان حاصل کنید که تسهیلات با مقررات دولتی و همچنین استانداردهای زیست‌محیطی، بهداشتی و امنیتی مطابقت دارند.
بر اساس برنامه رشد شرکت و تعداد کارکنان، بر پروژه‌های ساختمانی، از جمله بازسازی و نوسازی نظارت کنید.
با تیم HR همکاری کنید تا امکانات به موقع مانند لوازم جانبی کار و مواد ضروری را برای تازه واردان فراهم کنید، و اطمینان حاصل کنید که همه کارکنان دارای ایستگاه‌های کاری استاندارد هستند. .
نیازهای کسب و کار را برای استقرار دفتر، جابجایی، یا تصمیمات اجاره در صورت لزوم پشتیبانی کنید.

شرایط:

حداقل 5 سال تجربه در زمینه مرتبط.
مهارتهای مدیریت عالی برای رهبری و پشتیبانی موثر تیم.
آشنایی با مفاهیم و مقررات مدیریت فروشنده.
دانش شیوه های برنامه ریزی و بودجه.
رویکرد عملی، انعطاف پذیر و نوآورانه برای کار با مشتریان و همکاران.
آشنایی با فرآیند خرید عمومی.
درک خوبی از نگهداری دوره ای ساختمان.
توانایی چابک بودن، فعال بودن و توانایی پیش بینی نیازها.

About TAPSI:

Here at TAPSI, every ride propels us towards a greater purpose. As a dynamic player in the ride-hailing industry, we're driven by a vision to redefine transportation and delivery while making a meaningful social impact. At TAPSI, we're committed to assembling the brightest talents and fostering a culture of performance excellence. Join us on our journey to drive change, innovate relentlessly, and shape the future of mobility. Together, let's embark on an exciting adventure where no problem is too big, and every solution contributes to something greater.

About the role:

We are looking for an experienced Office & Facility Manager to manage our General Services Team and oversee all aspects of office facilities. The ideal candidate will be responsible for managing service contracts, ensuring high-quality workplace services, and supporting the growth and maintenance of the company's infrastructure.

Responsibilities:

• Manage the General Services Team, including but not limited to the receptionist, procurement staff, cleaners, tea boys, maintenance personnel, couriers, and warehouse staff.
• Establish and manage an internal warehouse, ensuring that all items are available on time according to defined standards (inventory management).
• Negotiate, oversee, and manage contracts with service providers for cleaning, catering, security, HSE (Health, Safety, and Environment), and other related services.
• Prepare and submit monthly/quarterly reports on consumption trends and provide written recommendations for more cost-effective decisions.
• Ensure that all employees receive high-quality general services, promoting a "Best Place to Work" environment.
• Work on company General Facility regulations and internal policies, promoting them to meet employee and business needs.
• Plan building maintenance activities and reflect them in budgets (Capex and Opex), ensuring cost-effectiveness.
• Ensure that facilities comply with government regulations as well as environmental, health, and security standards.
• Oversee building projects, including renovations and refurbishments, based on the company's growth plan and employee count.
• Collaborate with the HR team to provide timely facilities such as work accessories and essential materials to newcomers, ensuring all employees have standard workstations.
• Support business needs for office establishment, relocation, or leasing decisions as required.

Requirements:

• At least 5 years of experience in a relevant field.
• Excellent management skills to lead and support the team effectively.
• Familiarity with vendor management concepts and regulations.
• Knowledge of planning and budgeting practices.
• A practical, flexible, and innovative approach to working with customers and colleagues.
• Familiarity with the general procurement process.
• Good understanding of periodic building maintenance.
• Ability to be agile, proactive, and capable of forecasting needs.