مدیر امور اداری | Workplace Solutions Manager

عکس لحظه ای موقعیت
مکان: تهران - جمهوری اسلامی ایران
شرکت: نستله ایران - دفتر تهران تمام وقت


خلاصه موقعیت
برای ارائه خدمات پایان تا پایان املاک از جمله تسهیلات مدیریت، معاملات اجاره و پروژه های سرمایه ای. نقش کلی که نیاز به تخصص متخصص دارد، مشکلات پیچیده را با استفاده از تجزیه و تحلیل پیچیده حل می کند. چالش های تجاری را تفسیر می کند و بهترین شیوه ها را برای بهبود محصولات، فرآیندها یا خدمات توصیه می کند. با توجه به ساختار سازمانی محلی، مدیر مسئول انتخاب، توسعه و ارزیابی پرسنل برای اطمینان از عملکرد کارآمد واحد است. مسئول عملکرد کلی و نتیجه تیم محلی wps است. حصول اطمینان از عملیات روانی wps و عمل به عنوان نقطه تماس اصلی برای سایت(های) nestle اختصاص داده شده. مدیریت رویه های شرکت و عملیات تسهیلات. با اجرای دستورالعمل‌های wps، طرح‌های «سبز» و ارائه بازخورد منظم در مورد عملکرد شرکت‌های مدیریت تسهیلات، از ارزش‌های نستله حمایت کنید. اطمینان حاصل کنید که اهداف مالی از پیش تعریف شده برآورده شده اند و در تمرین پیش بینی بودجه شرکت کنید.

یک روز در زندگی …

• شیوه های محل کار
- توسعه استراتژی محل کار در سطح کشور مطابق با شکاف های عملیاتی، الزامات تجاری محلی و زیر منطقه ای
- مدیریت اجرای محلی استراتژی های منطقه ای
- تعیین و استقرار اهداف محلی بر اساس اهداف منطقه ای (شامل کارایی پورتفولیو، استاندارد محل کار و در صورت قابل اجرا بودن اهداف پایداری)

• هوش مالی
- تهیه بودجه های سالانه کشور، هم افزایش و هم ffoh طبق قراردادها؛ قراردادهای خدمات، طرح تعمیر و نگهداری، طرح های جایگزینی دارایی
- حفاظت از بودجه های سالانه از پیش تصویب شده تجاوز نمی کند، دستیابی به اهداف پس انداز از پیش تعیین شده
- ردیابی هزینه ها و رزرو هزینه در مراکز هزینه متعلقه و ایجاد تغییرات لازم در تراز با سازمان F&C
- نادیده گرفتن انتقال دارایی ثابت پس از بسته شدن پروژه و مشارکت فعال در بررسی موجودی سالانه دارایی (بررسی فیزیکی)

• مدیریت اجاره
- پیگیری قراردادهای اجاره موجود و شروع به موقع اقدامات برای تمدید، تمدید اجاره، دفع، مذاکره در مورد مدت پرداخت، کاهش تورم اجاره در کشور.
- هماهنگ کردن معاملات املاک با ngbs و تیم های حقوقی محلی و منبع یابی
- اطمینان از کارایی پورتفولیو به ازای هر مکان/کشور بر اساس اهداف پرتفوی تعریف شده
- ایجاد شبکه محلی با عوامل، توسعه دهندگان، مشاوران و سایر متخصصان املاک و مستغلات شرکتی
- پرداخت به موقع اجاره به صاحبخانه را آغاز کنید
- با تیم حقوقی و مالیاتی در امور مالی پیگیری کنید برای تمام پرداخت‌های مربوط به اجاره
-معیار کردن دائمی بازار برای مکان جایگزین دفتر.

• پروژه‌های سرمایه‌ای
- تاییدیه‌های صاحبان مشاغل و مقامات مجاز برای اجرای پروژه‌ها (استفاده از الگوهای خاص) در صورت لزوم)
- مشارکت فعالانه در مذاکرات ساخت و ساز/تطبیق پروژه های خاص در تدارکات
- مسئول تعریف محدوده پروژه و تداخل با سهامداران کلیدی (آن، ساعت، امنیت و تجارت)
- بودجه پروژه مالکیت، نظارت بر هزینه‌ها، پرداخت‌های مربوطه (pos، grs) اطمینان حاصل می‌کند که از بودجه مصوب پروژه تجاوز نمی‌شود.

• ارائه خدمات در محل کار (مدیریت تسهیلات)
- نظارت بر کلیه خدمات تسهیلات بر اساس kpis تعریف شده و محدوده محلی قراردادهای خدمات fm، شرایط پرداخت و تغییر (شامل نظافت، امنیت فیزیکی، باغبانی، لوازم اداری، غذاخوری، نگهداری پیشگیرانه و واکنشی دارایی های حیاتی و غیر حیاتی در هو، پذیرش، افسر پست، مدیریت ناوگان و سایر خدمات شخص ثالث بر اساس نیاز محلی)
- درک محلی الزامات ایمنی و بهداشت و اطمینان از انطباق با مقررات محلی و/یا استانداردهای nestle
- نظارت بر قابل تحویل توسط صاحبخانه (نگهداری و تعمیر دارایی های حیاتی ساختمان، استانداردهای ایمنی آتش سوزی)
- تجزیه و تحلیل نظرسنجی محل کار کاربر نهایی، ساخت و اجرا استراتژی بهبود (شامل فرصت‌ها، خطرات، تأثیر بر کاربران)
- مدیریت ارتباطات محلی کار با تیم ارتباطات داخلی، کسب و کار و کاربران نهایی
- اجرای اهداف پایداری (در صورت وجود)، نظارت بر انرژی و ارتقای ساختمان پایدار راه‌حل‌ها.

• دیگران
- مدیر شادی - ایجاد ابتکارات شادی پایدار که تأثیرگذار، قابل اندازه‌گیری و از نظر استراتژیک با فرهنگ شرکت همسو هستند و یک محیط کاری مثبت ایجاد می‌کنند و روحیه کارکنان را بهبود می‌بخشند - رئیس بهداشت و درمان افسر رفاه؛ حمایت از نیروی انسانی در ایجاد و حفظ فرهنگی که حمایت، باز بودن و حمایت را در سازمان ها ترویج می کند.
- تعامل با مقامات دولتی (پلیس اخلاق، شهرداری، TCI...)

چه چیزی شما را موفق می کند؟

• حداقل 5 سال تجربه در مدیریت املاک و مستغلات تجاری و مدیریت تسهیلات
• مدیریت فروشندگان شخص ثالث به صورت مستقیم یا یک تامین کننده مدیریت یکپارچه تسهیلات
• مدیریت معاملات املاک، مذاکرات با مالک و همسویی با نمایندگان، کارگزاران
• مهارت های ارتباطی کلامی، نوشتاری و ارائه ای بسیار توسعه یافته با توانایی برقراری ارتباط با طیف گسترده ای از مخاطبان.
• ارتباط با مشتری و مدیریت سهامداران ارشد / تجربه خدمات مشتری لازم است
• تجربه در مدیریت مالی و بودجه و در عین حال شناسایی صرفه جویی/اجتناب از هزینه
• دانش خوب از استانداردها و مقررات ایمنی و بهداشت محلی
• تجربه مدیریت تیم ضروری است (از جمله. تامین کنندگان خارجی و اعضای داخلی سازمان راه حل های محل کار)

---

POSITION SNAPSHOT
Location: Tehran - Islamic Republic of Iran
Company: Nestlé Iran - Tehran Office Full-Time


POSITION SUMMARY
To provide end to end real estate services including facilities management, lease transactions and capital projects. Generalist role that requires specialist expertise, solves complex problems using sophisticated analysis. Interprets business challenges and recommends best practices to improve products, processes or services. Subject to local organizational built-up, the manager is responsible for selecting, developing and evaluating personnel to ensure efficient operation of the unit. Accountable for the overall performance and result of the local WPS team. Ensuring smooth WPS operations and act as main point of contact for the assigned Nestle site(s). Manage company procedures and facility operation. Support Nestlé’s values by implementing WPS guidelines, “green” initiatives and providing regular feedback on the facility management companies` performance. Ensure that pre-defined financial targets are met and participate in budget forecasting exercise.

A DAY IN THE LIFE …

• Workplace practices
- Develop country level workplace strategy as per operational gaps, local and sub-regional business requirements
- Manage local execution of regional strategies
- Set and deploy local targets based on regional targets (incl. portfolio efficiency, workplace standard and if applicable sustainability targets)

• Financial acumen
- Preparation of annual country budgets both MOGE & FFOH as per contracts; services agreements, maintenance plan, asset replacement plans
- Safeguarding the pre-approved annual budgets are not exceeded, achieve pre-set savings targets
- Tracking of spend and cost bookings in owned cost centers and initiate necessary changes in alignment with the F&C organization
- Overlook the fixed asset transfers upon project closures and active involvement in the annual asset inventory reviews (Physical check)

• Lease management
- Tracking of existing lease contracts and initiate timely actions for renewals, lease extensions, disposals, negotiation on the payment term, mitigation of the inflation on the rental in the country.
- Coordinate real estate transactions with NGBS and local Legal, Sourcing teams
- Ensure portfolio efficiency per location/country based on defined portfolio targets
- Build local network with agents, developers, consultants and other corporate real estate professionals
- Initiate timely rent payment to Landlords
-Follow up with Legal & Tax team in finance for all related payment to the lease
-Constantly benchmarking the market for alternative location of office.

• Capital projects
- Secure approvals by authorized business owners and officials to execute projects (use of specific templates if necessary)
- Be actively involved in Procurement lead construction/fit-out project specific negotiations
- Responsible for defining project scopes and interference with key stakeholders (IT, HR, Security and business)
- Project budget ownership, cost monitoring, related payments (POs, GRs) ensure approved project budget is not exceeded.

• Workplace service delivery (Facility management)
- Monitor all facility services as per defined KPIs and scope of local FM service contracts, payment and change terms (incl. cleaning, physical security, gardening, office supplies, canteen, preventive and reactive maintenance of critical and non-critical assets in HO, reception, Mail officer, Fleet management and any other 3rd party services as per local requirement)
- Understand local health and safety requirements and ensure compliance with local regulations and/or Nestle standards
- Monitor deliverables by Landlords (maintenance and repair of critical building assets, fire safety standards)
- Analyze end-user workplace survey, build and execute improvement strategy (incl. opportunities, risks, impact on users)
- Manage local workplace communication with internal Communication team, business and end-users
- Execute on Sustainability targets (if applicable), energy monitoring and promote sustainable building solutions.

• Others
- Happiness Manager -building sustainable happiness initiatives that are impactful, measurable, and strategically aligned to the company's culture Creating a positive work environment and improves employee morale
- Chief Health & Well-Being Officer; Supporting HR in creation and maintenance of a culture that promotes advocacy, openness, and support within the organizations.
- Engaging with government authorities (Morality Police, Municipality, TCI…)

What will make you successful?

• Minimum 5 years’ experience in commercial real estate and facilities management
• Management of 3rd party vendors either directly or a single Integrated Facility Management supplier
• Management of real estate transactions, Landlord negotiations and alignment with agents, brokers
• Highly developed verbal, written and presentation communication skills with the ability to communicate with a wide variety of audiences.
• Client relationship and senior stakeholder management / client service experience is required
• Experienced in financial management and budgeting while identifying cost savings/avoidance
• Good knowledge of local health and safety standards and regulations
• Team management experience is essential (incl. external suppliers and internal members of the workplace solutions organization)