مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی | Workplace Solutions Manager

عکس لحظه ای موقعیت

مکان: تهران - جمهوری اسلامی ایران;
شرکت: نستله ایران - دفتر تهران; تمام وقت؛

خلاصه موقعیت:

ارائه خدمات پایان به پایان املاک شامل مدیریت تسهیلات، معاملات اجاره و پروژه های سرمایه ای. نقش کلی که نیاز به تخصص متخصص دارد و مشکلات پیچیده را با استفاده از تجزیه و تحلیل پیچیده حل می کند. چالش های تجاری را تفسیر می کند و بهترین روش ها را برای بهبود محصولات، فرآیندها یا خدمات توصیه می کند. با توجه به ساختار سازمانی محلی، مدیر مسئول انتخاب، توسعه و ارزیابی پرسنل برای اطمینان از عملکرد کارآمد واحد است. پاسخگوی عملکرد کلی و نتایج تیم محلی WPS. اطمینان از عملکرد روان WPS و عمل به عنوان نقطه تماس اصلی برای سایت(های) اختصاص داده شده Nestle. رویه های شرکت و عملیات تسهیلات را مدیریت کنید. با اجرای دستورالعمل‌های WPS و طرح‌های «سبز» و ارائه بازخورد منظم در مورد عملکرد شرکت‌های مدیریت تسهیلات، از ارزش‌های نستله حمایت کنید. اطمینان حاصل کنید که اهداف مالی از پیش تعریف شده برآورده شده اند و در تمرینات پیش بینی بودجه شرکت کنید.

یک روز از زندگی…

تمرینات محل کار:

استراتژی محل کار در سطح کشور را با توجه به شکاف های عملیاتی و الزامات کسب و کار محلی و زیر منطقه ای توسعه دهید.
مدیریت اجرای محلی استراتژی های منطقه ای.
تعیین و استقرار اهداف محلی بر اساس اهداف منطقه ای (شامل کارایی پورتفولیو، استانداردهای محل کار، و در صورت وجود اهداف پایداری).
هوش مالی:

تهیه بودجه سالانه کشور برای هر دو MOGE و FFOH طبق قرارداد. قراردادهای خدمات، برنامه های تعمیر و نگهداری و طرح های جایگزینی دارایی.
از بودجه های سالانه از پیش تصویب شده محافظت کنید و به اهداف پس انداز از پیش تعیین شده دست یابید.
هزینه ها و رزرو هزینه ها را در مراکز هزینه متعلقه پیگیری کنید و تغییرات لازم را در راستای سازمان F&C آغاز کنید.
به نقل و انتقالات دارایی ثابت پس از بسته شدن پروژه و مشارکت فعال در بررسی موجودی سالانه دارایی (بررسی فیزیکی) توجه نکنید.
مدیریت اجاره:

قراردادهای اجاره موجود را پیگیری کنید و اقدامات به موقع برای تمدید، تمدید اجاره، دفع، مذاکره در مورد مدت پرداخت، و کاهش تورم اجاره در کشور را آغاز کنید.
هماهنگی معاملات املاک و مستغلات با NGBS و تیم های حقوقی و منابع محلی.
اطمینان از کارایی پورتفولیو در هر مکان/کشور بر اساس اهداف مشخص شده پورتفولیو.
یک شبکه محلی با عوامل، توسعه دهندگان، مشاوران و سایر متخصصان املاک و مستغلات شرکت بسازید.
پرداخت به موقع اجاره به صاحبخانه را آغاز کنید.
تمامی پرداخت های مربوط به اجاره نامه را با تیم حقوقی و مالیاتی در امور مالی پیگیری کنید.
بازار را برای مکان‌های اداری جایگزین تعیین کنید.
پروژه های سرمایه ای:

تأییدیه های ایمن توسط صاحبان مشاغل و مقامات مجاز برای اجرای پروژه ها (استفاده از الگوهای خاص در صورت لزوم).
به طور فعال در مذاکرات ساخت و ساز/تطبیق پروژه خاص در تدارکات شرکت کنید.
مسئول تعریف محدوده پروژه و تداخل با سهامداران کلیدی (IT، HR، امنیت و تجارت).
مالکیت بودجه پروژه، نظارت بر هزینه و پرداخت‌های مرتبط (POs، GRs) تضمین می‌کند که از بودجه مصوب پروژه تجاوز نمی‌شود.
ارائه خدمات در محل کار (مدیریت تسهیلات):

نظارت بر کلیه خدمات تسهیلات مطابق KPIهای تعریف شده و محدوده قراردادهای خدمات محلی FM، پرداخت و تغییر شرایط (شامل تمیز کردن، امنیت فیزیکی، باغبانی، لوازم اداری، غذاخوری، نگهداری پیشگیرانه و واکنشی دارایی های حیاتی و غیر حیاتی در HO، پذیرش، افسر پست، مدیریت ناوگان، و سایر خدمات شخص ثالث بر اساس نیاز محلی).
نظارت بر کالاهای تحویلی توسط صاحبخانه (نگهداری و تعمیر دارایی های حیاتی ساختمان، استانداردهای ایمنی آتش سوزی).
بررسی محل کار کاربر نهایی را تجزیه و تحلیل کنید، استراتژی بهبود بسازید و اجرا کنید (شامل فرصت ها، خطرات، تاثیر بر کاربران).
مدیریت ارتباط محل کار محلی با تیم ارتباطات داخلی، تجارت و کاربران نهایی.
اجرای اهداف پایداری (در صورت وجود)، نظارت بر انرژی و ترویج راه حل های ساختمانی پایدار.
دیگران:

مدیر شادی: ایجاد ابتکارات شادکامی پایدار که تأثیرگذار، قابل اندازه‌گیری و از نظر استراتژیک با فرهنگ شرکت همسو باشد، محیط کاری مثبت و روحیه کارکنان را بهبود می‌بخشد.
مدیر ارشد سلامت و رفاه: حمایت از منابع انسانی در ایجاد و حفظ فرهنگی که حمایت، باز بودن و حمایت را در سازمان ها ترویج می کند.
تعامل با مقامات دولتی (پلیس اخلاق، شهرداری، TCI).
چه چیزی شما را موفق می کند؟

حداقل 5 سال سابقه کار در زمینه مدیریت املاک و تاسیسات تجاری.
امکان مدیریت فروشندگان شخص ثالث به طور مستقیم یا با یک تامین کننده مدیریت یکپارچه تسهیلات.
توانایی مدیریت معاملات املاک و مستغلات، مذاکرات صاحبخانه و همسویی با نمایندگان و دلالان.
مهارت های ارتباطی کلامی، نوشتاری و ارائه ای بسیار توسعه یافته با توانایی برقراری ارتباط با طیف گسترده ای از مخاطبان.
ارتباط با مشتری و ذینفعان ارشد

POSITION SNAPSHOT

Location: Tehran - Islamic Republic of Iran;
Company: Nestlé Iran - Tehran Office; Full-Time;


POSITION SUMMARY:

To provide end-to-end real estate services including facilities management, lease transactions, and capital projects. Generalist role that requires specialist expertise, and solves complex problems using sophisticated analysis. Interprets business challenges and recommends best practices to improve products, processes, or services. Subject to local organizational built-up, the manager is responsible for selecting, developing, and evaluating personnel to ensure the efficient operation of the unit. Accountable for the overall performance and results of the local WPS team. Ensuring smooth WPS operations and acting as the main point of contact for the assigned Nestle site(s). Manage company procedures and facility operations. Support Nestlé’s values by implementing WPS guidelines, and “green” initiatives and providing regular feedback on the facility management companies` performance. Ensure that pre-defined financial targets are met and participate in budget forecasting exercises.

A DAY IN THE LIFE …

Workplace Practices:

• Develop country-level workplace strategy as per operational gaps, and local and sub-regional business requirements.
• Manage local execution of regional strategies.
• Set and deploy local targets based on regional targets (incl. portfolio efficiency, workplace standards, and if applicable sustainability targets).

Financial Acumen:

• Prepare annual country budgets for both MOGE and FFOH as per contracts; services agreements, maintenance plans, and asset replacement plans.
• Safeguard the pre-approved annual budgets are not exceeded, and achieve pre-set savings targets.
• Track spending and cost bookings in owned cost centers and initiate necessary changes in alignment with the F&C organization.
• Overlook the fixed asset transfers upon project closures and active involvement in the annual asset inventory reviews (physical check).

Lease Management:

• Track existing lease contracts and initiate timely actions for renewals, lease extensions, disposals, negotiation on the payment term, and mitigation of the inflation on the rental in the country.
• Coordinate real estate transactions with NGBS and local legal and sourcing teams.
• Ensure portfolio efficiency per location/country based on defined portfolio targets.
• Build a local network with agents, developers, consultants, and other corporate real estate professionals.
• Initiate timely rent payments to Landlords.
• Follow up with the legal and tax team in finance for all related payments to the lease.
• Benchmark the market for alternative locations of office.

Capital Projects:

• Secure approvals by authorized business owners and officials to execute projects (use of specific templates if necessary).
• Be actively involved in procurement lead construction/fit-out project-specific negotiations.
• Responsible for defining project scopes and interference with key stakeholders (IT, HR, security, and business).
• Project budget ownership, cost monitoring, and related payments (POs, GRs) ensure the approved project budget is not exceeded.

Workplace Service Delivery (Facility Management):

• Monitor all facility services as per defined KPIs and scope of local FM service contracts, payment, and change terms (incl. cleaning, physical security, gardening, office supplies, canteen, preventive and reactive maintenance of critical and non-critical assets in HO, reception, mail officer, fleet management, and any other 3rd party services as per local requirement).
• Monitor deliverables by landlords (maintenance and repair of critical building assets, fire safety standards).
• Analyze end-user workplace survey, build and execute improvement strategy (incl. opportunities, risks, impact on users).
• Manage local workplace communication with the internal communication team, business, and end-users.
• Execute sustainability targets (if applicable), energy monitoring and promote sustainable building solutions.

Others:

• Happiness Manager: building sustainable happiness initiatives that are impactful, measurable, and strategically aligned to the company's culture creating a positive work environment and improving employee morale.
• Chief Health and Well-Being Officer: supporting HR in the creation and maintenance of a culture that promotes advocacy, openness, and support within the organizations.
• Engaging with government authorities (morality police, municipality, TCI).

What Will Make You Successful?

• At least 5 years of experience in commercial real estate and facilities management.
• Ability to manage 3rd party vendors either directly or with a single integrated facility management supplier.
• Ability to manage real estate transactions, landlord negotiations, and alignment with agents, and brokers.
• Highly developed verbal, written, and presentation communication skills with the ability to communicate with a wide variety of audiences.
• Client relationship and senior stakeholder management/client service experience are required.
• Experience in financial management and budgeting while identifying cost savings/avoidance.
• Good knowledge of local health and safety standards and regulations.
• Team management experience is essential (incl. external suppliers and internal members of the workplace solutions organization).