منشی اجرایی | Executive Secretary

پذیرش / مدیر دفتر با انجام انواع وظایف اداری و دفتری نقش مهمی در حفظ عملکرد روان یک دفتر دارد. در اینجا شرح وظایف جامع برای یک مسئول پذیرش اداری آمده است:

خلاصه شغل:
پذیرش دفتر مسئول مدیریت میز جلو، خوشامدگویی به بازدیدکنندگان، رسیدگی به تماس های دریافتی، و انجام وظایف مختلف اداری برای پشتیبانی از امور روزانه است. عملیات دفتر کاندیدای ایده آل دوستانه، سازماندهی شده و قادر به انجام چند کار در محیطی سریع خواهد بود.
مسئولیت های کلیدی:
خوش آمدگویی به بازدیدکنندگان: خوش آمدگویی و هدایت بازدیدکنندگان به شیوه ای حرفه ای و دوستانه.
مدیریت تلفن: پاسخگویی تماس‌های تلفنی ورودی را نمایش دهید، و در صورت نیاز اطلاعات اولیه را ارائه دهید.
مدیریت نامه: دریافت، مرتب‌سازی، و توزیع نامه‌ها و تحویل روزانه.
پشتیبانی اداری: کمک با وظایف اداری مختلف مانند ورود اطلاعات، تشکیل پرونده، و نگهداری لوازم اداری.
هماهنگی جلسه: برنامه ریزی و هماهنگی جلسات، از جمله رزرو اتاق کنفرانس و تنظیم تجهیزات لازم.
خدمات مشتری: ارائه خدمات عالی به مشتریان به مشتریان و بازدیدکنندگان، رسیدگی به نیازها و سوالات آنها.
نگهداری سوابق: نگهداری و به روز رسانی سوابق، پایگاه های داده و گزارش ها در صورت لزوم.
نگهداری دفتر: اطمینان حاصل کنید که قسمت پذیرش مرتب و مرتب است. قابل ارائه، با تمام مواد لازم (مانند خودکار، فرم ها، و بروشورها).
مدرک تحصیلی:
تحصیلات: لیسانس یا معادل؛ گواهینامه اضافی در مدیریت اداری یک امتیاز محسوب می شود.
تجربه: تجربه کاری ثابت شده به عنوان پذیرش، نماینده front office یا نقش های مشابه.
مهارت ها:
تسلط به مجموعه آفیس مایکروسافت (ورد، اکسل، چشم انداز).
توانایی های سازمانی و چندوظیفه ای قوی.
مهارت های ارتباط کلامی و نوشتاری عالی.
نگرش و ظاهر حرفه ای.
خدمات مشتری جهت‌گیری.
مسئولیت‌های اضافی:
هماهنگی رویداد: کمک به سازمان‌دهی رویدادها و فعالیت‌های اداری.
امنیت: نظارت بر دسترسی بازدیدکنندگان و حفظ آگاهی امنیتی.
کارمندان پشتیبانی: در صورت لزوم از سایر کارکنان اداری پشتیبانی می‌کنند.
شرایط کاری:
محیط: محیط اداری با فضای حرفه ای.
ساعت کاری: تمام وقت، معمولا یکشنبه تا پنجشنبه، با اضافه کاری گاه به گاه مورد نیاز.
حقوق:
حقوق رقابتی بر اساس تجربه و صلاحیت.

An executive secretary plays a crucial role in maintaining the smooth operation of an office by performing a variety of administrative and clerical tasks. Here is a comprehensive job description for an office receptionist:

Job Summary:

The executive secretary is responsible for managing the front desk, greeting visitors, handling incoming calls, and performing various administrative tasks to support the daily operations of the office. The ideal candidate will be friendly, organized, and capable of multitasking in a fast-paced environment.

Key Responsibilities:

• Greeting Visitors: Welcome and direct visitors in a professional and friendly manner.
• Phone Management: Answer, screen, and forward incoming phone calls while providing basic information when needed.
• Mail Handling: Receive, sort, and distribute daily mail and deliveries.
• Administrative Support: Assist with various administrative tasks such as data entry, filing, and maintaining office supplies.
• Meeting Coordination: Schedule and coordinate meetings, including booking conference rooms and arranging necessary equipment.
• Customer Service: Provide excellent customer service to clients and visitors, addressing their needs and inquiries.
• Record Keeping: Maintain and update records, databases, and logs as required.
• Office Maintenance: Ensure the reception area is tidy and presentable, with all necessary materials (e.g., pens, forms, and brochures).

Additional Responsibilities:

• Event Coordination: Assist in organizing office events and activities.
• Security: Monitor visitor access and maintain security awareness.
• Support Staff: Provide support to other administrative staff as needed.

Working Conditions:

• Environment: Office setting with a professional atmosphere.
• Hours: Full-Time; typically Sunday to Thursday, with occasional overtime as required.

Salary:

• Competitive salary based on experience and qualifications.

Requirements:

• Education: Bachelor's or equivalent; additional certification in Office Management is a plus.
• Experience: Proven work experience as a Receptionist, Front Office Representative, or similar role.

Skills:

• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook).
• Strong organizational and multitasking abilities.
• Excellent verbal and written communication skills.
• Professional attitude and appearance.
• Customer service orientation.