برقراری ارتباطات تلفنی داخل و خارج از شرکت با دفتر مدیرعامل.
یادداشت پیامهای تلفنی در غیاب مدیریت و یادآوری آنها.
ارسال و دریافت پیامها از طریق ایمیل، فاکس و ... و ارائه آن به مدیر عامل و یا قسمتهای مربوطه.
نظارت و کنترل بر فاکسهای دریافتی دفتر.
انجام امور تایپی نامهها، گزارشات، صورتجلسات و غیره مربوط به دفتر مدیریت.
مرتب کردن نامهها، گزارشات، اسناد جهت ملاحظه، مطالعه و امضاء مدیریت و اعاده آنها به واحدهای مربوطه.
ثبت مشخصات نامههای وارده و صادره مربوط به دفتر در دفتر اندیکاتور طبق روش تعیین شده.
بایگانی کلیه نامهها، صورتجلسات و گزارشات مربوط به دفتر مدیر عامل طبق دستورالعملهای تعیین شده.
تنظیم برنامههای داخلی در زمینه ارتباطات و ملاقاتهای ارباب رجوع با مدیریت و تشکیل جلسات داخلی و خارجی.
تنظیم و تدوین برنامههای مدیریت در طول هفته بر اساس اولویتهای تعیین شده و انجام اصلاحات لازم در آن بر حسب نظر مدیریت.
برنامهریزی و تنظیم برنامه داخلی جهت ملاقات مدیران میانی و نیز مراجعین با مدیران شرکت.
تنظیم و برنامهریزی وقت جلسات دورهای دفتر مدیریت با مدیران شرکت.
هماهنگی و برقراری ارتباط با سازمانها و شرکتهای دیگر جهت تنظیم وقت ملاقات مدیریت از آنها و بالعکس و تبادل اطلاعات در صورت بروز تغییرات احتمالی در برنامهها.
تنخواه گردانی
هماهنگی مسافرتهای مدیران.
پیگیری مکاتبات و دستورات محوله از جانب مدیریت به قسمتهای مختلف شرکت.
تهیه و تنظیم پیشنویس صورتجلسات مدیریت در مواقع لزوم و برحسب دستور مدیریت.
ابلاغ کلیه دستورات، بخشنامهها، مصوبات مدیریت به واحدهای شرکت.
تهیه و تنظیم گزارشات مورد نیاز مافوق.
رعایت کامل دستورالعملها، بخشنامهها و آئیننامههای اداری جاری و مصوب.
انجام سایر امور محوله در حدود وظایف از طرف مافوق سازمانی.
شرایط احراز و شایستگیها:
صبر و شکیبایی در برقراری ارتباط
کنترل خشم
مدیریت زمان و امور
قابلیت انجام امور همزمان
توانایی کنترل استرس
آشنایی کامل با گردش کار دفتر مدیریت
تسلط بر تایپ ده انگشتی و نرمافزارهای آفیس (office)
برخورداری از حسن خلق در برقراری ارتباط
مهارت در تهیه و تنظیم گزارشات، آمارها و فرمهای مورد نیاز.
این آگهی از وبسایت جاب ویژن پیدا شده، با زدن دکمهی تماس با کارفرما، به وبسایت جاب ویژن برین و از اونجا برای این شغل اقدام کنین.
هشدار
توجه داشته باشید که دریافت هزینه از کارجو برای استخدام با هر عنوانی غیرقانونی است. در صورت مواجهه با موارد مشکوک، با کلیک بر روی «گزارش مشکل آگهی» به ما در پیگیری تخلفات کمک کنید.