مسئول دفتر | Office Manager

•  تنظیم و مدیریت برنامه‌های روزانه و هفتگی مدیرعامل و ایونت های شرکت
•  برنامه‌ریزی جلسات، سفرها، ملاقات‌ها و پیگیری زمان‌بندی‌ها
•  هماهنگی امور پشتیبانی و اجرایی نمایشگاهها، سمینارها، برنامه های آموزشی جمعی و موارد مشابه
•  مدیریت مکاتبات اداری و اسناد
•  تهیه، دریافت، ثبت، دسته‌بندی و ارجاع نامه‌ها و ایمیل‌ها به افراد ذیربط
•  تهیه و ارسال پاسخ‌ها و صورت‌ جلسات رسمی
•  بایگانی و مدیریت اسناد
•  پیگیری و نهایی سازی ایجاد فرمهای استاندارد شرکت (با همکاری با کارشناس امور سیستمها و روشها)
•  برگزاری و پیگیری جلسات
•  هماهنگی برای برگزاری جلسات داخلی و خارجی
•  تهیه دستور جلسه، ثبت و نگارش صورت‌جلسه
•  پیگیری مصوبات جلسات
•  پاسخگویی به تماس‌ها و مراجعات
•  مدیریت تماس‌های تلفنی ورودی و خروجی
•  پاسخگویی محترمانه به مراجعه‌کنندگان حضوری با رعایت تشریفات اداری و راهنمایی آنان به بخش مربوطه
•  مدیریت اطلاعات محرمانه
•  حفظ و نگهداری اسناد، اطلاعات و مکاتبات محرمانه
•  رعایت اصول رازداری و امانت‌داری
•  تهیه گزارش‌های اداری
•  جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز مدیرعامل و تنظیم گزارش‌های مدیریتی
•  مستندسازی فعالیت های دفتر
•  انجام هماهنگی‌های سفرهای کاری مدیرعامل و سفرهای ماموریتی سرپرستان بخش ها
•  ارسال و دریافت بسته های پستی و پیک و پیگیری وصول و رسید آنها به مقصد مورد نظر
•  پیگیری استقرار و حفظ نظم و آراستگی دفتر مدیریت و اتاقهای جلسات مدیریت
•  انجام درخواستهای سرپرستان بخش ها پس از هماهنگی با مدیریت عامل

1- Setting and managing the daily and weekly programs of CEO and Company's CEOs
A. Plan sessions, trips, meetings and scheduling
b. Coordinate Support and Exhibition Support and Exhibitions, Seminars, Mass Educational Programs and the like
2- Management of Administrative Correspondence and Documents
A. Prepare, receive, record, categorize and refer letters and emails to the relevant persons
B. Prepare and submit answers and form of official sessions
C. Archive and Management of Documents
D. Follow up and finalization of the creation of standard forms of the company (in collaboration with the System and Methods Experts)
3- Holding and tracking sessions
A. Coordination to hold internal and external meetings
b. Preparation of the meeting, register and write the Meeting Face
C. Follow-up of Meetings
4- Response to calls and referrals
A. Manage Input and Outgoing Phone Calls
B. Respectful accountability to in-person clients by observing their administrative formalities and guidance to the relevant section
5- Management of Confidential Information
A. Maintain and maintain confidential documents, information and correspondence
B. Observing Principles of Privacy and Faithfulness
6- Preparation of Administrative Reports
A. Collect the CEO Required Information and Set up Management Reports
B. Documentation of Office Activities
7- Coordination of CEOs CEOs and Mission Travel Travels
A. Booking tickets, hotels, vehicles and other related items
8- Written management requests from personnel and tracking until they receive their full response
9- Sending and receiving post and courier packages and tracking their receipt to the desired destination