منشی | Secretary

شرح شغل:

• پاسخگویی به تلفن.
• تهیه پیش‌نویس نامه‌های اداری، شماره‌گذاری، ارسال و بایگانی آن‌ها.
• ثبت و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه.
• تدوین گزارش‌های مورد نیاز و ارائه به مسئول مافوق.
• دریافت و رسید نمودن نامه‌های درون ‌سازمانی و نامه‌های وارده از بیرون سازمان، ثبت آن‌ها و تحویل به افراد مربوطه.
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌ صورت مستمر.
• دریافت و جمع ‌آوری فاکتور برای هزینه‌‌ها و خریدهای انجام ‌شده.
• تکمیل فرم گزارش و ورد و خروج (تایم شیت).
• شناسایی تأمین ‌کنندگان حمل‌‌ونقل، چاپ و غیره جهت انجام خدمات اداری و هماهنگی جهت خرید کالاهای مورد نیاز.
• برنامه ‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های کارکنان (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و غیره).
• تنخواه ‌گردانی بر اساس مبالغ تخصیص ‌یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق.
• هماهنگی ورود و خروج و حضور مهمان‌های شرکت و در صورت لزوم پذیرایی از مهمانان خاص شرکت.
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه.
• برنامه ‌ریزی قرار ملاقات و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن.

شرایط احراز:

• آشنایی با دستور زبان و نحوه نامه‌نگاری اداری.
• دقت، حضور ذهن، تمرکز و سرعت در انجام امور.
• وقت‌شناسی.
• نظم روابط عمومی قوی.
• اعتماد به نفس.
• مهارت سازماندهی و مدیریت زمان.
• توانایی کار تیمی.
• رازداری.
• توانایی مدیریت بحران و قدرت تصمیم‌گیری.    

Answering the phone/preparing drafts of administrative letters, numbering, sending and filing them/recording and documenting the meetings in the minutes
compiling the required reports and presenting them to the superior officer
receiving and receiving the intra-organizational letters and incoming letters from outside the organization, registering them and delivering them to the relevant people
Continuously controlling the inventory of consumable items in the office / receiving and collecting invoices for the expenses and purchases made
Completing the report form and entering and exiting Time sheet)
Identifying suppliers of transportation, printing, etc. to perform administrative services and coordination to purchase the required goods
Planning and coordination to carry out trips and missions of employees (such as airline agency, residence, etc.)
Payroll based on the amounts allocated to the office salary and report it to the superior officer
Coordinating the arrival and departure and presence of company guests and, if necessary, receiving special company guests
Reminding the time of meetings and appointments and meetings to the relevant official
planning appointments and meetings of superiors and follow-up to make it happen