مسئول اداری - خانم

ما در شرکت ساتل صنعت پویا نیاز به فردی با عنوان مسئول اداری داریم تا با کارایی بالا در امور اداری و مهارت ارتباطی با ذی نفعان داخلی و خارج از سازمان، سازمان را برای رسیدن به اهداف همراهی نماید.

شرح وظایف :

1.    پاسخگویی مناسب و مودبانه به تماس های ورودی شرکت و ارتباط دادن پس از اخذ اطلاعات لازم از فرد تماس گیرنده و ارائه توضیحات کامل به            مسئولین مربوطه
2.    برقراری تماس و ارتباط با کلیه نفرات بیرون از سازمان حسب نیاز و ارجاع کار توسط مدیران واحدها
3.    همکاری در تنظیم زمان مصاحبه های پرسنلی و تکمیل فرم زمان بندی حضور متقاضیان استخدام
4.    تهیه پیش نویس و تایپ و آماده سازی  کلیه نامه های صادره اداری جهت مکاتبه با افراد حقیقی و حقوقی خارج از سازمان  با موضوعات مختلف و         ثبت در دفتر اندیکاتور و پیگیری ارسال و تأییدیه فکس از گیرنده نامه.
5.    دریافت نامه های وارده، ثبت در دفتر اندیکاتور، تکثیر و تحویل آن به بخش های مربوطه جهت ابلاغ و اطلاع رسانی.
6.    رسیدگی و پیگیری امور عمومی استخدامی پرسنل شامل تعریف در دستگاه حضور و غیاب، تعریف شیفت، کد پرسنلی و ...
7.    پیگیری و مشارکت در انجام اقدامات لازم جهت ثبت آگهی و کلیه هماهنگی ها در زمان مصاحبه با افراد مدنظر جهت ارائه و تکمیل فرم پرسشنامه           تقاضای شغل و هماهنگی ورود و خروج افراد جهت مصاحبه های عمومی، تخصصی و مدیریتی
8.    تهیه پیش نویس قراردادها و تایپ و آماده سازی قراردادهای منعقد شده مرتبط با بخش اداری
9.    کنترل ورود و خروج پرسنل و ارائه گزارش عدم رعایت مقررات ورود و خروج به مدیر مربوطه
10.    محاسبه میزان مرخصی های مجاز استفاده شده و ذخیره مرخصی کارکنان
11.    پاسخگویی به کارکنان در رابطه با مسائل اداری و پرسنلی در حدود اختیارات تفویض شده به صورت حضوری ، تلفنی و کتبی
12.    تهیه گزارشات و آمارهای مورد نیاز در زمینه های مرتبط با شغل
13.    تکثیر و توزیع فرم های مورد نیاز کلیه واحدها
14.    رعایت کلیه آیین نامه ها و دستورالعمل های سازمان در موارد تعیین شده
15.    کنترل روزانه و مستمر کانال های ارتباط عمومی و ایمیل Info شرکت و پاسخگویی و برقراری ارتباط در مواقع لازم
16.    تحویل مدارک پرسنل جدید به تحصیلدار جهت معرفی به سازمان تأمین اجتماعی 
17.    تهیه و تنظیم لیست کارکرد ماهانه پرسنل براساس تایم شیت ورود و خروج دستگاه کارت ساعت.
18.    پیگیری و مشارکت در انجام تشریفات و اقدامات لازم جهت کنترل بر نحوه پذیرایی میهمانان وارده به دفتر
19.    انجام هماهنگی ها و پیگیری ها با تحصیلدار و پیک جهت ارسال و دریافت بسته ها و امور بیرون از شرکت
20.    تنخواه گردانی و پرداخت هزینه های جاری روزانه شرکت همانند قبوض ساختمان و پیک ها و خرید های روزانه و ...
21.    انجام سایر وظایف محوله ی مرتبط حسب صلاحدید مدیریت

سایر مسئولیت ها : 

برنامه ریزی و هماهنگی برنامه های روزانه مدیریت با افراد داخلی و بیرونی شرکت و پیگیری جهت تحقق آن

هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه ریزی شده

پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه

تهیه پیش نویس و پیگیری تایپ نامه ها و مستندات مورد نیاز

انجام امور مرتبط با سرمایه های انسانی شرکت

نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل های مربوطه و میزان محرمانگی آنها

آماده کردن ارایه پاورپوینت برای مدیر عامل و مدیران مجموعه

مهارتها و شایستگی ها: 

دارای مدرک کارشناسی

تسلط به نامه نگاری و مکاتبات اداری

آشنا با امور اداری و تشریفات

توانایی تهیه انواع گزارش های موردنیاز مدیریت

توانایی برقراری ارتباط موثر با مدیران

تسلط نسبی بر امور سرمایه انسانی 

توانایی مدیریت زمان و برنامه‌ریزی

آشنایی با تحقیقات و جستجو در فضای مجازی 

داشتن شرایط اضافه کاری