مسئول دفتر - خانم

هدف شغل:
انجام، ساماندهی و پیگیری امور اداری شرکت به‌منظور ایجاد نظم سازمانی، تسهیل فرآیندهای داخلی و پشتیبانی موثر از مدیریت و سایر واحدها.

شرح وظایف:

1. امور اداری و دفتری
انجام مکاتبات اداری (نامه‌نگاری، ایمیل، بایگانی اسناد)
ثبت و پیگیری مکاتبات ورودی و خروجی
ساماندهی و نگهداری پرونده‌های پرسنلی و اسناد شرکت
مدیریت تماس‌های تلفنی و پاسخگویی مراجعین
2. پشتیبانی مدیریتی
هماهنگی جلسات، تنظیم صورتجلسه و پیگیری مصوبات
یادآوری امور مهم و زمان‌بندی قرارها برای مدیریت
همکاری در تهیه گزارش‌های ساده مدیریتی
3. امور منابع انسانی (در حد پشتیبانی)
ثبت حضور و غیاب پرسنل
همکاری در فرآیندهای استخدام (هماهنگی مصاحبه‌ها، دریافت رزومه)
پیگیری امور بیمه، قراردادها و مستندات پرسنلی (در حد هماهنگی)
4. امور تدارکات و پشتیبانی
پیگیری خریدهای اداری و ملزومات دفتر
ارتباط با تامین‌کنندگان خدمات اداری
نظارت بر نظم و انضباط محیط کار

مهارت‌ها و شایستگی‌های موردنیاز
مهارت‌های فنی (Hard Skills) :
تسلط مناسب به Microsoft Office (Word، Excel، Outlook)
توانایی تایپ فارسی سریع و دقیق
آشنایی با اصول نامه‌نگاری اداری
آشنایی اولیه با بایگانی اسناد و فایلینگ
مزیت محسوب می‌شود: آشنایی با نرم‌افزارهای اداری یا CRM
مهارت‌های رفتاری و فردی (Soft Skills) :
منظم، دقیق و مسئولیت‌پذیر
روابط عمومی مناسب و برخورد حرفه‌ای
توانایی پیگیری امور تا حصول نتیجه
رازدار و امین در امور اداری
توانایی مدیریت چند کار به‌صورت همزمان
صبور، خوش‌برخورد و دارای روحیه همکاری تیمی