مسئول دفتر و هماهنگ کننده واحد - خانم

شرح وظایف
انجام کلیه امور روزمره دفتر شامل پاسخ‌گویی به تماس‌ها، ایمیل‌ها، مکاتبات و هماهنگی جلسات و ماموریت ها و ....
برنامه‌ریزی و مدیریت تقویم کاری مدیر واحد و پیگیری انجام تعهدات و وظایف.
هماهنگی ارتباطات و گردش اطلاعات بین واحدهای مختلف سازمان و نیز کارشناسان واحد
پیگیری مستمر حمایت‌ها، تسهیلات و برنامه‌های مرتبط با معاونت علمی، وزارت صمت و سایر سازمان‌های حامی شرکت‌های دانش‌بنیان.
دسته‌بندی و مستندسازی اطلاعات و بخشنامه‌های دریافتی از سازمان‌ها و نهادهای مرتبط.
برقراری تماس با مسئولین یا کارشناسان سازمان‌های مربوطه، پیگیری درخواست‌ها و به‌روزرسانی وضعیت پرونده‌ها.
ارائه گزارش‌های منظم و دقیق به مدیر واحد از اقدامات انجام‌شده و وضعیت پیگیری‌ها.
پشتیبانی در تهیه گزارش‌ها، اسناد و مستندات مورد نیاز برای ارسال به سازمان‌ها یا شرکت‌های همکار.
همکاری با کارشناسان فنی یا مدیر واحد در انجام برخی امور در صورت نیاز.
مدیریت بایگانی فیزیکی و دیجیتال اسناد و مستندات پروژه‌ها و مکاتبات.
هماهنگی برگزاری جلسات داخلی، بین واحدی و ... و کارگاه‌ها و رویدادهای مرتبط.
پایش و پیگیری پیشرفت پروژه‌ها و اطمینان از رعایت زمان‌بندی‌ها.
تسهیل ارتباط بین مدیر واحد و مشتریان، شرکا یا سازمان‌های همکار در غیاب مدیر.
انجام سایر امور محوله مرتبط با پیشبرد اهداف واحد و سازمان.
مهارت‌ها
روحیه کار تیمی و تعامل موثر با واحدهای مختلف.
مسئولیت‌پذیری، وقت‌شناسی، دقت و پیگیری مداوم.
علاقه به یادگیری و به‌روز ماندن در حوزه فعالیت سازمان.
مدیریت همزمان چند پروژه و اولویت‌بندی وظایف.
توانایی گزارش‌نویسی و ساده‌سازی مفاهیم پیچیده.
مهارت برقراری ارتباط با تیم‌های مختلف و مشتریان.
توجه به جزئیات همراه با دید کلی به اهداف.
انگیزه بالا در حل مسئله و پیشبرد امور.
انعطاف‌پذیری در شرایط متغیر.
مهارت مدیریت زمان، حل اختلاف و ایجاد همدلی.
توانمندی‌ها
تسلط به نرم‌افزارهای آفیس (Word, Excel, PowerPoint)
تسلط به نرم افزارهای google از جمله گوگل کلندر و ...
توانمندی در استفاده صحیح از هوش مصنوعی
توانایی تهیه، دسته‌بندی و بایگانی اسناد و مستندات.
مهارت در مکاتبات اداری رسمی و گزارش‌دهی.
آشنایی اولیه با مفاهیم علمی مرتبط با رشته تحصیلی (زیست‌شناسی، ریاضی یا رشته‌های فنی).
توانایی برقراری تماس و مذاکره با سازمان‌ها و افراد کلیدی.