منشی | Secretary

پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان ارسال پیام‌های تلفنی و فاکس به مسئول مافوق
دریافت فاکس و ارجاع آن به مسئولین مربوطه.
ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق
برنامه‌ریزی قرار ملاقات و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه
ثبت و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه در صورت نیاز
دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید.
تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن.
ارسال نامه‌های تائید شده به گیرندگان مشخص‌شده (از طریق ایمیل،پست،پیک و …)
کنترل منظم صندوق پستی شرکت جهت اطمینان از ورود نامه و مستندات به آن .
کنترل منظم ایمیل شرکت و هماهنگی با مسئول مافوق جهت پاسخ‌گویی به آن.
دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان .
شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره .
نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه ، فایل‌ها و اسناد مختلف دریافتی
پاسخ‌گویی به تماس‌های دریافتی و اعلام نتایج آن مسئول مافوق .
پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع حضوری .
پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه .
شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل ،چاپ و … جهت انجام خدمات اداری
تنخواه‌گردانی بر اساس مبالغ تخصیص‌یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق.
پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص‌یافته.
تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز ( کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی )
جمع‌آوری اطلاعات جهت تهیه گزارش‌های موردنیاز مسئول مافوق.
محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه .
محافظت و مراقبت از اموال مورد استفاده نظیر کامپیوتر و …
رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار
رعایت موارد ایمنی در حین انجام فعالیت‌ها.
انجام سایر وظایف محوله از سوی مسئول مافوق.
حضور به موقع

---

Answering applicants' phones, sending phone messages and faxes to superiors
Receiving faxes and referring them to relevant officials.
Recording incoming calls and submitting reports to superiors
Scheduling appointments and meetings of superiors and follow up to achieve it
reminding the time of meetings and appointments and meetings to the relevant official
recording and documenting the meetings in the minutes if needed
receiving and sending emails related to work activities.
Compile the required reports and submit to the superior officer for approval.
Set up the draft of issued letters and submit to the superior officer for approval.
Send approved letters to specified recipients (via email, post, courier) and...)
Regular control of the company mailbox to ensure that letters and documents arrive in it.
Regular control of the company email and coordination with the superior officer to respond to it.
Receiving intra-organizational letters and letters Imported from outside the organization. Numbering of incoming and outgoing letters. Regular storage and filing of paper and electronic documents received and sent, such as letters, files and various documents received. The results of the superior officer.
Answering to clients and customers in person.
Following up the tasks assigned by the superior officer until the result is achieved. Managing according to the amounts allocated to the salary of the office and announcing its report to the superior officer.
Paying bills related to the company based on the allocated salary. br>Collection of information to prepare reports required by superiors.
Protection and preservation of all documents and preservation and preservation of confidential information.
Protection and care of used property such as computers and... and health in the work environment
Observe safety issues while performing activities.
Perform other duties assigned by superiors.
Presence on time