کارشناس خدمات دفتری

- حضور به موقع قبل از مدیرمربوطه، حفظ نظم و انضباط عمومی در محیط کار
- دریافت نامه های پاسخ داده شده معاونت مربوطه و انجام دستورات وی و اقدامات مربوط به ثبت و توزیع نامه ها و مکاتبات به قسمت های دیگر منظم نمودن نامه های ارسالی از واحدهای مختلف و ارائه آن به مدیر مربوطه
- رسانیدن پیام های مراجعین در نهایت صحت و دقت به مقامات ذیربط و تعیین وقت ملاقات جهت ارباب رجوع با درنظر گرفتن علت درخواست ملاقات و اهمیت فوریت مسائل مورد مذاکره طبق ضوابط تعیین شده.
- حفظ و نگهداری کلیه پرونده های عادی و محرمانه مربوط
- تبدیل گزارشات تهیه شده به فرمت ایزو شرکت و آماده نمودن و ارسال برای تکثیر پس از اخذ تایید کارشناس و سرپرست مربوطه محرمانه نگه داشتن مکاتبات و مذاکرات دفتر مدیریت طبق ضوابط و جلوگیری از افشای آنها و دسترسی افراد غیر مسئول. دریافت اوراق، گزارشات و مکاتبات تایپ شده و کنترل ضمائم و به امضاء رساندن آنها .
- هماهنگی تمامی برنامه های مدیریت مربوطه، جلسات، قرارهای ملاقات و ... هماهنگی و رساندن تمامی اوامر صادره از مدیر مافوق به تمامی مدیران و پرسنل
- حفظ و استفاده بهینه از وسایل، تجهیزات و تسهیلات تحت اختیار از سوی شرکت.
- پاسخگویی به مراجعین تلفنی، برقرارکردن ارتباط بین مراجعین و مدیر مربوطه یا قسمت¬های دیگر ،همچنین ایجاد ارتباط تلفنی با افراد و مقامات مورد درخواست.
- تجزیه و تحلیل و اقدام به منظور بهبود سیستم‌ها و روش‌های اداری در زمینه اصلاح فرم‌ها و گزارشات، گردش مکاتبات و بایگانی اسناد در سطح شرکت