منشی و مسئول دفتر - خانم

• تنظیم و مدیریت تقویم کاری: تنظیم و پیگیری برنامه‌های روزانه مدیران، از جمله جلسات، ملاقات‌ها، و مهلت‌ها.
• هماهنگی جلسات: برنامه‌ریزی، ارسال دعوت‌نامه‌ها، رزرو مکان و تهیه تجهیزات مورد نیاز برای جلسات.
• یادآوری رویدادها و موعدهای مهم: پیگیری و یادآوری تاریخ‌های مهم به مدیران و کارکنان.

پاسخگویی به تماس‌ها و مکاتبات

• مدیریت تماس‌های ورودی و خروجی: پاسخگویی به تماس‌های تلفنی، انتقال پیام‌ها به افراد مربوطه.
• پاسخگویی به ایمیل‌ها و نامه‌ها: مدیریت ایمیل‌ها، نوشتن و ارسال نامه‌های اداری، پیگیری پاسخ‌ها.
• استقبال و راهنمایی مراجعین: خوش‌آمدگویی به مراجعین، ارائه اطلاعات و راهنمایی آنان در سازمان.

مدیریت اسناد و مدارک

• ثبت و ذخیره‌سازی اسناد و مدارک: سازماندهی، ذخیره و نگهداری اسناد به صورت فیزیکی و دیجیتالی، ایجاد سیستم‌های دسته‌بندی و بایگانی.
• حفاظت از اطلاعات محرمانه: اطمینان از حفظ امنیت و محرمانگی اسناد حساس.
• آرشیو و بازیابی اطلاعات: مدیریت آرشیو اسناد و قابلیت بازیابی سریع و کارآمد اطلاعات مورد نیاز.

پشتیبانی اداری و اجرایی

• مدیریت موجودی لوازم اداری: کنترل موجودی، سفارش و تامین لوازم اداری، اقلام مصرفی، مایحتاج روزانه و تجهیزات مورد نیاز.
• همکاری با بخش‌های مختلف: ارتباط و همکاری با سایر بخش‌ها برای هماهنگی امور اجرایی.
• کمک در امور اداری: تهیه و تنظیم قراردادها، مدارک مالی و اسناد رسمی.
• مدیریت نیروهای خدماتی: هماهنگی بین نیروها جهت انجام امور

مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی

• ایجاد و حفظ ارتباط با مشتریان و همکاران: برقراری ارتباط مؤثر با مشتریان، تامین‌کنندگان و همکاران داخلی.
• پشتیبانی از روابط عمومی و رسانه‌ای: تهیه گزارش‌های خبری، اطلاع‌رسانی‌ها و مدیریت ارتباط با رسانه‌ها.

مدیریت امور مالی تنخواه

• ثبت و پیگیری هزینه‌ها: کنترل و ثبت هزینه‌های روزانه، ایجاد و مدیریت گزارش‌های مالی.
• تهیه فاکتورها و پیگیری پرداخت‌ها: صدور فاکتورها، پیگیری و مدیریت پرداخت‌ها و دریافت‌ها.

پشتیبانی در مدیریت پروژه‌ها

• کمک در برنامه‌ریزی و پیگیری پروژه‌ها: تهیه جدول زمان‌بندی، توزیع وظایف، و پیگیری پیشرفت پروژه‌ها.
• هماهنگی و همکاری با تیم‌های مختلف: همکاری و هماهنگی بین بخش‌های مختلف برای اجرای پروژه‌ها.

سایر وظایف و مسئولیت‌ها

• شرکت در دوره‌های آموزشی و توسعه مهارت‌ها: حضور در دوره‌های آموزشی برای ارتقاء مهارت‌ها و به‌روزرسانی دانش کاری.
• مشارکت در فرآیندهای بهبود و افزایش بهره‌وری: شناسایی و پیشنهاد راهکارهایی برای بهبود فرآیندهای کاری و افزایش کارایی سازمان.
• امکان حضور 2 ساعت بیشتر در مواقع لزوم جهت پیگیری و انجام امور بصورت اضافه کاری 

مهارت‌ها فردی مورد نیاز:
مهارت‌های ارتباطی

• ارتباطات شفاهی: توانایی برقراری ارتباط مؤثر با مدیران، همکاران و مراجعین.
• ارتباطات نوشتاری: مهارت در نوشتن ایمیل‌ها، نامه‌ها و مستندات.
• شنوایی فعال: گوش دادن به دیگران با دقت.

مهارت‌های سازماندهی و مدیریت زمان

• مدیریت زمان: توانایی برنامه‌ریزی و مدیریت زمان برای انجام وظایف مختلف.
• تعیین اولویت‌ها: تشخیص وظایف مهم‌تر و ترتیب‌بندی آنها.
• مدیریت چندوظیفه‌ای: انجام چندین وظیفه به صورت همزمان.

مهارت‌های فناوری اطلاعات

• آشنایی با نرم‌افزارهای اداری: کار با نرم‌افزارهای مانند مایکروسافت آفیس 
• استفاده از سیستم‌های مدیریت اطلاعات: آشنایی با سیستم‌های مانند ERP و CRM.
• مهارت‌های تایپ: داشتن سرعت و دقت در تایپ.

مهارت‌های بین فردی

• روابط عمومی خوب: توانایی ایجاد و حفظ روابط مثبت.
• همکاری تیمی: کار کردن به عنوان بخشی از یک تیم.
• انعطاف‌پذیری: سازگاری با تغییرات و موقعیت‌های جدید.

مهارت‌های حل مسئله و تصمیم‌گیری

• حل مسئله: تشخیص مشکلات و ارائه راه‌حل‌های مناسب.
• تصمیم‌گیری: اتخاذ تصمیم‌های سریع و مؤثر.

مهارت‌های مدیریتی

• مدیریت پروژه: برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌های کوچک.
• مدیریت منابع: استفاده بهینه از منابع موجود.

مهارت‌های دقت و توجه به جزئیات

• دقت و جزئی‌نگری: توجه به جزئیات در کارهای روزمره.
• محرمانگی: حفظ محرمانگی اطلاعات حساس.

مهارت‌های مذاکره و متقاعدسازی

• مذاکره: توانایی مذاکره با تامین‌کنندگان و مشتریان.
• متقاعدسازی: متقاعد کردن دیگران و ارائه نظرات.

مهارت‌های خودمدیریتی

• انضباط شخصی: مدیریت خود و انجام وظایف بدون نظارت.
• استقلال: کار کردن به صورت مستقل.

مهارت‌های یادگیری مداوم

• آمادگی برای یادگیری: تمایل به یادگیری مهارت‌ها و دانش جدید.
• انعطاف‌پذیری در آموزش: قابلیت سازگاری با ابزارهای جدید.