آشنایی با فرایندهای سازمانی پیاده سازی در بیزاجی

🏭 آشنایی با فرایندهای سازمانی 📋 فرایند تدارکات: (بخش اول) این فرایند، با تحویل یک نسخه فرم سفارش خرید کالا (تکمیل شده) توسط واحد انبار و تائید مدیر مالی سپس تایید مدیرعامل، به واحد خرید یا تدارکات شروع می شود. فرم سفارش خرید کالا در واحد خرید در دستور خرید قرار گرفته، کارپرداز خرید مشخص شده و به وی ارجاع می شود و سفارشات مشخص، دسته بندی شده و سفارشاتی که نیاز به اخذ استعلام یا دریافت پیش فاکتور یا انجام مناقصه دارند وارد سیکل مربوطه می گردند. در صورتیکه دریافت قیمت از طریق اخذ پیش فاکتور انجام گیرد، پس از رؤیت قیمت توسط تأییدکنندگان قیمت پیش فاکتور، در صورت مناسب بودن قیمت، تأمین کننده انتخاب گردیده و سیکل خرید انجام می گیرد. در تمامی مناقصه های انجام شده صلاحیت پیمانکاران، فروشندگان و تامین کنندگان ‌که با آنها معامله انجام می شود توسط واحدهای فنی و خرید سازمان بررسی و به تصویب هیات مدیره می رسد. در مورد معاملاتی که مدت تحویل کالا یا خدمات بیش از سه ماه باشد بهتر است عقد قرارداد صورت گیرد. 📒 داده های خرید: همواره اطلاعات خرید در خصوص مواد اولیه، قطعات و مجموعه های مورد استفاده در محصولات تولیدی سازمان می بایست توسط واحدهای فنی مربوطه در یک فرم تحت عنوان داده های خرید ثبت و جهت اطلاع از چگونگی خرید و مشخصات فنی کالا در اختیار واحد بازرگانی و تدارکات قرار گیرد، اطلاعات فنی کالاهای دیگر هنگام ارجاع فرم سفارش خرید از انبار در توضیحات فرم مشخص می شود یا خرید کالا طبق نمونه ارسالی درخواست کننده خرید جهت واحد خرید ارسال می شود. فرآیند خرید کالا و ارجاع سفارشات خرید به کارپرداز: حالت اول: بعد از ارجاع خرید به مامور خرید، در صورتیکه برای تأمین کالا پیش پرداخت/پرداخت نقدی، لازم باشد، پیش فاکتور از تأمین کننده اخذ و پس از تأیید و امضا توسط تائید کنندگان مجاز، پیش فاکتور تأیید شده به حسابداری خرید جهت انجام امور مالی ارسال می شود، پیش فاکتور تأیید شده جهت صدور چک به حسابداری مالی ارسال می گردد. حسابداری مالی نیز پس از دریافت پیش فاکتور اقدام به صدور برگ چک و فرم رسید چک می نماید. برگ چک و فرم رسید چک به حسابداری خرید تحویل، سند حسابداری صادر و سپس توسط کارمند خرید به تأمین کننده تحویل و کالا خریداری می گردد و فرم رسید چک توسط تأمین کننده امضاء و به کارمند خرید برای تحویل به حسابداری مالی عودت می شود. حالت دوم: در صورتیکه پیش پرداخت لازم نباشد (خرید اعتباری یا پرداخت از محل تنخواه)، کالا توسط کارمند خرید، خریداری می گردد. سپس فاکتور از تأمین کننده دریافت و کالا به مقصد تعیین شده انتقال داده می شود. فاکتور دریافتی توسط ناظران مجاز سازمان کنترل و پس از امضا و تأیید به رئیس واحد خرید تحویل داده می شود. بدو ورود کالا به سازمان فرم ارسال کالا و بارنامه کالا توسط کارمند خرید به همراه کالا، تحویل انبار می گردد. بخش انبار: انبار بعد از طی مراحل مطابق روش اجرایی انبار، اقدام به صدور فرم رسید انبار مربوط به کالاهای خریداری شده در سه نسخه می نماید، یک نسخه از آن در انبار بایگانی و دو نسخه دیگر به قسمت خرید ارسال می گردد. یک نسخه از فرم رسید انبار در قسمت خرید بایگانی و نسخه دوم با ضمیمه فاکتور خرید به قسمت حسابداری خرید ارسال می شود (جهت یکسان سازی فاکتورهای خرید می توان فاکتورها را در یک فرم فاکتور با شماره سریال های متوالی ثبت و فاکتور فروشنده ضمیمه این فرم گردد). حسابداری خرید واحد تدارکات (خرید): در قسمت حسابداری خرید نسبت به صدور فرم گزارش کارپردازی، صدور سند حسابداری موقت و صدور فرم درخواست صدور چک (در صورت نیاز)، اقدام می شود. گزارش کارپردازی به همراه یک نسخه رسید انبار، فرم درخواست صدور چک، سند حسابداری موقت و پیش فاکتور/فاکتور خرید به حسابداری مالی ارسال می گردد. حسابداری مالی: در حسابداری مالی توسط مسئول مربوطه اسناد کنترل و سند حسابداری قطعی صادر می شود. با توجه به فرم درخواست صدور چک و سایر اسناد پیوست آن، برگ چک و فرم رسید چک صادر و پس از امضاء و تنظیم چک، به کارمند خرید جهت تحویل به تأمین کننده ارجاع می شود. تأمین کننده پس از دریافت چک، فرم رسید چک را امضاء و آن را به کارمند خرید تحویل می دهد، سپس فرم امضاء شده رسید چک به حسابداری مالی عودت داده می شود. 🛎 فرآیند اطلاع رسانی از محموله های در حال ورود به سازمان: تمامی محموله هایی که در یک محدوده زمانی مشخص وارد سازمان می گردند قبل از ورود جهت انجام اقدامات پیش دریافت، تخلیه مناسب و اطلاع به واحدهای مصرفی به انبار اطلاع رسانی می گردند ( معمولا 24 ساعت قبل از ورود). 🏭 آشنایی با فرایندهای سازمانی فرایند تدارکات: (بخش دوم) 🔍 بررسی عملکرد تامین کننده: تحویل به موقع تامین کنندگان بیانگر توانمندی تامین کنندگان کالا در تحویل محموله های مورد درخواست و نیاز خرید سازمان مطابق با پارامترهای تعیین شده سازمان می باشد. در بررسی این عملکرد پارامترهایی همچون: تعداد تحویلی، زمان تحویل، کیفیت (تعداد قطعات معیوب) و ... نیز می توانند تاثیر گذار باشند، لذا واحد خرید دارای لیستی از تامین کنندگان بوده و عملکرد تامین کنندگان مورد ارزیابی قرار می گیرند.