مسئول دفتر

شرح شغل و وظایف

شرکت پونه مدیا در راستای نظم بخشیدن به امور داخلی دفتری خود به دنبال استخدام فردی با تجربه، متعهد و پویا می باشد. اگر از تجربه کافی در این زمینه برخوردار هستید ما بی صبرانه منتظر دریافت رزومه شما خواهیم بود.

 شرح وظایف:

• برنامه ریزی کلیه جلسات شرکت و نظارت بر نحوه برگزاری آن
• آشنایی با آداب معاشرت و انجام تشریفات اداری
• تهیه و بایگانی صورت جلسات
• ثبت اطلاعات مربوط به جلسات با مشتریان در CRM
• پیگیری امور محوله از سوی مدیریت و ارائه گزارشات از روند پیشرفت تا حصول نتیجه
• پاسخگویی به تلفن‌ها، ایمیل‌ها، پیام‌ها و فکس‌ها
• ارائه گزارش های ماهانه طبق استانداردهای اعلامی
• نظارت بر نظم و انضباط درون شرکت
• ایجاد و حفظ ارتباط با مشتریان و همکاران: برقراری ارتباط مؤثر با مشتریان، تامین‌کنندگان و همکاران داخلی
• رسیدگی به درخواست های همکاران و راهنمایی و ارجاع آنان به مسئول مربوطه 
• مدیریت موجودی لوازم اداری: کنترل موجودی، سفارش و تامین لوازم اداری، اقلام مصرفی، مایحتاج روزانه و تجهیزات مورد نیاز
• بایگانی و ذخیره‌سازی اسناد و مدارک: سازماندهی، ذخیره و نگهداری اسناد به صورت فیزیکی و دیجیتالی، ایجاد سیستم‌های دسته‌بندی و بایگانی
• حفاظت از اطلاعات محرمانه: اطمینان از حفظ امنیت و محرمانگی اسناد حساس
• جمع آوری و مستند سازی کلیه فرایندهای مرتبط و پیگیری جهت اجرای صحیح آنها
• کمک در برنامه‌ریزی و پیگیری پروژه‌ها: تهیه جدول زمان‌بندی، توزیع وظایف، و پیگیری پیشرفت پروژه‌ها
• هماهنگی و همکاری با تیم‌های مختلف: همکاری و هماهنگی بین بخش‌های مختلف برای اجرای پروژه‌ها
• دارای سابقه کار مرتبط 

توانمندی‌های تخصصی:

• داشتن سرعت و دقت در تایپ
• تسلط برفرآیند نامه نگاری و مکاتبات اداری
• همدلی
• پیگیری تا حصول نتیجه
• مدیریت زمان
• مشتری مداری
• انجام چندین وظیفه به صورت همزمان
• کار با نرم‌افزارهای مانند مایکروسافت آفیس 
• استفاده از سیستم‌های مدیریت اطلاعات مانند ERP و CRM

آشنایی با نرم افزار CRM ویتایگر مزیت استخدامی می باشد

توانمندی‌های فردی:

• روابط عمومی عالی و رفتار محترمانه
• توانایی برقراری ارتباط موثر
• آموزش پذیری بالا
• دقت و تمرکز بالا
• کار گروهی
• منظم و دقیق