مسئول دفتر - خانم

شرح شغل:
*ساماندهی امور اداری و دفتری ( انجام [ تایپ ، اکسل ] به صورت کاملا حرفه ای)  مسلط به آفیس و ویندوز     
*کنترل عملکرد روزانه 
*دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی
*برنامه ریزی روزانه مانند: جلسات کاری و اعلام زمان بازدیدها، تماس ها، چک کردن پیام و ایمیل های کاری، نحوه پذیرایی از مهمان ها 
*تهیه پیش نویس و پیگیری تایپ نامه ها و مستندات مورد نیاز
*جمع آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز
*پاسخگویی به تلفن ها و مراجعان مربوط   
*اطلاع رسانی وقایع و اخبار مرتبط به مدیریت در زمان مناسب و کیفیت مطلوب
*ایجاد نظم و ارتباط داخلی
*انجام هماهنگی های لازم و اطلاع رسانی برای جلسات داخل شرکت مانند: جلسات اعضاء هیئت مدیره، کارکنان و مدیر، جلسات آموزشی کارمندان
*بایگانی تمامی فاکتور ها، یادداشت ها، اسناد و گزارش های مهم شرکت
*پیگیری مستمر فعالیت ها و دستورات مافوق و مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
*مدیریت بر تماس های دریافتی، سؤالات و درخواست های کارکنان و همچنین مراجعین
*مسلط به زبان انگلیسی

مهارت های مورد نیاز:

*تسلط به Microsoft Office
*روابط عمومی و فن بیان قوی ، رفتار محترمانه 
*حافظه خوب و حضور ذهن و با روحیه بالا
*انجام و پیگیری چندین کار همزمان باهم 
 *منظم و مسئولیت پذیر
 *مسلط به امور نامه نگاری و گزارش نویسی