مسئول دبیرخانه | Secretariat

مسئول دبیرخانه

دارای مدرک کارشناسی یا بالاتر در رشته‌های علوم انسانی، حداقل 4 سال سابقه کار مرتبط
 نظارت بر دریافت کلیه نامه‌های وارده از کانال‌های مختلف به سازمان و اسکن آن به همراه کلیه مستندات و ثبت در سیستم اتوماسیون اداری و تخصیص تاریخ و شماره به آن
 نظارت بر ارجاع نامه به واحدهای مربوطه از طریق سیستم اتوماسیون اداری
 نظارت بر آماده سازی نامه‌های تحویلی واحدها جهت ارسال به خارج از سازمان و پیگیری و تعقیب مکاتبات از شرکت به سایر سازمان‌ها تا حصول نتیجه نهایی با هماهنگی مسئولین و واحدهای مربوطه
 بازبینی و کنترل کامل کلیه مدارک و مستندات دریافتی و ارسالی و پیوست‌های نامه‌های وارده و صادره و رفع نواقص آنها
 نظارت بر ارائه و دریافت رسید درخصوص مدارک و مستندات دریافتی و ارسالی در صورت نیاز
 بایگانی صحیح اسناد موجود در دبیرخانه
 انجام اقدامات لازم جهت حفظ و نگهداری پرونده‌ها در مقابل آفات، رطوبت، حرارت، نور، آتش سوزی و غیره
 رعایت مسائل ایمنی، بهداشت شغلی و محیط زیست در اجرای وظایف
 طبقه‌بندی اسناد و پرونده‌ها
 ارتباط با سایر واحدها در خصوص نامه‌های سیستم اتوماسیون اداری
 استخراج گزارشات نامه‌های وارده و صادره و فعالیت‌های دبیرخانه و ارائه آن به مسئول مافوق
 حفظ و نگهداری کلیه نامه‌ها، پرونده‌ها، بخشنامه ها و سوابق مطابق مقررات و اصول بایگانی
 کنترل و نظارت بر حفظ محرمانگی مدارک، اسناد و اطلاعات طبقه بندی شده در شرکت
 همکاری و هماهنگی درخصوص انجام امور دبیرخانه محرمانه با حوزه دفتر مدیرعامل
 همکاری و هماهنگی امور دبیرخانه‌ای با دفاتر معاونین و مدیران واحدهای داخلی و خارجی
 همکاری و مشارکت در تقویت مکاتبات الکترونیکی و توسعه و تجهیز اتوماسیون اداری

مهارت‌های و توانایی‌های مورد نیاز:
 مسلط بر مهارت‌های هفتگانه ICDL
 مسلط بر پیاده‌سازی اصول بایگانی اسناد و مدارک و امحاء آن‌ها
 مسلط بر جمع‌آوری، طبقه‌بندی و گزارش‌گیری اطلاعات
 مسلط بر نگارش، تایپ، ثبت و ارسال نامه‌های اداری
 به کارگیری سیستم اتوماسیون اداری
 مسلط بر پیاده‌سازی اصول بایگانی اسناد و مدارک
 توانایی کار در شرایط فشار و پیک کاری

---

Secretary of the Secretariat

with a bachelor's degree or higher in the humanities, at least 4 years of relevant work experience
ای Monitoring all letters from different channels to the organization and scanning it with all documentation and documentation Registration in the Office Automation System and Date and Number Allocation to
مان داندان Monitoring the letter to the relevant units through the Office Automation System
مان Monitoring the preparation of the units' delivery letters to submit off the organization and pursuing and prosecuting Correspondence from the Company to other organizations to the final result in coordination with the relevant authorities and units
ایری Review and complete control of all the documents and documents received and submitted and attachments of the letters submitted and issued and eliminated their defects
Provide and receive receipts on the documents and documents received and sent if needed
Correct Archives of Documents in the Secretariat
رید Consider the necessary measures to maintain and maintain files against pests, humidity, heat, light, fire and fire Extraordinary
مان Observance of safety, occupational health and environmental issues in the implementation of tasks
ای Classification of Documents and Files
انی Relationship with other units on office automation letters
Secretariat's activities and activities and submitting it to the supervisor
مان Maintaining and maintaining all letters, files, directives and records in accordance with the rules and principles of archive
Information Classified in the Company
مان Cooperation and Coordination on the Coordination of Secretariat with the CEO of the CEO
اری Cooperation and Coordination of Secretariat's affairs with deputies and managers of domestic and foreign units
Electronic Correspondence and Development and Equipping Administrative Automation

Skills and Ability Required:
Fluent ICDL
Skills BR> ا Fluent in collecting, classifying and reporting information
مان dominant writing, typing, registering and submitting administrative letters
مان Application of Office Automation System
And documents
انی The ability to work in pressure and courier conditions