رئیس دفتر | Office Manager

تحصیلات:

• مدرک کارشناسی یا بالاتر در رشته‌های مدیریت، مدیریت کسب و کار، روابط عمومی یا رشته‌های مرتبط.

تجربه کاری:

• حداقل 5 سال تجربه کاری در نقش‌های مدیریتی یا اجرایی، ترجیحاً در سطوح ارشد سازمانی.

مهارت‌ها و توانمندی‌ها:

• مهارت‌های ارتباطی قوی: توانایی برقراری ارتباط موثر با مدیران، کارکنان و ذینفعان خارجی.
• توانایی مدیریت زمان: مهارت در تنظیم و مدیریت برنامه‌های زمانی مدیران ارشد.
• مهارت‌های تحلیلی: توانایی تحلیل و ارزیابی داده‌ها و اطلاعات برای ارائه مشاوره استراتژیک.
• تجربه در مدیریت پروژه: توانایی پیگیری و نظارت بر پروژه‌ها و وظایف مختلف.
• توانایی تصمیم‌گیری: توانایی اتخاذ تصمیمات سریع و موثر در مواقع بحرانی.
• مهارت‌های سازماندهی: توانایی مدیریت و سازماندهی وظایف و پروژه‌ها به صورت کارآمد.
• مهارت‌های کامپیوتری: تسلط به نرم‌افزارهای اداری و مدیریتی (مانند Microsoft Office Suite).

ویژگی‌های شخصیتی:

• خودانگیخته و مستقل: توانایی کار به صورت مستقل و مدیریت خود.
• توانایی کار تحت فشار: توانایی مدیریت وظایف و تصمیم‌گیری در شرایط فشار کاری.
• انعطاف‌پذیر: توانایی تطبیق با تغییرات و نیازهای متغیر سازمان.

حمایت استراتژیک:

• ارائه مشاوره استراتژیک به مدیر عامل یا مدیران ارشد برای تصمیم‌گیری‌های کلان.
• تحلیل و ارزیابی اطلاعات و داده‌های مورد نیاز مدیران ارشد برای اتخاذ تصمیمات مهم.

مدیریت ارتباطات:

• تسهیل ارتباطات بین مدیر عامل و سایر بخش‌ها و کارکنان سازمان.
• پیگیری و مدیریت مکاتبات و ایمیل‌های مهم.
• برقراری ارتباط موثر با ذینفعان داخلی و خارجی.

هماهنگی جلسات و رویدادها:

• برنامه‌ریزی و تنظیم جلسات داخلی و خارجی مدیر عامل یا مدیران ارشد.
• تهیه و تنظیم دستور جلسات و اطمینان از پیگیری موضوعات مطرح شده در جلسات.
• هماهنگی و نظارت بر رویدادها و مراسم مهم سازمانی.

پیگیری پروژه‌ها و وظایف:

• پیگیری و نظارت بر پروژه‌ها و وظایف محوله به بخش‌های مختلف.
• ارائه گزارش‌های منظم به مدیر عامل درباره پیشرفت پروژه‌ها و وظایف.
• شناسایی مشکلات و چالش‌ها و ارائه راه‌حل‌های مناسب.

مدیریت زمان و برنامه‌ها:

• تنظیم و مدیریت برنامه‌های زمانی مدیر عامل یا مدیران ارشد.
• برنامه‌ریزی سفرهای کاری و هماهنگی لجستیکی آن‌ها.
• اطمینان از بهینه‌سازی زمان و کارآیی مدیران ارشد.

مستندسازی و گزارش‌دهی:

• تهیه و تنظیم اسناد، گزارش‌ها و ارائه‌های مورد نیاز مدیر عامل یا مدیران ارشد.
• نگهداری و مدیریت سوابق و مستندات مهم سازمانی.

مدیریت بحران:

• شناسایی و تحلیل بحران‌ها و مشکلات احتمالی و ارائه راهکارهای سریع و موثر.
• هماهنگی و مدیریت تیم‌های اضطراری در مواقع بحرانی.

education:
- Bachelor's degree or higher in management, business management, public relations or related fields.

Work experience:
- At least 5 years of work experience in managerial or executive roles, preferably at senior organizational levels.

Skills and abilities:
- Strong communication skills: ability to communicate effectively with managers, employees and external stakeholders.
- Ability to manage time: skill in setting and managing senior managers' schedules.
- Analytical skills: the ability to analyze and evaluate data and information to provide strategic advice.
- Experience in project management: ability to track and monitor various projects and tasks.
- Decision-making ability: the ability to make quick and effective decisions in critical situations.
- Organization skills: ability to manage and organize tasks and projects efficiently.
- Computer skills: mastery of administrative and management software (such as Microsoft Office Suite).

Personality characteristics:
- Self-motivated and independent: the ability to work independently and self-manage.
- Ability to work under pressure: the ability to manage tasks and make decisions under pressure.
- Flexible: the ability to adapt to changes and changing needs of the organization.

1. Strategic support:
- Providing strategic advice to the CEO or senior managers for major decisions.
- Analysis and evaluation of information and data needed by senior managers to make important decisions.

2. Communication management:
- Facilitating communication between the CEO and other departments and employees of the organization.
- Follow up and manage important correspondence and emails.
- Effective communication with internal and external stakeholders.

3. Coordination of meetings and events:
- Planning and organizing internal and external meetings of the CEO or senior managers.
- Preparing and setting the agenda of the meetings and ensuring the follow-up of the issues raised in the meetings.
- Coordination and supervision of important organizational events and ceremonies.

4. Follow up projects and tasks:
- Follow-up and supervision of projects and tasks assigned to different departments.
- Providing regular reports to the CEO about the progress of projects and tasks.
- Identifying problems and challenges and providing appropriate solutions.

5. Time and schedule management:
- Setting and managing the CEO's or senior managers' schedules.
- Planning business trips and coordinating their logistics.
- Ensuring the optimization of senior managers' time and efficiency.

6. Documentation and reporting:
- Preparation and preparation of documents, reports and presentations required by the CEO or senior managers.
- Maintenance and management of important organizational records and documents.

7. Crisis management:
- Identifying and analyzing possible crises and problems and providing quick and effective solutions.
- Coordination and management of emergency teams in critical situations.