دستیار مدیرعامل | CEO Assistant

- مدرک لیسانس - حداقل 3 سال سابقه مرتبط - دانش عالی مایکروسافت آفیس (ورد، اکسل،) - مسلط به زبان انگلیسی، کتبی و شفاهی - مهارت های ارتباطی و بین فردی قوی - توانایی انجام چندین کار و ضرب الاجل - حفظ آرامش تحت فشار - جنسیت: زن - سن معمولاً: 27 تا 40 سال
نوع اشتغال
• تمام وقت
رده شغلی
• مدیریت و منشی
ارشد
• حرفه ای با تجربه


 

شرح شغل
- مدیریت همه ورودی ها و خروجی ها (جلسات، ایمیل، نامه ها، بسته ها و غیره) - مدیریت تمام سفرهای تجاری محلی و بین المللی - هماهنگی جلسات با مدیر عامل و روسای بخش - قالب بندی، ورودی، ویرایش، بازیابی، کپی و انتقال متن، داده ها و گرافیک - صرفه جویی در زمان مدیر عامل با خواندن، تحقیق و مسیریابی مکاتبات. تهیه پیش نویس نامه ها و اسناد؛ جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات - حفظ برنامه انتصاب مدیر عامل با برنامه ریزی و برنامه ریزی جلسات، کنفرانس ها، کنفرانس های تلفنی و سفر - نمایندگی مدیر عامل با شرکت در جلسات در غیاب او. صحبت از مقام اجرایی - از مهمانان و مشتریان با احوالپرسی حضوری یا تلفنی پذیرایی کنید. پاسخ دادن یا هدایت سوالات - حفظ اعتماد مشتری و محافظت از عملیات با محرمانه نگه داشتن اطلاعات. - پروژه ها را با واگذاری کار به کارکنان دفتری تکمیل می کند. پیگیری نتایج - تهیه گزارش با جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات. - موجودی لوازم اداری را با بررسی موجودی برای تعیین سطح موجودی نگهداری می کند. پیش بینی لوازم مورد نیاز؛ ارزیابی محصولات اداری جدید؛ قرار دادن و تسریع سفارشات برای تدارکات؛ تایید دریافت لوازم - اطمینان از عملکرد تجهیزات با تکمیل الزامات نگهداری پیشگیرانه؛ پیروی از دستورالعمل های سازنده؛ درخواست تعمیرات؛ نگهداری تجهیزات - با به دست آوردن نتایج مرتبط در صورت نیاز به تلاش تیمی کمک می کند.

• At least a Bachelor's degree.
• At least 3 years of relevant work experience.
• Excellent knowledge of Microsoft Office (Word, and Excel).
• Fluent in English, both written and verbal.
• Strong communication and interpersonal skills.
• Ability to handle multiple tasks and deadlines.
• Remain calm under pressure.
• Gender preference: Female.
• Age range: 27 to 40 years old. 

• Manage all Incoming and outgoing (meetings, emails, letters, packages, etc.).
• Manage all local and international business travels.
• Coordinate meetings with the CEO and department heads.
• Format, input, edit, retrieve, copy, and transmit text, data, and graphics.
• Conserve the CEO's time by reading, researching, and routing correspondence; drafting letters and documents; collecting and analyzing information.
• Maintain the CEO's appointment schedule by planning and scheduling meetings, conferences, teleconferences, and travel.
• Represent the CEO by attending meetings in his absence; and speaking for the executive.
• Welcome guests and customers by greeting them, in person or on the telephone; answering or directing inquiries.
• Maintain customer confidence and protect operations by keeping information confidential.
• Complete projects by assigning work to clerical staff; and following up on results.
• Prepare reports by collecting and analyzing information.
• Maintain office supplies inventory by checking stock to determine inventory level; anticipating needed supplies; evaluating new office products; placing and expediting orders for supplies; and verifying receipt of supplies.
• Ensure the operation of equipment by completing preventive maintenance requirements; following the manufacturer’s instructions; calling for repairs; maintaining equipment.
• Contribute to team effort by accomplishing related results as needed.