کارشناس اداری | Admin Specialist

متصدی این سمت مسئول پشتیبانی اثربخش از واحد اداری است؛ به نحوی که از اجرای به موقع و مناسب وظایف اداری اطمینان حاصل نماید.

محدوده فعالیت‌ها:

نظارت بر فعالیت کارمندان آبدارخانه و امور نگهداری ساختمان‌های اداری:
نظارت بر کارمندان آبدارخانه و امور تعمیر و نگهداری ساختمان‌های اداری به منظور اطمینان از رضایت بالای مشتریان.اجرای متدولوژی 5S در قسمت‌های مختلف ساختمان‌های اداری به منظور ساماندهی فضای کاری جهت دستیابی به کارایی و اثربخشی بیشتر.
خدمات دفاتر اداری سازمان:
مسئول کلیه خدمات کارکنان مانند ملزومات اداری، تجهیزات، امور مرتبط با EHS، توزیع هدایای محصول جدید و غیره به منظور اطمینان از تداوم و بهره‌وری بالای خدمات مشتریان داخلی.پشتیبانی از پروژه‌های نوسازی و جابه‌جایی دفاتر بازرگانی و فروش.
رویدادها و جلسه واحد بازرگانی و فروش:
ارائه خدمات پشتیبانی از گردهمایی‌ها، رویدادها و سمینارهای سالانه واحد بازرگانی و فروش.اطمینان از تطابق با استراتژی و استانداردهای شرکت هستند.
پشتیبانی از پروژه‌های واحد اداری:
حمایت و کمک به پروژه‌های تعیین شده (مانند سالن ورزشی، جابه‌جایی، تخلیه، نگهداری، EHS).
مسئول گزارشات و خدمات EHS:
جمع‌آوری گزارش‌های EHS و خدمات شهری (آب، برق و گاز) از طریق گردآوری، ادغام قالب‌بندی و خلاصه کردن اطلاعات، نمودارها و گزارش‌ها.
صدور درخواست خرید:
ثبت درخواست‌ها و رسیدهای سفارش خرید بر حسب نیاز.

شرایط احراز:
تحصیلات:
مدرک دانشگاهی در رشته مدیریت اجرای یا رشته‌های مشابه.
تجربه کاری و شایستگی‌ها:
حداقل دو سال سابقه کار در شغل مشابه.

زبان و مهارت کار با کامپیوتر:
مسلط به زبان انگلیسی (نوشتاری و گفتاری).مسلط به مایکروسافت آفیس (Excel ،Word ،PowerPoint).

مهارت‌های کاربردی:
انعطاف‌پذیری، سازگاری و فعال بودن
.مهارت‌های ارتباطی عالی و مهارت‌های بین فردی خوب.
توانایی انجام چند کار و توجه به جزئیات.
روحیه کار تیمی. توانایی ایجاد پایه اعتماد با طیف وسیعی از همکاران.
مهارت‌های اداری و توانایی کار تحت فشار، تجزیه‌ و تحلیل، مدیریت زمان، نگرش منضبط، سازماندهی بالا، توانایی رویارویی با چالش‌های مختلف، مدیریت استرس و تمرکز بر مشتری.

---

The incumbent is responsible for providing efficient support to the administration department to ensure the timely and proper execution of administration tasks.

Areas of Responsibility:
- Supervise Office Clerks and maintenance of office buildings:
Supervise Office Clerks and maintenance at office buildings to ensure high customer satisfaction.
Implement 5S methodology in the different areas of office buildings to organize the workspace for more efficiency and effectiveness.
- Employee and marketing and sales offices services:
To be responsible for all employee services such as office supplies, equipment, EHS tasks, distributing launch gifts, etc.
To ensure continued and high internal customer service efficiency.
Support M&S office renovation and relocation projects.
- M&S Events and Meetings:
To support the M&S annual gatherings, events, and seminars, and also all meetings in line with company strategy and standards.
- Support Admin Projects:
To support and assist on assigned projects (such as sport salon, relocation, evacuation, maintenance, EHS).
Responsible for EHS Reports and Utilities:
To assemble the reports of EHS and utilities by compiling, consolidating formatting, and summarizing information, graphs, and presentations.
- Issuing Purchase Requests:
To raise purchase order requests and receipts accordingly.
Requirements:

Education:
A university degree in Business Administration, or similar fields.

Work Experience and Competencies:
At least 2 years of experience in a similar job.

Languages and Computer Skills:
- Written and spoken English fluency.
- Proficient in MS Office (Word, Excel, PowerPoint).

Functional Skills:
- Flexibility, adaptability, and being proactive.
- Excellent communication skills and good interpersonal skills.
- Ability to multitask and be detail-oriented.Team player and be able to create trust with a wide range of coworkers.
- Secretarial skills and being able to work under pressure, analyzing abilities time management, - disciplined attitude, highly organized, being able to meet different challenges, stress management, admin skills, customer focus.