مسئول دفتر | Office Assistant

خلاصه شغل:

• همکار عزیزی که با این عنوان شغلی مشغول به کار می‌شود کلیه امور محول شده از جانب مدیریت را انجام می‌دهد و تقویم کارهای ایشان را مدیریت می‌کند و در صورت نیاز به ایشان یادآوری می‌کند.

شرح شغل و وظایف:

• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیریت.
• تماس با کارکنان، مدیران سایر واحدها و مراجعین.
• پاسخگویی به ارباب رجوع و همکاران در مراجعه حضوری.
• بایگانی تمامی اسناد و مدارک، پرونده‌ها، اوراق، نامه‌ها و گزارش‌ها در آرشیو اختصاصی.
• کنترل ورود و خروج‌ها به دفتر مدیریت.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات درون و بیرون سازمان.
• هماهنگی برنامه‌ها و قرار ملاقات‌های مافوق و پیگیری جهت تحقق آن‌ها.
• تهیه و ارائه گزارشات به مدیریت.
• داشبوردسازی در اکسل.
• ساخت اسلایدها و ارائه‌های مختلف با موضوعات گوناگون با پاورپوینت.

شرایط احراز:

• جنسیت مد نظر: خانم. 
• توانایی برقراری ارتباط به زبان انگلیسی.
• توانایی کار با موتورهای جست‌وجو.
• مسلط به ICDL.
• روابط عمومی بالا.
• توانایی انجام چند کار به طور همزمان.
• آشنا به اصول بایگانی.
• آشنا با نامه‌نگاری اداری.

Job summary:
A dear colleague who works with this job title performs all the tasks assigned by the management and manages their work calendar and reminds them if needed.

Description Job and Duties:

Recording incoming calls and submitting reports to management
Contacting employees, managers of other units and clients
Responding to clients and colleagues in face-to-face visits
Archiving all documents and documents, files, Papers, letters and reports in a dedicated archive
Control of entry and exit to the management office
Planning and coordination to hold meetings inside and outside the organization
Coordination of plans and meetings of superiors and follow-up for realization They
Prepare and present reports to the management
Ability to communicate in English
Ability to work with search engines
Dashboarding in Excel
Making slides and various presentations with topics Various with Power Point

Qualification conditions:
Proficient in ICDL
Having high public relations
Ability to do several tasks at the same time
Familiar with the principles of filing
Familiar with administrative correspondence