مسئول دفتر و دستیار مدیرعامل - خانم

دستیار مدیرعامل مسئول ارائه پشتیبانی اجرایی، اداری و سازماندهی به مدیرعامل است.
این نقش نیازمند توانایی در مدیریت امور روزمره، تنظیم و پیگیری جلسات، ارتباط با دیگر اعضای تیم و هماهنگی وظایف کلیدی مدیرعامل است. فرد در این نقش باید قادر باشد به‌طور مستقل کار کند و اولویت‌بندی وظایف را به‌خوبی انجام دهد.

وظایف :

• تنظیم و مدیریت برنامه‌های روزانه، هفتگی و ماهانه.
• هماهنگی جلسات داخلی و خارجی، کنفرانس‌ها و رویدادها.
• اطمینان از اینکه مدیرعامل به‌موقع و آماده در جلسات حضور دارد.
• پیگیری موارد محول شده به مدیرعامل و اطمینان از انجام آن‌ها در زمان مقرر.
• هماهنگی با سایر مدیران و تیم‌ها برای پیگیری وظایف کلیدی.
• تهیه و مدیریت مدارک، گزارش‌ها و مستندات مربوط به تصمیمات کلیدی.
• رسیدگی به ایمیل‌ها، نامه‌ها و سایر مکاتبات دریافتی و پاسخ‌دهی به‌موقع.
• فیلتر کردن اطلاعات ورودی و اطمینان از ارائه اطلاعات ضروری به مدیرعامل.
• تهیه و ویرایش گزارش‌های مدیریتی، ارائه‌ها و مستندات.
• آماده‌سازی پیش‌نویس‌ها برای تصمیم‌گیری‌ها و برنامه‌ریزی‌های اجرایی.
• برقراری ارتباط با سایر اعضای تیم، مشتریان و شرکای تجاری.
• نمایندگی مدیرعامل در جلسات و مذاکرات در صورت نیاز.
• اطمینان از روان بودن ارتباطات بین مدیرعامل و سایر افراد یا تیم‌ها.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی سفرهای کاری داخلی و خارجی.
• مدیریت کلیه امور مرتبط با رزرو هتل، بلیت و جزئیات سفر.
• حفظ محرمانگی اطلاعات سازمانی و شخصی مدیرعامل.
• مدیریت دقیق و حرفه‌ای داده‌های حساس و محرمانه

الزامات:

• مدرک تحصیلی: حداقل کارشناسی در رشته‌های مدیریت، بازرگانی، ادبیات یا سایر رشته‌های مرتبط.
• مهارت‌های فنی: تسلط به نرم‌افزارهای آفیس (Word, Excel, PowerPoint).
• آشنایی با نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی.
• زبان: تسلط به زبان انگلیسی (در صورت نیاز به ارتباطات بین‌المللی)

شایستگی ها :

*توانایی کار تحت فشار و مدیریت وظایف متعدد.
*دقت و توجه به جزئیات.
انعطاف‌پذیری: توانایی سازگاری با تغییرات در محیط کاری و شرایط مختلف.
تعهد: مسئولیت‌پذیری بالا در قبال وظایف محوله و حفظ استانداردهای کاری بالا.