دستیار مدیر عامل | CEO Assistant

به تلفن ها پاسخ دهید و اطلاعاتی را به تماس گیرندگان بدهید، پیام ها را دریافت کنید یا تماس ها را به افراد مناسب انتقال دهید.

تدارکات لازم و اطلاع رسانی برای جلسات

به بازدیدکنندگان یا تماس گیرندگان خوشامدگویی کنید و به سوالات آنها رسیدگی کنید یا آنها را به افراد متناسب با نیازهایشان.

ایجاد، نگهداری و وارد کردن اطلاعات در پایگاه های داده.

از رایانه ها برای برنامه های مختلف، مانند مدیریت پایگاه داده یا پردازش کلمه استفاده کنید.

تنظیم کنید. سیستم‌های بایگانی کاغذی یا الکترونیکی، ثبت اطلاعات، به‌روزرسانی اسناد، یا نگهداری اسناد، مانند سوابق حضور، مکاتبات یا سایر موارد را مدیریت و مدیریت کنید.

سیستم‌های پست الکترونیکی را راه‌اندازی کنید و جریان اطلاعات را در داخل یا با آن هماهنگ کنید. سایر سازمان‌ها.

برنامه‌ریزی و تأیید قرار ملاقات برای مشتریان، مشتریان یا سرپرستان.

برنامه‌ریزی و رویداد را حفظ کنید. تقویم‌ها.

نوشتن، تایپ و توزیع یادداشت‌های جلسات، مکاتبات معمول، یا گزارش‌ها، مانند ارائه‌ها یا گزارش‌های هزینه، آماری یا ماهانه.

برنامه‌ریزی و اجرای مراسم پذیرایی برای جلسات دفتر مدیرعامل

فرم ها را مطابق با رویه های شرکت تکمیل کنید.

فایل های مناسب را پیدا کرده و به مکاتبات دریافتی که نیاز دارد پاسخ‌ها.

جستجوها را برای یافتن اطلاعات مورد نیاز، با استفاده از منابعی مانند اینترنت انجام دهید.

باز کردن، خواندن، مسیریابی، و توزیع نامه‌های دریافتی یا سایر مطالب و پاسخ به نامه‌های معمول.


br>کار انجام شده توسط دیگران را بررسی کنید تا املا و دستور زبان صحیح را بررسی کنید، اطمینان حاصل کنید که از سیاست‌های قالب شرکت پیروی می‌شود، و مواد کنفرانس یا رویداد، مانند آگهی‌ها یا دعوت‌نامه‌ها را آماده کنید.

جمع‌آوری و واریز پول به حساب‌ها، پرداخت وجوه از حساب‌های نقدی برای پرداخت صورت‌حساب‌ها یا صورت‌حساب‌ها، نگهداری سوابق جمع‌آوری‌ها و پرداخت‌ها، و اطمینان از متعادل بودن حساب‌ها.

رویه‌ها یا برنامه‌های کاری را تنظیم کنید و کارهای روزانه کارکنان دفتری را پیگیری کنید.

چک‌ها را آماده کرده و پست کنید.

کنفرانس، جلسه یا رزرو سفر برای پرسنل دفتر ترتیب دهید.

مدیریت پروژه‌ها یا مشارکت در کار کمیته یا تیم.

کنفرانس‌ها، جلسات یا رویدادهای ویژه را هماهنگ کنید.

خبرنامه‌ها، مطالب تبلیغاتی یا اطلاعات دیگر را ایمیل کنید.

شرایط شغلی
>• ارتباط عمومی خوب و مهارت های ارتباطی قوی
• مهارت در مدیریت زمان و برنامه ریزی چند کار به طور همزمان
• توجه به محرمانه بودن امور و حفظ شرکت اطلاعات
• مسئولیت پذیر، خلاق، صادق و قابل اعتماد
• بسیار منظم و وقت شناس
• روحیه کار تیمی
• اعتماد به نفس
• باهوش، خلاق، خلاق و دارای سرعت انتقال ذهنی بالا< br>• رفتار خوشایند و محترمانه
• مسلط به نرم افزارهای آفیس و مایکروسافت آفیس
• مسلط به نوشتن اداری و نامه نویسی

---

Answer telephones and give information to callers, take messages, or transfer calls to appropriate individuals.

Making necessary arrangements and notification for meetings

Greet visitors or callers and handle their inquiries or direct them to the appropriate persons according to their needs.

Create, maintain, and enter information into databases.

Use computers for various applications, such as database management or word processing.

Set up and manage paper or electronic filing systems, recording information, updating paperwork, or maintaining documents, such as attendance records, correspondence, or other material.

Operate electronic mail systems and coordinate the flow of information, internally or with other organizations.

Schedule and confirm appointments for clients, customers, or supervisors.

Maintain scheduling and event calendars.

Compose, type, and distribute meeting notes, routine correspondence, or reports, such as presentations or expense, statistical, or monthly reports.

Planning and implementation of reception ceremonies for the meetings of the CEO's office

Complete forms in accordance with company procedures.

Locate and attach appropriate files to incoming correspondence requiring replies.

Conduct searches to find needed information, using such sources as the Internet.

Open, read, route, and distribute incoming mail or other materials and answer routine letters.

Review work done by others to check for correct spelling and grammar, ensure that company format policies are followed, and Prepare conference or event materials, such as flyers or invitations.

Collect and deposit money into accounts, disburse funds from cash accounts to pay bills or invoices, keep records of collections and disbursements, and ensure accounts are balanced.

Establish work procedures or schedules and keep track of the daily work of clerical staff.

Prepare and mail checks.

Arrange conference, meeting, or travel reservations for office personnel.

Manage projects or contribute to committee or team work.

Coordinate conferences, meetings, or special events.

Mail newsletters, promotional material, or other information.

Job requirements
• Good public communication and strong communication skills
• Skill in time management and planning several tasks at the same time
• Paying attention to the confidentiality of affairs and maintaining corporate information
• Responsible, creative, honest and reliable
• Very organized and punctual
• teamwork spirit
• Self Confidence
• Intelligent, creative, creative and has a high speed of mental transmission
• Pleasant and respectful behavior
• Proficient in office software and Microsoft Office
• Proficient in administrative writing and letter writing