مسئول دفتر | Office Assistant

شرح شغل:

• تنظیم برنامه روزانۀ مسئول مربوطه.
• تنظیم جلسه‌ها و نامه‌نگاری.
• تنظیم انواع گزارش‌ها از فعالیت‌های مختلف و پاسخ به مراجعین تلفنی و حضوری.
• درک خط مشی شرکت و همسو کردن فعالیت‌های واحد یا شرکت در رابطه با آن‌ها.
• تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش‌دهی به مدیریت ارشد.
• اطلاع از دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها.
• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق.
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسه‌های داخلی.
• برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر و مافوق و پیگیری جهت تحقق آن.
• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی شده.
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق.
• اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق.
• دریافت نامه‌های درون سازمانی و نامه‌های وارده از بیرون سازمان.
• شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره.
• نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری.
• دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط.
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر.
• پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه.
• پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع به صورت حضوری.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیر مافوق (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و غیره).
• ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق.
• هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص شده.
• شناسایی تأمین‌کنندگان حمل و نقل، چاپ و غیره.
• درخواست تکثیر اسناد و هماهنگی با مرکز تکثیر جهت انجام خدمات تکثیر.
• جمع‌آوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش مورد نیاز مدیر مافوق.
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه.
• درخواست خرید کالای مورد نیاز و ارسال آن به مدیر مافوق.
• همکاری با مدیر واحد در شناسایی منابع مورد نیاز جهت تحقق اهداف واحد سازمانی. (طرح‌ریزی بودجۀ واحد).
• ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه.
• ارائه پیشنهادات جهت بهبود فعالیت‌های واحد.
• درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف کردن مطابقت نداشتن‌های بالفعل و بالقوه.

شرایط احراز:

• روحیه پیگیری، روابط عمومی بالا، اعتماد به نفس بالا، مسئولیت‌پذیری، مدیریت استرس، خلاقیت و مدیریت زمان.
• مسلط به انجام کارهای همزمان.
• مسلط به مایکروسافت آفیس.
• آشنایی با زبان انگلیسی.
• توانایی انجام مکاتبات اداری.
• آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی (به صورت ده انگشتی) و توانایی گزارش‌دهی.
• روابط عمومی عالی و بالا.
• خوش رو بودن و رفتار محترمانه و مؤدبانه با ارباب رجوع.
• توانایی پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتیجه ی مد نظر مجموعه.
• حافظه خوب و حضور ذهن قوی در یادآوری مسائل مهم.
• صبر و تحمل بالا در مواجهه با رفتارهای تند و به دور از ادب افراد.
• رازداری در فعالیت‌های اداری و محرمانه نگهداشتن اسناد.
• رعایت انضباط کاری و وقت شناس بودن.
• تعهد داشتن به انجام فعالیت‌های محوله.

Job description:
Arranging the daily schedule of the relevant official.
Arranging meetings and writing letters.
Arranging various types of reports from various activities and responding to telephone and in-person clients.
Understanding the company's policy and alignment. doing the activities of the unit or the company in relation to them.
Trying to achieve organizational goals and reporting to the senior management.
Knowing about the administrative instructions and regulations related to the activities. Receiving and presenting reports to the superior manager.
Reminding the time of meetings and appointments to the relevant manager.
Planning and coordination to hold internal meetings. It.
Coordinating the meeting room and ensuring that its equipment is ready before holding scheduled meetings.
Receiving and sending emails related to work activities. Superiors. Obtaining confirmation of the content of the letter from the superior manager. Receiving internal and incoming letters from outside the organization. Numbering incoming and outgoing letters. Storing letters in the administrative secretariat.
Receive, review, distribute and send letters, prospectuses of the unit to related recipients.
Continuously control the inventory of consumable items in the office. Result.
Responding to customers in person.
Planning and coordination to carry out trips and missions of the superior manager (such as airline agency, place of residence, etc.).
Registering in-person inquiries of customers and presenting reports to the superior manager.
Coordinating to send shipments to specified people.
Identifying suppliers of transportation, printing, etc.
Requesting duplication of documents and coordinating with the duplication center to perform services Duplication.
Collection of information to prepare the report required by the superior manager.
Protection and maintenance of all documents and preservation and maintenance of confidential information.
Request to purchase the required product and send it to the superior manager. > Cooperation with the unit manager in identifying the resources needed to achieve the goals of the organizational unit. (unit budget planning).
Communicating the orders issued by the superior manager to the relevant persons.
Providing suggestions to improve the unit's activities.
Requesting corrective and preventive measures to eliminate actual and potential inconsistencies.
>
Qualification conditions:
follow-up spirit, high public relations, high self-confidence, responsibility, stress management, creativity and time management.
Proficient in doing simultaneous tasks.
Proficient in Microsoft Office.
Familiarity with English language.
Ability to carry out administrative correspondence.
Familiarity with Persian and English typing (with ten fingers) and ability to report.
Excellent public relations.
Good-naturedness and respectful and polite behavior with clients.
Ability to continuously follow up activities until achieving the desired result of the group.
Good memory and the presence of a strong mind in remembering important issues.
Patience and High tolerance in the face of harsh and impolite behavior of people. Secrecy in administrative activities and keeping documents confidential. Adhering to work discipline and punctuality. Committing to carry out assigned activities.