دستیار مدیرعامل - خانم

شرح شغل:
نقش دستیار مدیرعامل در مجموعه ماموت خودرو این است که مستقیما زیر نظر مدیر عامل، مسئولیت هماهنگی تمامی امور و برنامه های ایشان را به عهده دارد.

شرح مسئولیتها، وظایف و اختیارات:

• پیگیری کلیه مکاتبات و مراسلات وارده و صادره از دفتر مدیر.
• تنظیم برنامه های بازدید و ماموریت مدیر عامل.
• برنامه ریزی و هماهنگی ملاقات ها و جلسات مدیریت در خارج شرکت مطابق با دستورات دریافتی و برنامه های از پیش تعیین شده.
• برنامه ریزی تشکیل جلسات داخلی مدیریت شرکت و برنامه ریزی ، هماهنگی و نظارت بر انجام پذیرایی از مهمانان داخلی و خارج.
• انجام امور مربوط به تایپ و تکثیر  و امور ارتباطات تلفنی و ارسال فکس و پیگیری نامه های فیزیکی و الکترونیکی دفتر مدیریت.
• جمع آوری اطلاعات مربوط به امور مختلف و عملکرد واحد های سازمان و پیگیری ارئه خلاصه وضعیت عملکرد واحد ها از مدیران واحد جهت ارائه به مدیرعامل.
• پذیرش مراجعین به دفتر مدیریت و کسب اطلاع از علت مراجعه و راهنمایی آنها.
• بایگانی مکاتبات و مراسلات انجام شده.
• آماده و تنظیم نمودن سوابق و پرونده های قابل طرح در جلسات هیات مدیره.
• دریافت دستورات و تصمیمات مدیریت و هیئت مدیره در ارتباط با ارجاع کار به واحدهای مختلف و پیگیری تا حصول نتیجه.
• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات.
• تنظیم برنامه های روزانه و جلسات مدیر عامل.

دانش، مهارت ها و شایستگی های تخصصی:

• مسلط به اصول و فنون مذاکره.
• توانایی برگزاری و مدیریت جلسات درون سازمانی و برون سازمانی در حوزه مرتبط.
• توانایی مطلوب کار با نرم افزارهای MS Office به ویژه Excel.
• توانایی تدوین گزارش مدیریتی.
• توانایی برقراری ارتباط موثر.
• مسلط به زبان انگلیسی و اصول آئین نگارش و مکاتبات انگلیسی و فارسی. 
• آشنا به فرآیند ثبت و بایگانی نامه های وارده و صادره.
• آشنا به فرآیند تشریفات و هماهنگی جلسات.

دانش، مهارت ها و شایستگی های عمومی:

• توانایی اولویت بندی انجام امور و تصمیم گیری درست و به موقع.
• تفکر منطقی همراه با توانایی حل مساله خلاقانه.
• دقیق، منظم، پویا، مسئولیت پذیر و پیگیر تا زمان حصول نتیجه.
• امین در حفظ اطلاعات محرمانه سازمان.
• انعطاف پذیر و توانایی مواجهه با چالش های جدید.
• توانایی سازگاری با محیط کاری در حال تغییر و رسیدگی به اولویت های متعدد.
• دارای روحیه کارتیمی و علاقه مند به کار در محیطی پویا.
• آشنا به نظام آراستگی محیط کار.