مسئول دفتر | Office Assistant

شرح شغل:

• هماهنگی، کنترل و نظارت بر کلیه امور مرتبط به دفتر مدیریت.
• نگهداری مستندات و بروزرسانی اسناد شرکتی.
• تنظیم و ثبت وقت ملاقات و جلسات مدیریت.
• دریافت و رسیدگی به ایمیل.
• پیگیری پاسخگویی به نامه ها و ایمیل های ارجاع شده از سوی مدیریت و سایر کارکنان.
• پاسخگویی به تلفن ها و ثبت تماسها و پیغامها در نبود ایشان.
• ابلاغ دستورات پرداخت مدیریت به واحد خزانه و مالی و همچنین سایر واحدهای ذیربط.
• انجام سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای شرکت و سلیقه مدیریت.
• پیگیری مراسلات مربوط به مدیریت.
• قرار دادن گزارشات روزانه و موردی واحدهای مختلف در کارتابل مدیریت.
• تنظیم صورتجلسات مدیریت و هیات مدیره پیگیری جهت ارسال به اداره ثبت و اخذ روزنامه رسمی و مدارک ثبتی.
• کنترل و نظارت بر امور مربوط به پذیرایی از مدیریت و مهمان.
• درج درخواست‌ها و مکاتبات سایر واحدها در کارتابل مدیریت.
• راهنمایی مهمانان و مراجعین از خارج از شرکت.
• گزارش‌دهی منظم به صورت روزانه و بر حسب موضوعات در دست پیگیری.

شرایط احراز:

• مسلط به تایپ و امور نامه‌نگاری و مکاتبات رسمی.
• دارای سرعت عمل مناسب و توانایی مدیریت زمان.

-Coordinating, controlling and monitoring all matters related to the management office
- Proficient in typing and letter writing and official correspondence
- Possessing appropriate speed of action and time management ability
- Maintaining documents and updating corporate documents
br>- Arranging and recording meeting times and management meetings
- Receiving and processing emails
- Follow up on responding to letters and emails referred by management and other employees
- Answering phones and registering Calls and messages in his absence
- Notifying the management's payment orders to the treasury and finance unit as well as other related units
- Other general and office duties according to the needs of the company and the taste of the management
- Follow-up of correspondence related to the management
br>- Trustworthiness in carrying out and maintaining management-related matters
- Placing daily and case reports of different units in the management folder
- Preparing the minutes of the management and board of directors meetings to send to the registration office and obtain the official gazette and registration documents
- Controlling and supervising matters related to reception of management and guests
- Inserting requests and correspondence from other units in the management folder
- Guiding guests and clients from outside the company
- Regular reporting in the form of Daily and according to the topics under follow-up