مسئول دفتر مدیرعامل | CEO Office Manager

•  پیگیری امور مرتبط با دفتر مدیرعامل و همکاران فروش، بازرگانی، مالی و منابع انسانی.
• هماهنگی، برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و پیگیری جلسه‌ها، ماموریت‌ها و بازدیدها.
• راهنمایی و پاسخگویی به مراجعان حضوری یا تلفنی.
• بایگانی مدارک، اسناد و پیام‌های الکترونیکی و فیزیکی (اسناد عادی، خصوصی یا محرمانه).
• طراحی و آماده‌سازی گزارش‌های مدیریتی مورد نیاز.
• هماهنگی میان مدیرعامل و مدیران اجرایی، کارمندان، مشتریان.
• انتقال پیام‌ها و اطلاعات با دقت بالا به مدیرعامل و پاسخگویی و گزارش‌دهی جریان اطلاعات.
•  تهیه دستورکار، گزارش، پروژه‌های ویژه و سایر اسناد در راستای اهداف سازمان.
• کنترل تماس‌های تلفنی دریافتی؛ دریافت و ارسال پیام های دقیق؛ پاسخ به درخواست‌ها.

شرایط احراز:

مهارت‌های مورد نیاز:

• رازداری و حفظ محرمانگی اطلاعات حساس.
• خلاقیت و استعداد در حل مسائل.
• مسئولیت‌پذیر، منظم و بسیار دقیق در انجام امور محوله.
• دقت بالا و توجه به جزئیات.
• روحیه کار تیمی، پیگیر، سخت کوش و پویا.
• روابط عمومی و مهارت‌های ارتباطی قوی.

توانمندی‌های تخصصی:

• مسلط به زبان انگلیسی (مکالمه و مکاتبه) مزیت محسوب می‌گردد.
• مسلط به آیین نگارش و مکاتبات اداری.
• تسلط کافی به ورد، اکسل و اوت‌لوک.
• آشنایی با ابزارهای برگزاری جلسه آنلاین مانند Skype یا Zoom.
• آشنا با سامانه جامع تجارت و سامانه EPL و CRM.

Job description and duties
• Following up on matters related to the CEO's office and sales, commercial, financial and human resources colleagues
• Coordination, planning, scheduling and follow-up of meetings, missions and visits
• Guidance and response to clients in person or by phone
• Archiving electronic and physical documents, documents and messages (normal, private or confidential documents)
• Designing and preparing required management reports
• Mastery of office affairs, preparation of minutes of meetings, meeting agendas and preparation of required documents
• Coordination between the CEO and executives, employees, customers
• Transmitting messages and information with high accuracy to the CEO and responding and reporting the flow of information
• Preparation of Word, Excel, agenda, report, special projects and other documents in line with the goals of the organization
• control of incoming phone calls; Receive and send detailed messages; Respond to requests
• Mastery of persuasion
Required skills:
• Confidentiality and confidentiality of sensitive information
• Creativity and talent in solving problems
• Responsible and regular and very precise in doing assigned tasks
• High accuracy and attention to detail
• Having a spirit of team work, persistent, hardworking and dynamic
• Has strong public relations and communication skills

Specialized abilities:
• Proficiency in English (conversation and correspondence) is an advantage
• Proficient in writing and administrative correspondence
• Sufficient mastery of Excel, Word, Outlook software
• Familiarity with online meeting tools such as Skype or Zoom
• Familiar with comprehensive business system and EPL and CRM system.