مسئول دفتر | Office Assistant

شرح شغل:

• تهیه و بایگانی مستندات و گزارش‌های مربوط به فروش و بازاریابی.
• جستجو و جمع‌آوری اطلاعات در خصوص موضوعات مرتبط.
• پاسخگویی به تماس‌های تلفنی ورودی و راهنمایی ذی‌نفعان.
• تماس با اشخاص و افراد ذی‌نفع در داخل و خارج شرکت بر اساس درخواست و دستور.
• دریافت و ارسال ایمیل‌ها و تنظیم و ثبت جلسات در تقویم کاری مدیر، قرار ملاقات افراد، ثبت برنامه ملاقات مدیران و کارکنان هر طبقه.
• نگارش و ثبت نامه‌ها و پیش‌نویس مکاتبات داخلی و خارجی، پیگیری نهایی شدن و ارسال آن به ذی‌نفعان.
• هماهنگی ورود، خروج و ملاقات افراد با مدیران و کارکنان شرکت.
• مدیریت و انجام وظایف در شرایط فشار و زمان‌های بحرانی به‌طور مؤثر.
• انجام امور تایپ و اداری واگذار شده توسط مدیران واحد و معاونت فروش و مارکتینگ.

Accuracy in preparing and filing documents and reports related to sales and marketing.
Searching and collecting information about related topics.
Answering incoming phone calls and guiding stakeholders.
Contacting individuals Beneficiaries inside and outside the company based on requests and orders.
Receiving and sending emails and arranging and recording meetings in the manager's work calendar, people's appointments, recording meeting schedules of managers and employees of each floor.
Writing and recording Letters and advance Writer of internal and external correspondence, following up on its finalization and sending it to the beneficiaries.
Coordinating the arrival, departure and meeting of people with managers and employees of the company.
Ability to manage and perform tasks under pressure and critical times. Effective.
Performing typing and administration tasks assigned by unit managers and vice president of sales and marketing.